Áp dụng công thức “40 - 20 - 10 - 5” giúp giải quyết nhanh mọi vấn đề

Công thức “40 - 20 - 10 - 5” được hiểu là trình bày vấn đề của bạn trong 40 từ, rút ngắn nó lại còn 20 từ, sau đó là 10, rồi 5 để tìm hiểu cặn kẽ nguyên nhân vấn đề. Tổ chức vấn đề ngắn gọn, xúc tích sẽ dễ dàng nắm bắt và tìm ra được hướng giải quyết

Khi gặp phải bất cứ vấn đề, hãy bình tĩnh để đưa ra được phương án giải quyết hợp lý nhất.

Bước 1: Bắt đầu từ việc thu thập thông tin. Kết thúc quá trình này, cần đảm bảo rằng bạn có mọi dữ liệu trước khi bắt tay vào giải quyết vấn đề. Hãy cân nhắc đến việc sử dụng bảng mẫu các câu hỏi để thu thập thông tin:

• Vấn đề: Bản chất của vấn đề là gì?
• Độ quan trọng: Vấn đề này nghiêm trọng đến mức nào? (ví dụ: về khía cạnh chi phí, chất lượng, độ an toàn, tính nhất quán).
• Tính cấp bách: Vấn đề cần được giải quyết nhanh ra sao trước khi nó gây ra vấn đề nghiêm trọng hơn?
• Khuynh hướng/Mức độ thường xuyên: Vấn đề xảy ra thường xuyên đến mức nào? Nó đang được cải thiện, giậm chân tại chỗ hay đang tệ hơn?

Bước 2: Tiếp đó hãy mô tả hoặc diễn đạt lại vấn đề cho đến khi bạn cảm thấy hợp lý và truyền tải được đầy đủ những gì bạn mong muốn

Bước 3: Tổ chức lại một lần nữa vấn đề và tự hỏi bản thân điều gì bạn cho là đúng, chắc chắn là đúng

Ví dụ, các thành viên trong nhóm của bạn có thể thường xuyên không đạt được chỉ tiêu. Nếu bạn tập trung vào việc bắt họ chấp hành nghiêm ngặt những chế độ và tiêu chuẩn sẵn có nhằm đạt được chỉ tiêu, tức là bạn đang giả định rằng những chế độ và tiêu chuẩn đó là đúng đắn và phù hợp. Có lẽ bạn sẽ bỏ qua khả năng các chế độ và tiêu chuẩn mới chính là vấn đề (Hoặc khả năng là chính bạn mới là vấn đề!). Có thể bạn sẽ tốn nhiều thời gian và sức lực để giải quyết sai vấn đề.

Bước 4: Mở rộng hoặc thu hẹp tầm nhìn.

Bằng cách đặt câu hỏi về mục đích lớn hơn - tức là lý do để làm điều gì đó - có thể bạn sẽ khám phá ra rằng nguyên nhân của vấn đề không nằm ở phạm vi mà bạn đã tìm kiếm. Tương tự như vậy, có thể bạn đang xem xét nó từ phạm vi quá cao và cần phải kiểm tra nó ở mức độ chi tiết hơn.Hãy thu hẹp phạm vi lại và xem bạn có thể tìm thấy gì.

Bước 5: Thay đổi góc nhìn, bằng cách nhìn vào vấn đề từ góc độ khác - thậm chí là từ góc nhìn của người khác - bạn có thể sẽ có cái nhìn mới sâu sắc về bản chất thật của vấn đề. Thậm chí bạn có thể nhìn thấy giải pháp mà không tốn thêm nhiều công sức.

Hoặc giả bạn vẫn đang vật lộn để giải quyết một vấn đề gì đó, bạn nên dừng lại và thử khám phá các cách có thể tạo ra vấn đề đó. Thay vì hỏi làm thế nào để giảm tai nạn giao thông đường bộ, hãy xem xét tất cả những cách mà bạn và những người khác có thể gây tai nạn, sau đó sử dụng các câu trả lời để khơi gợi các ý tưởng để giảm thiểu chúng.

Trường hợp bạn đang đau đầu với bài toán quản lý doanh nghiệp, nhân sự, khách hàng... hãy thử tìm kiếm giải pháp phần mềm CRM giúp bạn giải quyết tốt tất cả những vấn đề trên.

>> Tìm hiểu về quy trình hoạt động của CRM