Giao việc hiệu quả - để sếp nhàn hơn!

19/04/2024

9,288 lượt xem

Kiểm soát nhân viên không bao giờ là công việc dễ dàng đối với nhà lãnh đạo. Nếu lơ là kiểm soát thì nhân viên dễ vượt quyền, ngược lại nếu chặt chẽ quá có thể khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát. Vậy là nhà quản lý thông minh, chủ doanh nghiệp cần làm như thế nào để dung hòa tốt các yếu tố trên và nhân viên của mình vừa làm việc hiệu quả lại không vượt quyền?

1. Chuẩn bị một kế hoạch thật tốt

Nếu chủ doanh nghiệp thất bại trong chuẩn bị, thì bạn đã chuẩn bị để thất bại. Như bất kỳ tác vụ quản lý nào, để thành công trước hết chủ doanh nghiệp cần dành thời gian để lập kế hoạch kể cả khi giao việc: mục tiêu, kết quả, yêu cầu chất lượng và chớ quên 5W+1H. Thông thường khi nhắc đến lập kế hoạch, mọi người thường nói “Tôi không có thời gian” nhưng trớ trêu thay sau đó bạn nhận ra mình có rất nhiều thời gian để khắc phục. Nên nhớ rằng, tiêu chí để nhà quản lý kiểm soát nhân viên là cần hướng dẫn nhân viên lập kế hoạch và kiếm soát kế hoạch thật tốt. Để từ đó, nhà quản lý dễ dàng đánh giá và kiểm soát các mục tiêu công việc của nhân viên.

2. Giúp nhân viên hiểu rõ kết quả cần đạt được

Khởi đầu bằng sự kết thúc. Nhà quản lý thường giao việc cho nhân viên và nhận kết quả khác xa mình mong muốn. Đó bởi vì nhà quản lý chỉ chăm chăm giao đầu mục công việc nhưng chẳng màng truyền đạt rõ ràng kết quả cần đạt được là gì, chất lượng ra sao, đo lường cách nào. Do đó, hãy giúp cho nhân viên hình dung kết quả đạt được trong tương lai trước khi bắt tay vào việc nhé!

3. Giao đúng người đúng việc đúng điểm mạnh của nhân viên

Khi giao việc, nhà quản lý có xu hướng rơi vào 2 thái cực: giao cho người thường xuyên làm việc hiệu quả (kết quả là thêm 1 người cực thân) hoặc giao cho ai ít bận bịu. Hãy thử chịu khó xoáy sâu câu hỏi “Tại sao?” vài lần. Tại sao bạn giao việc cho nhân viên này mà không chọn nhân viên khác? Hãy cảnh giác với câu trả lời chung chung đại loại “vì đó là người tốt nhất,phù hợp nhất”. Tại sao người đó là tốt nhất, phù hợp nhất? Tại sao không chọn người khác? Nếu câu trả lời đại loại như “không có chó thì cho mèo ăn..” thì mèo không mửa mới đáng ngạc nhiên.

4. Phân việc rõ ràng, tránh gây hiểu lầm

Cảnh giác với 4 người bạn Everybody, Somebody, Anybody và Nobody. Việc càng phức tạp, càng nhiều người can dự. Everybody nghĩ rằng Somebody sẽ làm, Anybody có thể làm và cuối cùng Nobody làm. Nhà quản lý có thể dùng sơ đồ RASCI để phân công rõ ràng cụ thể trách nhiệm. Responsible – thực hiện, Accountable – chịu trách nhiệm, Support – hỗ trợ, Consulted – tư vấn, Informed – thông tin. Do đó, cần giao việc và nhận việc rõ ràng.

5. Kiểm tra và đo lường chặt chẽ kết quả công việc

Chớ đánh trống bỏ dủi. Đừng quên giám sát, theo dõi, phản hồi, khích lệ và điều chỉnh. Nên nhớ nguyên tắc cơ bản “những gì không đo lường được thì không quản lý được”. Đánh giá phải dựa trên kết quả đã đo lường. Kết quả đo lường đúng, thì đánh giá mới chuẩn được. Phản hồi không nhằm mục đích chê bai. Nếu việc không đúng hướng thì quan trọng là tìm giải pháp điều chỉnh chứ tránh bới móc lý do.

Điều cuối cùng: nhân viên là tài sản duy nhất không bị khấu hao trừ khi họ muôn. Kinh nghiệm, năng lực và kiến thức của họ chỉ tăng thêm chứ không mất đi theo thời gian. Hãy giao việc thông minh và hiệu quả. Lúc ấy anh chẳng còn cực thân nữa.

6. Quản lý giao - nhận việc bằng công cụ Getfly CRM

Chức năng quản lý công việc của Getfly mang đến cho người quản lý cái nhìn tổng quan nhất về tất cả các hoạt động trong công ty, dễ dàng giao việc cho các bộ phận, phòng ban hoặc giao việc trực tiếp cho nhân viên dưới quyền. Theo dõi tiến độ và kiểm duyệt hoàn thành công việc. Mặt khác module này giúp nhân viên nhận việc từ người quản lý, báo cáo tiến độ, thông báo hoàn thành công việc, trao đổi về những vấn đề liên quan đến công việc. Ứng dụng quản lý công việc bằng Calendar; Todo nhằm giúp người dùng tận dụng tối đa thời gian làm việc của bản thân, đơn giản trong quá trình sắp xếp thứ tự công việc.

- Giao việc và nhận việc khoa học

Để đảm bảo sự công bằng và dân chủ trong công việc, sếp và nhân viên có thể trực tiếp giao việc cho nhau ở trên hệ thống CRM. Công việc tạo mới bao gồm: người giao việc, người thực hiện, những người liên quan, thời hạn công việc, nội dung công việc…Khi một công việc được tạo mới, các thông báo liên quan đến công việc sẽ được hiển thị tại hệ thống notification thông minh: thông báo giao việc, nhận việc, thông tin trao đổi công việc…

- Kiểm soát deadline của từng công việc

Với việc tính toán thời gian deadline cho phép của một công việc, người quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát hoặc đánh giá chất lượng công việc của nhân viên hay khả năng hoàn thành vượt deadline hay đúng deadline.

+ Tổng hợp các công việc phải hoàn thành theo ngày/tháng

+ Cảnh báo các công việc chậm deadline

+ Sắp xếp thứ tự các công việc cần hoàn thành theo thời gian

+ Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc

- Giảm tải việc làm báo cáo hàng tuần

Tại KPI công việc, cho phép nhà quản lý theo dõi công việc của nhân viên theo trạng thái công việc (mức độ hoàn thành và đánh giá sao) cũng như khối lượng công việc. Theo đó, CRM giúp nhà quản lý minh bạch, rõ ràng trong đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, nâng cao chất lượng công việc.

Hệ thống báo cáo tự động giúp tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian làm báo cáo, thời gian tổng hợp báo cáo, thời gian đọc báo cáo. Toàn bộ công việc được lưu trữ lại và được chuyển đổi thành KPI để tính toán được hiệu suất làm việc của bất kỳ nhân viên nào. Hệ thống báo cáo tự động của Getfly CRM được cả sếp và nhân viên cùng yêu thích.

Sau mỗi chu kỳ 1 tuần hay 1 tháng, dựa vào bảng thống kê, người chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được đã giao khối lượng bao nhiêu công việc cho nhân viên hay nhân viên đã hoàn thành được bao nhiêu công việc, còn chậm bao nhiêu và đã hoàn thành bao nhiêu nhưng chậm tiến độ. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý để nghiên cứu và cải tiến hiệu suất làm việc của nhân viên.