[Phần 4] Các phân hệ cần có trong một hệ thống phần mềm CRM: “Công việc/Nội bộ”

Phần tiếp theo trong chuỗi chuyên đề “Phân hệ cần có trong một hệ thống phần mềm CRM”, Getfly sẽ đem đến khái quát về các tính năng của phân hệ “Công việc - nội bộ” - nền tảng giúp tối ưu hoạt động giao tiếp và trao đổi của các phòng ban trong doanh nghiệp. 

Phân hệ công việc

Nếu như bạn đang không giám sát được công việc hàng ngày của nhân viên? không biết nhân viên làm gì trong ngày? đạt hiệu quả như thế nào? tiến độ thực hiện công việc ra sao?... thì CRM cũng sẽ là “cô trợ lý” hỗ trợ bạn quản lý công việc của nhân viên một cách khoa học & hệ thống nhất.

 1. Phân loại công việc theo từng dự án khác nhau

Nhà quản lý có thể phân loại công việc từng bộ phận theo từng nhóm dự án khác nhau: dự án Marketing, bán hàng team kinh doanh A, B, dự án đào tạo nhân viên…

Tại đây, chỉ những người được chỉ định mới có quyền xem, theo dõi các nội dung và nhận thông báo về các thông tin dự án. 

Bên cạnh đó, chức năng khóa dự án sau khi hoàn thành đảm bảo bất kỳ ai cũng không có quyền chỉnh sửa nội dung hay hủy dự án. 

2. Theo dõi công việc theo các đầu mục cha -con

Nhà quản lý cũng có thể theo dõi công việc theo các đầu mục cha - con để tránh việc quản lý công việc bị cồng kềnh. Bằng việc tạo công việc con trong nội dung công việc tổng, bạn có thể dễ dàng tìm được công việc liên quan mà không tốn quá nhiều thời gian. 

3. Trực tiếp giao việc - nhận việc trên hệ thống

Để đảm bảo sự công bằng và dân chủ trong công việc thì sếp và nhân viên có thể trực tiếp giao việc cho nhau ở trên hệ thống. Công việc tạo mới bao gồm: người giao việc, người thực hiện, những người liên quan, thời hạn công việc, nội dung công việc...Khi một công việc được tạo mới, các thông báo liên quan đến công việc sẽ được hiển thị tại noti hệ thống: thông báo giao việc, nhận việc, thông tin trao đổi công việc…

4. Kiểm soát deadline cho từng công việc của nhân viên

Nhà quản lý không cần lo lắng việc không nắm bắt được tình hình triển khai công việc của nhân viên, nhân viên cũng gạt bỏ nỗi lo bỏ quên công việc, với màn hình giao diện quản lý công việc hàng ngày của nhân viên trên CRM hỗ trợ: 

- Tổng hợp các công việc phải hoàn thành theo ngày/tháng

- Cảnh báo các công việc chậm deadline

- Sắp xếp thứ tự các công việc cần hoàn thành theo thời gian

- Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc

5. Tag trực tiếp người liên quan tại từng công việc

Nhân viên có thể tương tác và phản hồi tại từng công việc cụ thể. Đồng thời, CRM cho phép tag trực tiếp người liên quan tại mục trao đổi ở từng công việc, giúp các phòng ban phối hợp và hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng trong công việc.

6. Thống kê báo cáo công việc

Tại KPI công việc, cho phép nhà quản lý theo dõi công việc của nhân viên theo trạng thái công việc (mức độ hoàn thành và đánh giá sao) cũng như khối lượng công việc. Theo đó, CRM giúp nhà quản lý minh bạch, rõ ràng trong đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, nâng cao chất lượng công việc.

Tổng kết: Với tính năng quản lý công việc tại CRM giúp nhà nhân viên quản lý công việc rõ ràng hơn, mạch lạc hơn, không bị bỏ sót bất kỳ công việc nào từ đó nâng cao tiến độ công việc và chất lượng của công việc. Đồng thời giúp nhà quản lý có thể theo dõi và giám sát toàn bộ công việc của nhân viên một cách thông minh nhất. 

Phân hệ quản lý nội bộ

Tại phân hệ quản lý nội bộ, CRM cung cấp cho doanh nghiệp quy trình chat nội bộ, thư nội bộ, kho tổng hợp tài liệu nội bộ, log lịch sử sử dụng và cấp quyền cho nhân viên. 

- Chat nội bộ: Người dùng có thể liên lạc công việc với nhau thông qua phần mềm trao đổi nội bộ tại CRM. Tại đây người dùng có thể gửi file và nhận file dễ dàng. 

- Thư nội bộ: Với vai trò như một bảng tin online thông báo tin tức của doanh nghiệp, nhan viên có thể tiếp nhận thông tin nội bộ ở bất kỳ đâu. 

- Tài liệu nội bộ: Kho tài liệu nội bộ cho phép nhân viên truy cập các tài liệu chung của doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên cũng có thể tạo mới và lưu trữ các tài liệu riêng của mình tại đây. 

- Quản lý log lịch sử sử dụng: Với log lịch sử thao tác trên phần mềm sẽ giúp nhà quản lý phát hiện các hành động bất thường của nhân viên đối với dữ liệu, từ đó ngăn chặn những hành vi có thể ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp. 

- Cấp quyền cho nhân viên: Nhà quản lý có thể cấp quyền sử dụng các tính năng trên CRM đối nhân viên tại các phòng ban/ vị trí khác nhau. Ví dụ cấp nhân viên không có quyền duyệt đơn hàng/ thanh toán, xóa khách hàng…

Tổng kết: Với phân hệ nội bộ tại CRM hỗ trợ doanh nghiệp có nền tảng trao đổi, tương tác và quản lý bảo mật mà không cần sử dụng một ứng dụng thứ 3 trong quá trình làm việc. 

Phần cuối cùng trong chuỗi chuyên đề “Phân hệ cần có trong một hệ thống phần mềm CRM”, Getfly sẽ giới thiệu đến bạn về phân hệ KPI - một trong những tính năng quan trọng giúp nhà quản lý theo dõi “sức khỏe doanh nghiệp”. 

Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

• Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

• Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile

• Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình

• Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác

• Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY

>> Phần 1: Các phân hệ cần có trong một hệ thống phần mềm CRM - Phân hệ Marketing

>> Phần 2: Các phân hệ cần có trong một hệ thống phần mềm CRM: Quản lý khách hàng/bán hàng

>> Phần 3: Các phân hệ cần có trong một hệ thống phần mềm CRM: Quản lý chăm sóc khách hàng