Phương pháp số hoá hoạt động tổ chức sự kiện

25/04/2024

9,222 lượt xem

Được sử dụng rộng rãi và thiết yếu, Event trong hoạt động Marketing (tổ chức sự kiện) là phương thức giúp doanh nghiệp đem lại hiệu quả quảng bá thương hiệu, sản phẩm/ dịch vụ mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Thông qua các hoạt động events, doanh nghiệp có thể tiếp cận tới nhiều khách hàng và các đối tác quan trọng. Tuy nhiên, việc quản lý các chiến dịch events, cơ hội đăng ký, quản lý trước - trong -sau sự kiện thủ công khiến doanh nghiệp bỏ sót và thất thoát các cơ hội tiềm năng. Trong thời đại số hiện nay, việc quản lý các chiến dịch marketing, events (sự kiện) được nâng cấp quản lý thông minh dễ dàng. Để hiểu sâu hơn, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

1. Các dạng hoạt động Event Marketing tại doanh nghiệp

Hoạt động Event Marketing (Sự kiện) được doanh nghiệp áp dụng như một chiến lược kinh doanh để quảng bá về dịch vụ/ sản phẩm, nâng cao nhận biết của thương hiệu đối với khách hàng và các đối tác/ nhà tài trợ. Hoạt động Event Marketing được diễn ra với hình thức online hoặc offline tùy theo mục đích và nhu cầu của đơn vị tổ chức.

Dưới hình thức online, doanh nghiệp có thể đi theo các dạng event như: webinars (hội thảo trực tuyến), video conference (hội nghị truyền hình trực tiếp), online trade show (hội chợ trực tuyến), hybrid event (sự kiện hỗn hợp), online concert (sự kiện âm nhạc).
Dưới hình thức offline, doanh nghiệp có thể tổ chức các gian hàng trưng bày sản phẩm hay tư vấn và cung cấp giải pháp.

Cả hai hình thức tổ chức sự kiện đều là hai kênh hữu hiệu và đều có tầm quan trọng tương đương để doanh nghiệp nâng cao phát triển marketing. Tuy nhiên, trong những năm trở lại đây, với sự phát triển của công nghệ số, xu hướng tổ chức sự kiện online có sự vượt trội mạnh mẽ. Đặc biệt, hai năm vừa qua với sự tác động không mong muốn của đại dịch Covid-19, các sự kiện offline đều bị cấm tổ chức hay giới hạn số người, sự kiện online dường như là môi trường mở, không giới hạn số lượng, khoảng cách và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Với xu hướng chuyển đổi này, doanh nghiệp lại đang gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý danh sách cơ hội đăng ký, kiểm soát số người tham gia, khó kiểm soát khách hàng tại nhiều sự kiện khác nhau...Thực chất, những khó khăn này cũng bị lặp lại khi doanh nghiệp quản lý sự kiện offline thủ công.

2. Những cơ hội bị bỏ lỡ khi doanh nghiệp quản lý chiến dịch/ events truyền thống

Với cách quản lý doanh nghiệp truyền thống, doanh nghiệp khó tận dụng được tối đa tài nguyên cũng như thông tin khách hàng để nâng cao hiệu quả chiến dịch. Cụ thể:

- Bỏ lỡ cơ hội nắm bắt nhu cầu khách hàng

Thông thường, doanh nghiệp thường quản lý chiến dịch riêng lẻ và thủ công theo từng danh sách file excel/ word (thông tin khách hàng/ cơ hội đăng ký vào các chiến dịch đều không được ghi chú và phân loại theo đề và từng chiến dịch). Điểm bất cập của điều này là khi doanh nghiệp muốn remarketing đối tượng này thì không rõ được nhu cầu họ quan tâm là gì, tốn thêm thời gian & nguồn lực để tìm hiểu lại.

- Bỏ lỡ cơ hội chứng tỏ về một dịch vụ chuyên nghiệp & uy tín

Bạn nghĩ sao khi cơ hội vừa đăng ký, họ được nhận ngay SMS & Email thông báo xác nhận đăng ký thành công và chi tiết về chương trình hội thảo. Chắc chắn sẽ rất ấn tượng đúng không?

- Bỏ lỡ thời gian & nguồn lực

Việc quản lý thủ công khiến bạn tốn rất nhiều thời gian vào việc tổng hợp, theo dõi và báo cáo về hiệu quả chiến dịch: số lượng người tham gia, số cơ hội thành công, số cơ hội thất bại, tổng số đăng ký…

- Bỏ lỡ cơ hội gia tăng hiệu quả tổ chức chiến dịch/ event của doanh nghiệp

Khi quản lý thủ công bạn sẽ khó có cái nhìn tổng quan về tất cả các chiến dịch/ event mà tổ chức đã và đang thực hiện. Từ đó, bạn sẽ không thể rút ra kết luận rằng những chiến dịch/ event nào đạt thành công, nội dung event nào khiến khách hàng đặc biệt quan tâm...từ đó khó phát triển nâng cao hiệu quả chiến dịch.

Nếu như bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể quản lý sự kiện/ chiến dịch thời đại số thì CRM là một lựa chọn thông minh dành cho bạn.

3. Quản lý sự kiện thời đại số với Getfly CRM

CRM - bản chất là phần mềm quản lý & chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, CRM ngày nay được biết đến là phần mềm quản lý toàn diện cho doanh nghiệp từ các hoạt động Marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán, kho vận…

Với Getfly CRM, doanh nghiệp có thể quản lý các chiến dịch/ events một cách thông minh và khoa học, một số lợi ích rõ ràng mà bạn không thể bỏ qua:

- Số hóa chiến dịch online

Bất kể bạn đang triển khai event online hay offline, bạn đều có thể dễ dàng tạo và chuyển đổi quản lý chiến dịch trên phần mềm Getfly CRM. Tại đây, bạn tạo một chiến dịch để quản lý và cho phép tất cả những người sử dụng liên quan đến chiến dịch có quyền truy cập và theo dõi về các cơ hội tham gia.

- Quản lý tập trung các chiến dịch/ event marketing

Tất cả các cơ hội đều được lưu trữ và hiển thị tập trung. Số liệu sẽ luôn sẵn sàng khi bạn muốn truy cập. Việc quản lý tập trung giúp bạn quản lý tổng quan được hoạt động event của doanh nghiệp.

- Lưu trữ đầy đủ nhu cầu của cơ hội đăng ký

Khi khách hàng đăng ký vào chiến dịch, khách hàng sẽ được lưu trữ tại kho dữ liệu CRM. Tại đây, CRM giúp bạn tự động lưu trữ nguồn khách hàng, nguồn chiến dịch, từ đó, sales có thể nắm rõ là khách hàng này đã quan tâm tới chủ đề gì, sản phẩm nào trước đó để thuận tiện trong tư vấn.

- Cơ hội đăng ký được lưu trữ tự động tại CRM

Hoạt động theo cơ chế điền thông tin optin form và cơ hội sẽ tự động cập nhật về chiến dịch. Từ đó, khi bạn thực hiện mời khách hàng thông qua email marketing hay post quảng cáo facebook (nội dung được đặt optin-form), cơ hội đăng ký sẽ được lưu trữ tự động về CRM. Đồng thời, người quản lý sẽ ngay lập tức nhận được thông báo về cơ hội đăng ký.

Để hiểu thêm về optin form, bạn có thể theo dõi TẠI ĐÂY

- Tự động gửi Email & SMS tới khách hàng khi họ đăng ký vào chiến dịch

Hầu hết CRM đều có lựa chọn tích hợp với Email Marketing, SMS Marketing và Automation Marketing. Từ đó, với mỗi chiến dịch được tạo ra, bạn có thể dễ dàng thiết lập kịch bản dành cho họ. Cụ thể, xác nhận cơ hội đã đăng ký thành công sự kiện, thông báo nhắc sự kiện được diễn ra tới họ khi đến gần ngày...

- Truy cập báo cáo chiến dịch trực quan - tức thời

Getfly CRM cung cấp cho bạn KPI tổng quan dành cho doanh nghiệp từ sự phát triển khách hàng, KPI nhân viên, KPI công việc...Không chỉ vậy, KPI chiến dịch giúp bạn có thể truy cập những số liệu thống kê chiến dịch trực quan và rõ ràng nhất.

Từ KPI chiến dịch, bạn có thể theo dõi được sự tăng trưởng và biến động của cơ hội đăng ký tại từng chiến dịch trong khoảng thời gian khác nhau và so sánh với những chiến dịch khác.

Nhìn chung, quản lý events với Getfly CRM sẽ giúp bạn số hóa các quy trình và giúp quản lý hiện đại, thông minh, nâng cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Với những lợi ích thiết thực và nổi trội, phần mềm Getfly CRM là giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp được nhiều đơn vị, doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.

Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp: