preload

Bí mật quản lý doanh nghiệp hiệu quả - Loại bỏ sai sót đơn hàng

29/03/2024

- Quản lý đội ngũ bán hàng
5,831 lượt xem

Bật mí giúp bạn phương án giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót đơn hàng trong quá trình quản lý. Nhấn vào xem thêm bài viết ngay! Đừng bỏ lỡ!

Quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp là công đoạn khiến người quản lý/ chủ doanh nghiệp đau đầu nhất. Quá trình xử lý dễ xảy ra sai sót đáng tiếc như thất thoát đơn hàng, sót đơn hàng hoặc vận chuyển quá chậm,… dẫn đến phản hồi tiêu cực cho khách hàng đối với uy tín thương hiệu. Vì vậy trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết được những rủi ro tiềm ẩn đó! Cùng khám phá ngay nhé!

Tầm quan trọng của quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp

Quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp cũng quan trọng không kém công đoạn chăm sóc và quản lý khách hàng. Làm tốt quá trình này giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng mối quan hệ lâu bền với khách hàng, tăng hiệu quả kinh doanh đồng thời đẩy mạnh uy tín thương hiệu trong lòng khách hàng. Đây cũng là vấn đề then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại và cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ.

Tầm quan trọng của quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp

Đôi khi nhà quản lý/ doanh nghiệp chưa đánh giá đúng được hậu quả của việc thất thoát đơn hàng đối với hoạt động kinh doanh và mở rộng thương hiệu của doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp lớn, khi số lượng đơn hàng đặt đến nhiều, nếu không có công cụ quản lý hiệu quả sẽ dễ dẫn đến tình trạng bỏ sót đơn hàng. 

Hoặc cũng có thể quản lý chồng chéo đơn hàng trong khi có những đơn hàng lại bị lãng quên. Trong nhiều trường hợp, thời gian hỗ trợ đơn hàng quá lâu cũng khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng về dịch vụ hỗ trợ bên bạn, hủy đơn và ấn tượng xấu về doanh nghiệp của bạn.

Nhà quản lý khó lòng giám sát được chặt chẽ quá trình giao – nhận đơn hàng. Trong một số trường hợp dễ dẫn đến tình trạng thất thoát đơn hàng, giao hàng chậm tiến độ quy định gây đến sự khó chịu với khách hàng…

Vậy làm thế nào để quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp hiệu quả, tiết kiệm nhất? So với phương thức quản lý truyền thống bằng con người là chủ yếu, phần mềm quản lý đơn hàng Getfly CRM được coi là lựa chọn phù hợp, mang lại hiệu quả cực cao cho doanh nghiệp. Phần mềm CRM này giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh với khách hàng, giải đáp những thắc mắc, hỗ trợ khách hàng mua và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng, đơn giản.

Những sai lầm phổ biến thường gặp phải trong quá trình quản lý đơn hàng

Trong quá trình quản lý đơn hàng, có một số sai lầm phổ biến mà người quản lý đơn hàng có thể gặp phải. Dưới đây là một số rủi ro khiến cho tình trạng sót đơn hàng xảy ra:

1. Không kiểm tra đơn hàng kỹ lưỡng

Đối với một cửa hàng việc kiểm tra đơn hàng là bước khá mất thời gian, người bán cần kiểm tra lại đơn đặt, chất lượng sản phẩm, thông tin mua,....

Không kiểm tra đơn hàng kỹ lưỡng

Vì vậy nếu như ở bước này bạn không kiểm tra đơn hàng kỹ lưỡng sẽ dẫn đến tình trạng:

  • Giao hàng sai không đúng với đơn đặt của khách hàng. Dẫn đến mất lòng tin và uy tín của thương hiệu

  • Gửi sản phẩm hỏng hoặc không thể hoạt động không chỉ gây thất vọng cho khách hàng mà còn khiến cửa hàng tốn thời gian, tiền bạc để xử lý hoàn hàng

  • Dễ dàng đánh mất lòng tin của khách hàng, mất khách, phản ánh không hài lòng hoặc thậm chí bị “bóc phốt” đánh giá sao và bị tẩy chay

Vì vậy, để tránh các rủi ro về đơn hàng, hãy luôn kiểm tramột cách cẩn thận, đảm bảo rằng các sản phẩm đáp ứng yêu cầu và chất lượng. Bạn cần sẵn lòng giải quyết bất kỳ vấn đề nào một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Việc đảm bảo sự chính xác và chất lượng trong quá trình bán hàng là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và tạo nền tảng cho sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Không quản lý chặt chẽ hàng tồn kho

Có nhiều rủi ro tiềm ẩn khi không quản lý chặt hàng tồn kho. Có thể đề cập đến một số rủi ro phổ biến và biện pháp khắc phục:

  • Thất thoát hàng hóa: Hàng tồn kho có thể bị mất cắp hoặc bị hư hỏng không rõ nguyên nhân. Điều này dẫn đến mất lợi nhuận và ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh. Để khắc phục, hãy thiết lập hệ thống quản lý kho chặt chẽ, bao gồm việc kiểm kê định kỳ, giám sát cẩn thận và sử dụng công nghệ để theo dõi hàng tồn kho.

  • Hàng tồn lâu: Khi không quản lý chặt, hàng tồn kho có thể tồn đọng trong kho quá lâu, dẫn đến việc lỗ vốn và giảm hiệu suất tài chính. Để khắc phục, hãy áp dụng phương pháp FIFO (First-In, First-Out) để sử dụng hàng tồn kho theo thứ tự nhập vào. Đồng thời, định kỳ xem xét hàng tồn kho và áp dụng chiến lược giảm giá hoặc khuyến mãi để thúc đẩy tiêu thụ.

  • Hết hạn sử dụng: Hàng tồn kho có thể hết hạn sử dụng mà không được bán ra kịp thời. Điều này dẫn đến lỗ vốn và việc phải loại bỏ sản phẩm vô ích. Để khắc phục, hãy đặt hạn chế về số lượng hàng tồn kho và áp dụng quy trình kiểm tra và cập nhật thông tin về hạn sử dụng.

  • Thiếu hàng: Có thể xảy ra tình huống thiếu hàng hoặc không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Điều này gây mất lòng tin và khách hàng có thể chuyển sang đối tác cạnh tranh. Để khắc phục, hãy áp dụng các phương pháp dự báo và quản lý đặt hàng để đảm bảo sự cân đối giữa cung và cầu.

3. Không gắn mã theo dõi đơn hàng

Nếu không gắn mã theo dõi đơn hàng, có thể mắc phải một số rủi ro sau đây:

  • Mất dữ liệu: Có thể bị mất dữ liệu quan trọng liên quan đến đơn hàng như thông tin khách hàng, sản phẩm được đặt hàng và thông tin vận chuyển. Điều này làm mất đi khả năng theo dõi và quản lý đơn hàng một cách chính xác và hiệu quả. 

  • Không theo dõi tiến trình: Mã theo dõi đơn hàng cho phép bạn theo dõi tiến trình của đơn hàng từ khi đặt hàng cho đến khi giao hàng thành công. Nếu không có mã theo dõi, có thể không biết chính xác đơn hàng đang ở đâu và giai đoạn nào của quá trình vận chuyển. Điều này gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin cho khách hàng và quản lý thời gian giao hàng. 

  • Khó xử lý khiếu nại: Nếu không có mã theo dõi đơn hàng, việc xử lý và giải quyết khiếu nại của khách hàng sẽ trở nên khó khăn. Khách hàng có thể yêu cầu thông tin chi tiết về đơn hàng của họ và nếu bạn không có mã theo dõi, việc tìm kiếm thông tin và giải quyết khiếu nại sẽ trở nên phức tạp. 

  • Mất khách hàng: Khách hàng có thể cảm thấy không an tâm về việc theo dõi và quản lý đơn hàng của họ, và có thể chuyển sang đối tác cạnh tranh. 

Để tránh các rủi ro này, hãy gắn mã theo dõi đơn hàng và sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả. Điều này giúp bạn theo dõi và quản lý đơn hàng một cách chính xác, cung cấp thông tin cho khách hàng và giải quyết mọi khiếu nại một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

4. Xử lý đơn hàng chồng chéo

Khi xử lý đơn hàng chồng chéo không theo thứ tự, có thể gặp một số rủi ro khó lường trước sau:

  • Sai sót trong giao hàng: Khi xử lý đơn hàng không theo thứ tự, có nguy cơ giao hàng sai hoặc thiếu hàng cho khách hàng. Điều này có thể gây khó khăn và thất vọng cho khách hàng, dẫn đến mất lòng tin và tiềm tàng mất khách hàng.

  • Gây tắc nghẽn trong quá trình xử lý: Điều này có thể làm tăng thời gian xử lý và giao hàng, ảnh hưởng đến hiệu suất và độ chính xác của quá trình.

  • Gây trục trặc trong quản lý kho: Hàng hóa có thể được đặt ở những vị trí không chính xác hoặc không được định vị một cách rõ ràng, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và lấy hàng. 

  • Gây rối trong việc xử lý thanh toán: Khách hàng có thể nhận được hóa đơn không chính xác hoặc không đồng bộ với đơn hàng của họ, dẫn đến sự bất mãn và mất lòng tin. 

  • Bỏ xót đơn đặt hàng cũ: Đơn đặt của khách hàng trước bị “trôi” do có các đơn hàng mới liên tục vì vậy bị đẩy xuống dưới. Làm cho người xử lý đơn bị bỏ sót đơn hàng. 

Để tránh các rủi ro này, hãy xử lý đơn hàng theo thứ tự và tuân thủ quy trình xử lý đơn hàng chặt chẽ. Điều này đảm bảo việc giao hàng chính xác và đúng thời hạn, giúp duy trì lòng tin của khách hàng và tối ưu hóa hiệu suất quá trình xử lý đơn hàng.

Hãy chú ý quy tắc “Nhật trước - xuất trước” kết hợp sử dụng phần mềm quản lý kho để quy trình tự động hóa, giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể gặp phải.

5. Quy trình quản lý thủ công dễ sai sót

Quy trình quản lý thủ công dễ sai sót

Khi sử dụng quy trình quản lý thủ công, có thể gặp phải một số rủi ro sau đây:

  • Sai sót trong nhập liệu: Điều này có thể gây ra lỗi trong thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng và giá cả. Sai sót này có thể dẫn đến việc giao hàng sai, hóa đơn không chính xác và mất khách hàng. 

  • Thiếu tính tự động hóa: Quy trình quản lý thủ công có thể thiếu tính tự động hóa, dẫn đến việc mất thời gian và công sức trong việc xử lý đơn hàng. Các tác vụ như lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý kho và theo dõi vận chuyển có thể trở nên phức tạp và dễ gây sai sót.

  • Mất thông tin và khó truy xuất: Quy trình quản lý thủ công có thể dẫn đến việc mất thông tin quan trọng liên quan đến đơn hàng. Lưu trữ và tìm kiếm thông tin cần thiết có thể mất thời gian và gặp khó khăn. Điều này làm giảm khả năng theo dõi và quản lý đơn hàng một cách chính xác. 

  • Khó theo dõi và phân công công việc: Các đơn hàng có thể bị bỏ sót hoặc không được xử lý kịp thời, dẫn đến sự chậm trễ và thiếu sự tổ chức.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: “7 Bước Bán Hàng Hoàn Hảo Cho Doanh Nghiệp Không Thể Bỏ Qua”

6 bước đơn giản giúp bạn giải quyết rủi ro sót đơn hàng

Đây là 6 bước đơn giản để bạn giải quyết rủi ro sợt đơn hàng:

1. Xác nhận thông tin đơn hàng

Hãy đảm bảo rằng bạn đã xác nhận đúng thông tin của đơn hàng, bao gồm địa chỉ giao hàng, số lượng và sản phẩm được đặt mua.

Đối với Getfly, những khách hàng đã từng mua hàng tại cửa hàng đã lưu trữ trên hệ thống. Bước làm xác nhận thông tin này rất đơn giản, bị chỉ cần kiểm tra lại mặt hàng, số lượng, chất lượng  của đơn hàng.

2. Liên hệ với khách hàng

Nếu bạn phát hiện bất kỳ sự không rõ ràng nào trong đơn hàng, hãy liên hệ với khách hàng ngay lập tức để làm rõ và xác nhận thông tin.

Module tổng đài Getfly CRM

Phần mềm Getfly hỗ trợ bạn gọi trực tiếp cho khách hàng ngay trên phần mềm, ghi âm kiểm soát chất lượng cuộc gọi. Đồng thời việc này cũng giúp cửa hàng của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian gọi điện chốt đơn với khách hàng.

3. Thẩm định kho hàng

Kiểm tra kho hàng của bạn xem liệu có đầy đủ số lượng sản phẩm cần giao hay không. Nếu có bất kỳ sự thiếu sót nào, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ tiến hành nhập hàng thêm ngay lập tức.

Thẩm định kho hàng với Getfly

Quản lý kho hàng rõ ràng, phiếu xuất nhập kho duyệt theo quy trình với Getfly. Đảm bảo rút ngắn thời gian làm việc và trực quan hóa mọi hoạt động. Bạn có thể nắm nhanh, chính xác số lượng hàng hóa trong kho để có thể linh động trong việc bán hàng và nhập thêm hàng.

4. Ghi chú rõ ràng

Lưu ý việc đóng gói hàng hóa và ghi chú rõ ràng về đơn hàng. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng đơn hàng sẽ được giao đúng và đầy đủ.

5. Theo dõi vận chuyển

Đảm bảo rằng bạn theo dõi quá trình vận chuyển của đơn hàng để đảm bảo nó được gửi đi và giao đúng thời gian. Getfly tích hợp với với đơn vị vận chuyển giúp bạn thực hiện theo dõi đơn hàng đơn giản hơn bao giờ hết.

6. Giao tiếp với đối tác vận chuyển

Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình vận chuyển, hãy liên hệ và giao tiếp với đối tác vận chuyển để giải quyết vấn đề và đảm bảo đơn hàng được giao đúng và đúng hẹn.

Quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp với Getfly CRM giúp quản lý và xử lý đơn hàng nhanh chóng. Nhờ sự nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ khách hàng kịp thời, giúp nâng cao vị thế, hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng. 

Xây dựng lòng tin, sự hài lòng, thỏa mãn cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ doanh nghiệp bạn cung cấp. Khách hàng sẽ có xu hướng quay trở lại sử dụng sản phẩm bên bạn cung cấp đồng thời còn lôi kéo thêm những khách hàng có cùng nhu cầu sử dụng.

Giao tiếp với đối tác vận chuyển

Phần mềm quản lý đơn hàng Getfly CRM còn giúp cập nhật thông tin đơn hàng mới (bao gồm thông tin khách hàng, đơn hàng…), đối soát các khâu đơn hàng – vận chuyển – thanh toán, xuất hàng ngay khi có thể để tránh tình trạng nhầm lẫn, bỏ sót đơn hàng.

Nhìn chung, quản lý đơn hàng với Getfly CRM đem lại cho bạn một nền tảng trực tuyến có thể giám sát đơn hàng xuyên suốt từ quá trình tạo đơn hàng cho đến khi vận chuyển tới người mua.  Đồng thời, bạn có thể theo cùng lúc nhiều đơn hàng của khách hàng tại một màn hình duy nhất, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ quy trình lên đơn. 

Là một sản phẩm thuần Việt, được 4500+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

  • Thao tác nhanh chóng trên PC và App Mobile

  • Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình

  • Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác

  • Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY NGAY HÔM NAY!

Trên đây là một vài rủi ro tiềm ẩn khi lơ là công tác quản lý đơn hàng, dù rất nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và ấn tượng trong lòng khách hàng. Và những  biện pháp khắc phục được những sai sót đơn hàng đã nêu ở trên. Mong rằng trong quá trình bán hàng bạn có thể hạn chế tối đa các rủi ro và gây dựng được uy tín và sự tin tưởng trong lòng khách hàng.

Trải nghiệm giải pháp

quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện cho SMEs Việt

Trải nghiệm thử

Hotline 24/7: (024) 6262 7662