GIẢI MÃ CÔNG NỢ DOANH NGHIỆP: CÂU CHUYỆN TỪ CÔNG TY LUẬT TNTP

Trong bài toán sống còn của doanh nghiệp, công nợ là một trong những thách thức âm thầm nhưng dai dẳng. Không chỉ gây áp lực lên dòng tiền, công nợ còn kéo theo hàng loạt rủi ro pháp lý nếu thiếu quy trình bài bản và công cụ quản lý hiệu quả. Đây là lý do vì sao tại Workshop “Nợ đến đâu – Xử lý đến đó: Công nghệ & pháp lý trong thu hồi công nợ” do Getfly CRM tổ chức, sự xuất hiện của Luật sư Nguyễn Thanh Hà – Trưởng chi nhánh Hà Nội, Công ty Luật TNTP & Các cộng sự – đã thu hút sự quan tâm đặc biệt từ cộng đồng doanh nghiệp.

TNTP – HÀNH TRÌNH KHẲNG ĐỊNH VỊ THẾ PHÁP LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

Được thành lập từ năm 2016 với trụ sở chính tại TP.HCM và mở rộng chi nhánh Hà Nội vào năm 2018, TNTP không đơn thuần là một công ty luật truyền thống. Với định hướng phát triển chuyên sâu trong lĩnh vực thu hồi nợ, giải quyết tranh chấp và tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp, TNTP đã xây dựng đội ngũ luật sư chuyên nghiệp cùng hệ thống xử lý công việc mang tính hệ thống và dữ liệu hóa qua nền tảng phần mềm Getfly CRM.

Luật sư Hà chia sẻ rằng TNTP có lợi thế đặc biệt ở việc gắn kết chặt chẽ giữa nghiệp vụ pháp lý và khả năng quản trị công việc bằng công nghệ. Nhờ đó, TNTP có thể triển khai toàn bộ quy trình xử lý công nợ trên nền tảng số, từ việc phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ đến đánh giá hiệu quả.

TRƯỚC VÀ SAU KHI ỨNG DỤNG GETFLY CRM: BƯỚC CHUYỂN MÌNH TRONG QUẢN TRỊ PHÁP LÝ

Trước khi sử dụng phần mềm Getfly, TNTP đã từng có những hạn chế nhất định trong công tác quản lý công việc, cụ thể:

• TNTP chưa có hệ thống quản lý tập trung, cụ thể: việc giao việc, cập nhật tiến độ và phối hợp giữa các phòng ban, luật sư, trợ lý luật sư chủ yếu thực hiện thủ công qua email, bảng Excel hoặc tài liệu giấy, dẫn đến khả năng chậm tiến độ và dễ xảy ra sai sót.

• Trưởng văn phòng TNTP đã từng bị quá tải công việc trong quản lý, khi quy mô công việc và số lượng Khách hàng tăng nhanh, việc quản lý thủ công khiến trưởng văn phòng gặp khó khăn trong việc điều phối nhân sự và giám sát công ty.

• TNTP chưa có công cụ đánh giá hiệu quả công việc, không có hệ thống báo cáo trực quan để phân tích số lượng vụ việc, tỷ lệ thành công, thời gian xử lý trung bình,... khiến việc đánh giá năng suất và cải tiến quy trình thu hồi nợ cho Khách hàng trở nên hạn chế

Trước thực trạng đó, TNTP đã quyết định ứng dụng phần mềm quản lý công việc Getfly như một giải pháp công nghệ toàn diện, hiện đại nhưng dễ sử dụng với toàn bộ nhân sự. Sau 7 năm triển khai, TNTP đã ghi nhận nhiều chuyển biến tích cực như:

• TNTP sử dụng Getfly để giao việc, nhắc việc, cảnh báo deadline tự động từng vụ việc thu hồi nợ cho đội ngũ luật sư, trợ lý luật sư, thực tập sinh đảm bảo quá trình thu hồi nợ cho Khách hàng hiệu quả và đúng thời gian.

• TNTP sử dụng Getfly để theo dõi tiến độ thu hồi công nợ cho Khách hàng theo từng giai đoạn: từ thương lượng, gửi thông báo, đến khởi kiện và thi hành án,…

• TNTP sử dụng báo cáo trực quan của Getfly để theo dõi KPI của từng nhân sự; hiệu quả thu hồi nợ của từng Khách hàng.

• TNTP sử dụng Getfly để theo dõi và quản lý công nợ của TNTP: từ giai đoạn báo giá, thiết lập hợp đồng, thiết lập đơn hàng, xuất hóa đơn, theo dõi và nhắc hẹn Khách hàng chưa thanh toán.

Việc ứng dụng công nghệ như Getfly đã góp phần chuyên nghiệp hóa quy trình vận hành tại TNTP, tăng cường hiệu quả xử lý công việc và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho Khách hàng.

BÀI HỌC TỪ THỰC TIỄN: CÔNG NGHỆ – ĐÒN BẨY CHO NGHIỆP VỤ PHÁP LÝ

Trung bình mỗi năm, TNTP tiếp nhận và xử lý hàng trăm vụ việc liên quan đến thu hồi công nợ. Theo luật sư Hà, một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất của các doanh nghiệp là trì hoãn việc thu hồi nợ. Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu đòi nợ sau 2-3 năm, khi đối tác đã mất khả năng thanh toán hoặc lâm vào trạng thái phá sản. Theo anh, thời điểm đòi nợ lý tưởng nhất để thu hồi công nợ  chính là ngay khi khoản nợ phát sinh, khi đối tác vẫn còn dòng tiền và doanh nghiệp còn đang hoạt động ổn định.

Không chỉ là kinh nghiệm, TNTP đã đưa toàn bộ logic này vào hệ thống vận hành nội bộ bằng cách tích hợp quy trình xử lý công nợ lên phần mềm Getfly CRM. Toàn bộ công việc được phân bổ theo tiến độ cụ thể, lượng hoá từng bước, giao việc rõ ràng cho từng người phụ trách, và đặc biệt có thể theo dõi thời gian xử lý, chất lượng thực hiện cũng như hiệu quả đầu ra theo thời gian thực.

Luật sư Hà nhấn mạnh: “Chúng tôi không cần hỏi nhân viên đang làm gì, vì mọi thứ đã được hiển thị rõ ràng trên hệ thống. Việc này giúp ban lãnh đạo nắm toàn bộ tiến trình mà không cần can thiệp thủ công.”

Dù chưa ứng dụng chi tiết tính năng automation trong việc gửi thông báo thu nợ vì yếu tố pháp lý yêu cầu sự chính xác tuyệt đối trong từng thông điệp, nhưng TNTP đang khai thác tối đa hệ thống nhắc việc, kiểm soát thời gian và luân chuyển đầu mối xử lý một cách hiệu quả. Điều này giúp công ty luật hoạt động như một doanh nghiệp hiện đại, năng suất và minh bạch.

NHẬN DIỆN RỦI RO – LỜI KHUYÊN TỪ CHUYÊN GIA TRONG NGHỀ

Nói về rủi ro khi không có quy trình thu hồi công nợ bài bản, luật sư Hà khẳng định: “Đây không còn là câu chuyện pháp lý. Nếu bạn không có quy trình, thì nguy cơ mất tiền là rất cao. Không có dòng tiền, doanh nghiệp khó mà tồn tại.”

Một trong những sai lầm phổ biến là doanh nghiệp duy trì mối quan hệ “mập mờ” với khách hàng nợ, đặt nặng tình nghĩa thay vì xử lý bằng lý trí. Theo luật sư Hà, nếu ngay từ đầu doanh nghiệp phân loại rõ ràng các mối quan hệ, đưa các bước đòi nợ vào quy trình minh bạch và có kiểm soát, thì vừa không mất uy tín vừa đảm bảo quyền lợi.

PHÁP LÝ KHÔNG ĐỨNG NGOÀI CHUYỂN ĐỔI SỐ

“Ứng dụng công nghệ không phải chỉ dành cho marketing hay bán hàng, mà cả pháp lý cũng cần số hoá để minh bạch, tăng tốc và kiểm soát hiệu quả.” – luật sư Hà nhấn mạnh. Với TNTP, việc chuyển đổi số không phải là xu hướng, mà là chiến lược cốt lõi để nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành luật.

“Trước đây, mọi thứ phải làm thủ công. Giờ đây, khi dùng Getfly CRM, tôi biết rõ nhân viên đang xử lý đến đâu, chất lượng như thế nào, khối lượng công việc bao nhiêu. Tất cả đều được số hóa trên cùng một nền tảng.” – Luật sư Hà cho biết.

Nếu doanh nghiệp của Anh/Chị đang “đau đầu vì nợ”, đừng chỉ tìm kiếm một giải pháp ngắn hạn. Hãy bắt đầu từ hai yếu tố: một đối tác pháp lý am hiểu thực tế – như Công ty Luật TNTP, và một nền tảng công nghệ có khả năng tối ưu mọi hoạt động của doanh nghiệp – như Getfly CRM.