LỘ TRÌNH 5 GIAI ĐOẠN: PHƯƠNG PHÁP BỨT TỐC TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ

Giữa "ma trận" công nghệ, không ít chủ doanh nghiệp đang ném tiền qua cửa sổ cho những phần mềm hào nhoáng nhưng vô dụng. Bắt đầu từ đâu để không lãng phí? Câu trả lời đã được giải mã tại buổi Workshop vừa qua điểm sáng của Bộ phận Tự động hóa Getfly trong tháng 12 với 95% khách hàng thừa nhận nội dung "chạm" đúng nỗi đau thực tế. Không lý thuyết suông, bài viết này sẽ bật mí lộ trình 5 giai đoạn sống còn giúp bạn nhìn thẳng vào sự thật: Doanh nghiệp của bạn đang chuyển đổi số thực sự, hay chỉ đang "số hóa" sự hỗn loạn?

LỘ TRÌNH 5 GIAI ĐOẠN: PHƯƠNG PHÁP BỨT TỐC TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ

Hiểu thêm và chúng tôi tại:

Chuyển đổi số: Đừng dùng công nghệ để "tô hồng" sự hỗn loạn

Sự thật cay đắng là phần lớn SMEs hiện nay vẫn đang vận hành bằng niềm tin. Dữ liệu khách hàng - "mỏ vàng" của doanh nghiệp lại bị vứt vương vãi trên Zalo cá nhân, Excel rời rạc hay tệ hơn là chỉ nằm trong trí nhớ của nhân viên.

Cái kết "trắng tay" đã được báo trước: Khi nhân sự nghỉ việc, họ thản nhiên mang theo toàn bộ dữ liệu vàng đi mất, để lại cho chủ doanh nghiệp một bộ máy rỗng tuếch. Đau đớn hơn, nhiều sếp đã chi bộn tiền mua phần mềm nhưng kết quả vẫn là con số 0 tròn trĩnh vì nhân viên không dùng, phòng ban rời rạc, sếp vẫn phải quản trị thủ công.

Sai lầm chết người là tin rằng mua công nghệ đắt tiền hay tuyển thêm người sẽ dọn sạch được sự lộn xộn. Thực tế, nếu không có một lộ trình đi từ gốc, bạn chỉ đang "số hóa" sự hỗn loạn và lãng phí tài nguyên một cách vô ích.

Dưới đây là lộ trình 5 giai đoạn: phương pháp bứt tốc trong chuyển đổi số

Đừng mơ mộng về việc bứt tốc nếu "đôi chân" quy trình của bạn đang mang xiềng xích của sự lỏng lẻo. Dưới đây là 5 cột mốc được Team Tự động hóa Getfly định vị:

Giai đoạn 1: Chuẩn hóa quy trình (Thiết lập nền móng)

Đây là bước quan trọng nhất nhưng thường bị SMEs bỏ qua nhất. Trước khi chạm vào công nghệ, hãy làm sạch bộ máy vận hành. Nếu quy trình ngoài đời thực đang lỗi, đưa lên phần mềm chỉ làm cái lỗi đó lan nhanh và trầm trọng hơn.

Ứng dụng thực tế: Getfly giúp bạn thiết lập Quy trình bán hàng chuẩn chỉnh. Mỗi nhân viên biết rõ mình phải làm gì tại từng điểm chạm, loại bỏ hoàn toàn tình trạng "người này đợi người kia" hay đùn đẩy trách nhiệm.
Ví dụ thực tế:

Khi chưa chuẩn hóa: Khách để lại số điện thoại trên Fanpage, nhân viên trực page quên không báo Sales. 2 ngày sau Sales mới biết thì khách đã sang mua của đối thủ. Hoặc mỗi nhân viên Sales lại tư vấn một kiểu, người hứa giảm giá 10%, người hứa tặng quà, dẫn đến sự lộn xộn và mất uy tín thương hiệu.

Khi vận hành trên hệ thống của Getfly: Ngay khi khách đăng ký, hệ thống tự động đẩy vào bước "Mới tiếp nhận". Nhân viên chỉ cần nhìn vào cột quy trình:

Bước 1 (Tiếp cận): Gọi điện trong 15 phút đầu, ghi chú nhu cầu.

Bước 2 (Gửi báo giá): Hệ thống có sẵn mẫu báo giá chuẩn, chỉ cần 30 giây để gửi.

Bước 3 (Chăm sóc sau báo giá): Nếu sau 1 ngày khách chưa phản hồi, phần mềm tự nhắc Sales gọi lại. => Kết quả: Nhân viên mới chỉ mất 1 ngày để nắm việc, tỷ lệ bỏ sót khách hàng bằng 0.

Giai đoạn 2: Số hóa dữ liệu – Ngừng quản trị bằng cảm giác

Khai tử ngay những tệp Excel rời rạc và thói quen ghi chép sổ tay. Trong kỷ nguyên số, dữ liệu chính là tài sản, và nếu bạn để tài sản đó nằm phân tán, bạn đang tự làm nghèo đi chính mình. Hãy đưa tất cả về một "trung tâm dữ liệu" duy nhất, tập trung vào 3 nhóm cốt lõi: Khách hàng - Bán hàng - Báo cáo vận hành.

Ứng dụng thực tế: Getfly hỗ trợ Import toàn bộ dữ liệu vào hệ thống bảo mật tuyệt đối. Mọi lịch sử tương tác, báo giá, email đều được lưu vết chi tiết theo từng khách hàng. Sếp chỉ cần một cú nhấp chuột là nắm trọn "bầu trời" dữ liệu, xóa bỏ hoàn toàn việc quản trị dựa trên cảm giác "hình như" hay "tôi thấy".
Ví dụ thực tế:

Quản trị bằng Excel: Khi một khách hàng cũ gọi điện đến sau 1 năm, nhân viên cuống cuồng lục lại các file Excel cũ, hỏi han đồng nghiệp xem trước đây ai chăm sóc, khách này từng mua gì, có được ưu đãi gì không. Kết quả: Khách đợi quá lâu, đánh giá công ty thiếu chuyên nghiệp và bỏ sang đối thủ.

Số hóa với Getfly CRM: Ngay khi khách gọi, nhân viên chỉ cần gõ số điện thoại lên hệ thống. Ngay lập tức, "lý lịch" khách hiện ra: Ngày 15/05/2025 mua đơn 10 triệu, ngày 20/06/2025 phàn nàn về vận chuyển, sở thích là nhận ưu đãi qua Zalo... Nhân viên chào đúng tên, nhắc đúng nhu cầu cũ. => Kết quả: Khách hàng ngỡ ngàng vì sự thấu hiểu, tỷ lệ trung thành tăng vọt, và quan trọng nhất: Nhân viên có nghỉ việc, dữ liệu vẫn ở lại với doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Tự động hóa vận hành – Giải phóng "khổ chủ"

Đây là lúc công nghệ thực sự làm thay bộ não con người ở những công việc lặp đi lặp lại. Đừng bắt nhân viên của bạn phải làm những việc mà một "cỗ máy" có thể làm tốt hơn, chính xác hơn và không bao giờ biết mệt mỏi.

Ứng dụng thực tế: Kích hoạt sức mạnh của Automation Marketing. Hệ thống sẽ tự động thực thi các kịch bản chăm sóc dựa trên hành vi khách hàng. Tất cả diễn ra tự động 100%, chính xác và chuyên nghiệp theo đúng ý đồ của người quản lý.
Ví dụ thực tế:

Chăm sóc kiểu thủ công: Một chiến dịch quảng cáo mang về 100 khách/ngày. Nhân viên Marketing phải copy từng số điện thoại gửi qua Zalo cho Sales. Sales bận gọi khách cũ nên 5 tiếng sau mới gọi khách mới (lúc này khách đã hết nhiệt). Đến ngày sinh nhật khách hay ngày lễ, nhân viên lại phải ngồi nhắn tin chúc mừng thủ công cả ngày – vừa sót, vừa sai tên, vừa tốn sức.

Chăm sóc bằng Automation Getfly: Ngay khi khách đăng ký Hệ thống tự động chia đều cho 5 nhân viên Sales theo quy tắc xoay vòng. Ngay lập tức, 1 tin nhắn SMS Brandname: "Chào [Tên khách], Getfly đã nhận được yêu cầu của bạn..." được gửi đi. Đồng thời, một thông báo "Việc cần làm" bắn thẳng vào điện thoại Sales: "Bạn có khách mới, hãy gọi sau 15 phút".

Nuôi dưỡng dài hạn: 3 ngày sau khi khách mua hàng, hệ thống tự gửi Email hướng dẫn sử dụng. 11 tháng sau, hệ thống tự nhắn tin nhắc lịch bảo trì hoặc chúc mừng sinh nhật kèm mã giảm giá.

=> Kết quả: Sếp không cần "giục" nhân viên, khách hàng không bao giờ bị bỏ rơi, và bạn tiết kiệm được ít nhất 2-3 nhân sự chỉ để làm những việc không tên này.

Đây là giai đoạn giải quyết bài toán "nội bộ lục đục" do thiếu thông tin – một trong những nỗi đau lớn nhất của doanh nghiệp có từ 10 nhân sự trở lên.

Giai đoạn 4: Liên thông hệ thống – Đập tan các "ốc đảo" dữ liệu

Xóa bỏ tình trạng mỗi phòng ban là một "vương quốc" riêng biệt. Nỗi đau của nhiều SMEs là Marketing mang khách về nhưng Sales không biết, Sales chốt đơn nhưng Kế toán không hay, và Kho thì giao hàng trong vô định. Sự đứt gãy này đang giết chết trải nghiệm khách hàng và làm thất thoát lợi nhuận của bạn từng giờ.

Ứng dụng thực tế: Trên Getfly, dữ liệu chảy xuyên suốt trong một vòng tròn khép kín. Khi Sales chốt đơn, thông báo thực thời (Real-time) lập tức được chuyển đến bộ phận Kế toán để duyệt thanh toán và Kho để đóng gói. Mọi bộ phận đều nhìn về một hướng, trên một nền tảng dữ liệu duy nhất.
Ví dụ thực tế:

Khi chưa liên thông: Sales chốt được đơn hàng trị giá 50 triệu. Sales nhắn tin qua Zalo cho Kế toán để kiểm tra tiền về. Kế toán bận chưa xem, Sales lại gọi điện giục. Sau khi Kế toán xác nhận, Sales lại phải gửi một file Excel khác cho bộ phận Kho để đóng hàng. Kho kiểm tra thì thấy... mã hàng này đã hết từ hôm qua nhưng chưa kịp cập nhật cho Sales.

=> Hệ quả: Khách hàng bực bội vì chờ đợi, Sales nản lòng, nội bộ đổ lỗi cho nhau vì "thông tin không thông suốt".

Khi vận hành liên thông trên Getfly: Ngay khi Sales bấm nút "Chốt đơn" trên phần mềm:

Một thông báo "Duyệt đơn hàng" tự động nhảy trên màn hình Kế toán.
Cùng lúc đó, phiếu xuất kho tạm tính được đẩy về bộ phận Kho để chuẩn bị hàng.
Khi Kế toán bấm "Duyệt", trạng thái đơn hàng chuyển sang "Đã thanh toán", bộ phận Kho nhận lệnh chính thức và gửi hàng đi.
Hệ thống tự động trừ tồn kho ngay lập tức để Sales các khu vực khác biết chính xác số lượng hàng còn lại.

=> Kết quả: Xóa bỏ hoàn toàn 80% thời gian chat chit, gọi điện hỏi han giữa các phòng ban. Quy trình xử lý đơn hàng nhanh gấp 3 lần, độ chính xác là 100%.

Giai đoạn 5: Tối ưu và Mở rộng (Cất cánh bền vững)

Khi hệ thống đã vận hành ổn định, dữ liệu không còn là những con số chết mà trở thành "la bàn" chiến lược. Ở giai đoạn này, sếp không còn phải quản lý theo kiểu "đoán mò" hay dựa vào báo cáo cảm tính của nhân viên. Dữ liệu thực tế sẽ chỉ cho bạn biết chính xác cần phải đầu tư vào đâu để sinh lời và cắt bỏ chỗ nào đang gây lãng phí.

Ứng dụng thực tế: Hệ thống Dashboard thông minh và Báo cáo Real-time trên Getfly sẽ phơi bày toàn bộ "sức khỏe" doanh nghiệp: Kênh Marketing nào đang "đốt tiền" vô ích? Nhân sự nào đang là ngôi sao bán hàng? Với những con số biết nói này, bạn có thể tự tin nhân bản mô hình, mở thêm chi nhánh mà vẫn kiểm soát mọi thứ trong lòng bàn tay dù không có mặt ở văn phòng.
Ví dụ thực tế:

Khi chưa tối ưu: Sếp thấy doanh thu sụt giảm nên quyết định đổ thêm 100 triệu vào quảng cáo Facebook vì "cảm thấy" khách ở đó nhiều. Nhưng thực tế, dữ liệu ngầm cho thấy khách từ Facebook chốt đơn rất thấp, trong khi khách từ Website lại có tỷ lệ mua hàng cực cao nhưng không được đầu tư. Kết quả: Tiền quảng cáo mất trắng nhưng doanh thu vẫn lẹt đẹt.

Khi quản trị bằng dữ liệu Getfly: Sếp mở Dashboard lên và thấy rõ:

Nguồn khách: Quảng cáo Google mang về ít Lead hơn nhưng tỷ lệ chốt đơn lên tới 40%, trong khi Facebook chỉ 5%. Quyết định ngay lập tức: Cắt ngân sách Facebook, dồn toàn lực cho Google.

Năng suất nhân sự: Nhân viên A doanh số cao nhưng tỷ lệ khách hàng phàn nàn cũng cao. Nhân viên B doanh số thấp hơn một chút nhưng 90% khách cũ quay lại mua tiếp.

=> Kết quả: Sếp đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực (Data-driven), giúp tối ưu hóa lợi nhuận trên từng đồng chi phí. Khi quy trình đã chuẩn, dữ liệu đã rõ, việc mở thêm chi nhánh thứ 2, thứ 3 chỉ là thao tác "Copy & Paste" hệ thống đã có sẵn.

Demo kịch bản vận hành 360 độ: Trước - Trong - Sau bán hàng

Hãy cùng quan sát cách Getfly kết nối các giai đoạn thành một trải nghiệm khách hàng hoàn hảo:

Trước bán (Tiếp cận thông minh): Khách hàng tương tác với quảng cáo -> Hệ thống tự động phân hạng và gửi kịch bản chăm sóc cá nhân hóa ngay lập tức.
Trong bán (Chốt đơn chuyên nghiệp): Nhân viên nhận thông báo trên Mobile App, tư vấn theo đúng kịch bản chuẩn và chuyển giao công việc liên phòng ban chỉ bằng một chạm.
Sau bán (Nuôi dưỡng trung thành): Hệ thống tự động nhắc lịch bảo trì, gửi mã tri ân ngày sinh nhật, biến khách hàng cũ thành người quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn đang ở đâu trên bản đồ số hóa?

Hãy dành 30 giây để kiểm tra "sức khỏe" doanh nghiệp của bạn:

Bạn đã có quy trình vận hành được văn bản hóa rõ ràng chưa?
Bạn có thể truy xuất lịch sử một khách hàng từ 2 năm trước chỉ trong 3 giây?
Hệ thống của bạn có khả năng tự động nhắc việc cho nhân viên mỗi ngày?
Các bộ phận (Sales, Kế toán, Kho) đang dùng chung một nền tảng dữ liệu duy nhất?
Bạn có báo cáo doanh thu theo thời gian thực (Real - time) mà không cần đợi nhân viên tổng hợp file?

Nếu có từ 3 dấu tích "Chưa", đó là tín hiệu cho thấy bộ máy của bạn đang cần một "cuộc cách mạng" để bứt phá.

Chuyển đổi số không phải là "phép màu" biến doanh nghiệp lớn mạnh sau một đêm, cũng không phải đặc quyền của riêng các tập đoàn khổng lồ. Với SMEs, đây là con đường ngắn nhất để lấy lại sự thảnh thơi cho người lãnh đạo và xây dựng sự bền vững cho hệ thống.

Chúng ta hoàn toàn có thể bắt đầu từ những bước nhỏ nhất, miễn là đi đúng lộ trình. Đừng để công nghệ trở thành gánh nặng chi phí, hãy biến nó thành đòn bẩy lợi nhuận. Rất nhiều nhà quản lý đã tìm thấy lối thoát cho bài toán vận hành của mình thông qua sự kiện vừa qua, và Getfly sẵn sàng đồng hành cùng bạn viết tiếp chương tiếp theo của hành trình tăng trưởng.

Liên hệ ngay để mở khóa giải pháp cho doanh nghiệp!

Tại sao bạn nên ở lại trang web này?

Bạn không nên bỏ lỡ

CRM App #1 Thế Giới

2023-07-18 01:25:20

Giải pháp chuyển đổi số

2023-07-18 01:24:40

Chính sách bảo mật

2023-06-29 08:49:50

Hiểu thêm và chúng tôi tại:

Bạn không nên bỏ lỡ

CRM App #1 Thế Giới

2023-07-18 01:25:20

Giải pháp chuyển đổi số

2023-07-18 01:24:40

Chính sách bảo mật

2023-06-29 08:49:50

Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… tất cả tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tinh gọn và vận hành hiệu quả.