Tối ưu triển khai CRM bằng chiến lược tích hợp tính năng

Triển khai hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một quá trình đầy thử thách, đặc biệt khi gặp phải sự dè dặt từ phía người dùng nội bộ. Tâm lý e ngại thay đổi thói quen làm việc, lo lắng về khối lượng nhập liệu tăng lên hay cảm giác bị giám sát là những rào cản phổ biến. Nếu không có cách tiếp cận phù hợp, những yếu tố này dễ dẫn đến tâm lý đối phó, sử dụng CRM một cách hình thức, thậm chí là né tránh hoàn toàn.

Để giải quyết bài toán này, một chiến lược triển khai CRM hiệu quả cần đi từ cốt lõi: kết hợp thông minh giữa các tính năng nền tảng và những tính năng ràng buộc, từ đó tạo ra một môi trường buộc người dùng gắn bó với hệ thống, không vì áp lực mà vì giá trị thực tiễn mà CRM mang lại trong công việc hằng ngày.

1. Các tính năng cốt lõi cần có để xây dựng nền tảng vững chắc

Một hệ thống CRM muốn vận hành hiệu quả cần đảm bảo những tính năng thiết yếu sau:

- Quản lý liên hệ: Lưu trữ và quản lý chi tiết thông tin của khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.

- Quản lý khách hàng tiềm năng: Hỗ trợ theo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng qua các giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng.

- Quản lý quy trình bán hàng: Cung cấp khả năng hiển thị và theo dõi các giai đoạn của quy trình bán hàng.

- Quản lý tương tác: Ghi lại lịch sử giao tiếp với khách hàng, bao gồm email, cuộc gọi, cuộc họp và ghi chú.

- Báo cáo & phân tích: Cung cấp các công cụ để tạo báo cáo về hiệu suất và các chỉ số kinh doanh quan trọng.

- Tự động hóa quy trình: Hỗ trợ tự động hóa các tác vụ như gửi email chăm sóc, nhắc việc, follow-up…

2. Tích hợp tính năng ràng buộc để tăng cường gắn bó hệ thống

Bên cạnh nền tảng cốt lõi, doanh nghiệp cần tích hợp những tính năng buộc nhân viên phải sử dụng CRM như một phần không thể thiếu trong quy trình:

- Tích hợp CRM sâu vào quy trình làm việc thiết yếu:

• Bắt buộc sử dụng CRM để thực hiện các tác vụ then chốt, chẳng hạn như tạo báo giá, gửi hợp đồng, lên lịch hẹn, ghi nhận kết quả cuộc gọi và hoàn thành các bước trong quy trình bán hàng.

• Tích hợp CRM với các công cụ sử dụng hàng ngày, chẳng hạn như hệ thống email, lịch hẹn và hệ thống tổng đài VoIP.

- Đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu CRM:

• Sử dụng dữ liệu CRM để đo lường các chỉ số KPI, chẳng hạn như số lượng lead được xử lý, hoạt động tương tác, tỷ lệ chuyển đổi và giá trị giao dịch trung bình.

• Liên kết việc sử dụng CRM với các cơ chế khen thưởng hoặc kỷ luật, nếu phù hợp, với sự thận trọng và minh bạch.

- Giới hạn truy cập thông tin bên ngoài hệ thống:

• Thiết lập CRM làm nguồn thông tin chính thức duy nhất cho thông tin khách hàng, lịch sử tương tác và tài liệu liên quan.

- Quy trình phê duyệt thông qua CRM:

• Mọi yêu cầu về chiết khấu, duyệt hợp đồng... cần thực hiện trực tiếp trên phần mềm.

- Thiết lập trường bắt buộc và xác thực dữ liệu:

• Yêu cầu nhập liệu bắt buộc cho các trường thông tin quan trọng

• Thiết lập các quy tắc xác thực dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.

- Theo dõi hành vi sử dụng CRM:

• Giám sát hoạt động của người dùng trên CRM, chẳng hạn như tần suất đăng nhập và số lượng bản ghi được tạo và cập nhật.

• Thực hiện kiểm tra chất lượng dữ liệu định kỳ.

- Báo cáo và Phân tích dựa trên dữ liệu CRM (Bắt buộc):

• Sử dụng dữ liệu từ CRM làm nguồn thông tin chính thức cho các báo cáo và phân tích kinh doanh.

Hãy cùng thống kê một số phần mềm CRM phổ biến trên thị trường để thấy ở phiên bản Cơ bản, Getfly CRM đã đáp ứng được bao nhiêu tính năng chúng ta nêu bên trên.

Giải thích các ký hiệu:

✅: Có khả năng cao tính năng này được hỗ trợ ở phiên bản basic hoặc entry-level.

➖: Khả năng tính năng này chỉ được hỗ trợ ở các phiên bản cao cấp hơn.

✅ (Basic): Tính năng có sẵn nhưng có thể với các giới hạn về chức năng hoặc số lượng.

✅ (Limited in Free): Tính năng có sẵn trong gói miễn phí nhưng với nhiều hạn chế.

✅ (Starter): Tính năng có sẵn trong gói Starter (thường là gói trả phí cấp thấp nhất).

✅ (Ước tính): Dựa trên thông tin chung về Getfly CRM, tính năng này có khả năng có sẵn ở gói cơ bản, nhưng cần xác nhận lại.

➖ (Ước tính): Dựa trên thông tin chung, tính năng này có khả năng chỉ có ở các gói cao cấp hơn.

Việc triển khai CRM thành công không chỉ nằm ở công nghệ, mà còn ở tư duy tích hợp. Khi phần mềm được thiết kế để phù hợp với quy trình vận hành, được ràng buộc đúng cách, người dùng sẽ không còn xem CRM là gánh nặng, mà là một "trợ lý số" hỗ trợ công việc hằng ngày.

Đây chính là cách Getfly CRM đồng hành cùng doanh nghiệp – không chỉ cung cấp một hệ thống, mà còn cùng xây dựng một nền tảng vận hành thực sự hiệu quả, bền vững và minh bạch.