7+ cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả giảm rủi ro

Quản lý hàng tồn kho là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát, tối ưu hóa kho bãi và đảm bảo nguồn cung cấp ổn định. Getfly CRM gửi đến quý doanh nghiệp 7+ cách quản lý sản phẩm tồn kho hiệu quả nhất, từ ứng dụng phần mềm hiện đại đến các phương pháp truyền thống, nhằm mang lại giải pháp toàn diện cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

1. Quản lý hàng tồn kho là gì? 

Hàng tồn kho là thuật ngữ chỉ các sản phẩm được doanh nghiệp lưu trữ trong kho nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc bán hàng. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được xác định dựa trên ba tiêu chí:

• Sản phẩm được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.

• Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.

• Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Quản lý hàng tồn kho là việc lập kế hoạch, kiểm soát, sắp xếp, bảo quản, xuất nhập và lưu trữ hàng hóa một cách hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không bị thiếu hụt hoặc tồn đọng quá mức, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho và giảm thiểu rủi ro hàng lỗi thời.

2. Những dạng hàng tồn kho thường gặp

Hàng tồn kho được chia thành bốn loại là: Nguồn vật tư, nguyên liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm. Trong đó:

• Nguồn vật tư: Đây là các vật liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất, thường là hàng tiêu hao như văn phòng phẩm, nhiên liệu, hóa chất vệ sinh.

• Nguyên liệu thô: Các nguyên liệu chưa qua chế biến như quặng sắt, than cốc trong ngành luyện kim hoặc bông trong ngành dệt may.

• Bán thành phẩm: Sản phẩm chưa hoàn thiện, đang trong quá trình sản xuất và chờ qua các công đoạn tiếp theo.

• Thành phẩm: Sản phẩm hoàn chỉnh, sẵn sàng để bán ra thị trường. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất thép có thể có các loại hàng tồn kho như quặng sắt, hóa chất sản xuất, phôi thép và thép thành phẩm.

3. 7 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

3.1. Sử dụng phần mềm quản lý kho

Với sự phát triển của công nghệ, ngoài những phương thức quản lý kho truyền thống, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng các phần mềm quản lý chuyên biệt. Phần mềm quản lý kho có thể đảm bảo sự chính xác và tức thời của số liệu cũng như đơn giản hóa quy trình thống kê, kiểm tra hàng tồn trong từng giai đoạn.

Một trong những phần mềm quản lý kho nổi bật trên thị trường Việt Nam hiện nay chính là Getfly CRM. Đây là phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện, tích hợp đa tính năng như quản lý kho, quản lý báo giá,...

Getfly CRM cho phép doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý các sản phẩm tồn kho, giúp:

• Ghi nhận đầy đủ lịch sử nhập - xuất - tồn kho: Hệ thống tự động cập nhật dữ liệu ngay khi có giao dịch, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa, hạn chế thất thoát do sai sót hoặc gian lận.

• Theo dõi hàng hóa theo thời gian thực: Dữ liệu tồn kho được cập nhật liên tục, giúp nhà quản lý biết chính xác số lượng sản phẩm có sẵn, tình trạng hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng hoặc điều chuyển linh hoạt.

• Tích hợp quy trình bán hàng và tài chính: Khi có đơn hàng, hệ thống tự động trừ kho, cập nhật doanh thu và dòng tiền, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn, tránh sai sót về dòng tiền và số liệu hàng tồn khi nhập liệu thủ công.

• Cảnh báo mức tồn kho tối thiểu: Getfly CRM cho phép thiết lập cảnh báo khi lượng hàng tồn đạt ngưỡng thấp, giúp doanh nghiệp chủ động nhập hàng, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

• Quản lý nhiều kho hàng cùng lúc: Hỗ trợ doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cửa hàng hoặc kho lưu trữ khác nhau, giúp theo dõi hàng hóa dễ dàng, hạn chế thất thoát và tối ưu vận chuyển giữa các kho.

• Báo cáo chi tiết, trực quan: Hệ thống cung cấp báo cáo tổng hợp về tình hình xuất - nhập - tồn theo ngày, tháng, quý, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra chiến lược phù hợp.

3.2. Thiết lập mức tồn kho hợp lý, tối ưu

Mức tồn kho tối ưu là số lượng hàng hóa cần duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời mà không gây lãng phí. Để xác định mức tồn kho hợp lý, doanh nghiệp cần dựa trên các yếu tố như:

• Số lượng đơn đặt hàng trung bình của khách hàng.

• Thời gian nhập hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo không bị gián đoạn.

• Tỷ lệ tiêu thụ hàng hóa theo từng giai đoạn để tránh tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.

3.3. Quản lý theo mã vạch

Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng khi quản lý hàng tồn kho. Việc áp dụng mã vạch trong quản lý hàng hóa giúp nhân viên kho dễ dàng xác định chính xác sản phẩm cần tìm. Khi quét, các biến động về số lượng hàng hóa sẽ được báo cáo và hiển thị trực tiếp, giúp giảm thiểu sai sót khi nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý.

3.4. Kiểm tra kho theo định kỳ

Việc kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động mà tất cả các doanh nghiệp đều thực hiện trong quản lý kho hàng. Các doanh nghiệp thường áp dụng ba hình thức kiểm kê chính, đó là: Kiểm kê vật lý, kiểm kê tại chỗ và kiểm kê chu kỳ.

• Kiểm kê vật lý: Là hình thức kiểm tra toàn bộ số lượng hàng tồn kho cùng một lúc, thường được thực hiện vào cuối năm. Phương pháp này mang lại tính xác thực cao nhưng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.

• Kiểm kê tại chỗ: Là hình thức kiểm tra số lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện được các loại hàng bán chạy để điều chỉnh kế hoạch sản xuất kịp thời.

• Kiểm kê chu kỳ: Là phương pháp kiểm kê định kỳ theo một lịch trình quay, thay vì thực hiện kiểm kê toàn bộ vào cuối năm. Các mặt hàng có giá trị cao được kiểm tra thường xuyên hơn nhằm đảm bảo độ chính xác của số liệu.

3.5. Sử dụng phương pháp FIFO và LIFO

Để quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp FIFO và LIFO tùy thuộc vào nhu cầu xuất nhập hàng và đặc điểm của từng loại hàng hóa. Cụ thể như sau:

• Phương pháp FIFO (nhập trước, xuất trước): Các hàng hóa được sản xuất và lưu trữ sớm hơn sẽ được tiêu thụ trước. Phương pháp này phù hợp với tất cả các loại hàng hóa, đặc biệt là với những mặt hàng dễ hư hỏng và có khả năng lỗi thời cao.

• Phương pháp LIFO (nhập sau, xuất trước): Các hàng hóa được lưu trữ gần đây nhất sẽ được sử dụng hoặc tiêu thụ đầu tiên. Phương pháp LIFO cho phép doanh nghiệp điều chỉnh giá thành sản phẩm theo chi phí cập nhật nhất. Tuy nhiên, phương pháp này không phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn vì có thể gây ra tình trạng tích trữ hàng cũ trong kho kéo dài đến vài năm.

3.6. Giám sát và theo dõi quy trình xuất - nhập kho

Doanh nghiệp cần thực hiện việc giám sát và theo dõi quy trình xuất - nhập kho một cách nghiêm ngặt. Người quản lý kho cần theo dõi quy trình nhập nguyên liệu thô và nguồn vật tư để đảm bảo số lượng hàng hóa nhập vào đạt theo kế hoạch và chất lượng của hàng hóa luôn được đảm bảo.

Việc kiểm soát quy trình nhập kho cũng giúp doanh nghiệp ngăn chặn sự can thiệp từ các thành phần tiêu cực. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần kiểm soát số lượng hàng thành phẩm và đối chiếu với mức sử dụng nguyên liệu thô nhằm đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất, xác định xem có tồn tại thất thoát hay không và đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đến tay khách hàng.

3.7. Đặt kho tại nơi dễ quan sát

Doanh nghiệp cần chú ý đặt kho hàng tại những vị trí dễ quan sát để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra suôn sẻ. Kho hàng ở vị trí thuận tiện cho việc nhập - xuất và giao nhận hàng hóa, từ đó giảm thiểu tối đa các rủi ro cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí. Ngoài việc đặt kho tại khu vực phù hợp, nhân viên kho cũng cần kết hợp các phương pháp khác để nâng cao hiệu quả kiểm tra và quản lý sản phẩm tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho không chỉ là công cụ quản trị mà còn là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp. Khi linh hoạt kết hợp các phương pháp từ truyền thống đến hiện đại, doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung cấp ổn định, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí. Quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm hỗ trợ quản lý kho Getfly CRM, vui lòng điền thông tin TẠI ĐÂY.