Kiến thức CRM
CRM là gì? Tìm hiểu hệ thống quản lý khách hàng CRM
Chi phí triển khai On Premise gồm những khoản nào?
Chi phí triển khai On Premise bao gồm bản quyền, hạ tầng, cài đặt, bảo trì và vận hành. Tìm hiểu các khoản cần chuẩn bị trước khi triển khai.
Chi phí triển khai On Premise thường không nằm gọn trong một con số báo giá phần mềm, mà trải dài từ bản quyền, hạ tầng máy chủ cho đến chi phí vận hành nhiều năm sau đó. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra điều này khi ngân sách đã được duyệt và hệ thống bắt đầu chạy. Getfly CRM tổng hợp đầy đủ các khoản cần chuẩn bị, lý do mức đầu tư giữa các doanh nghiệp chênh lệch và cách dự toán sát thực tế hơn.
1. Chi phí triển khai On Premise bao gồm những khoản nào?
Chi phí triển khai On Premise được cấu thành từ nhiều khoản khác nhau, trong đó tiền mua phần mềm chỉ là một phần. Sáu nhóm chi phí dưới đây là những khoản doanh nghiệp gần như chắc chắn phải chi, dù triển khai CRM, ERP hay bất kỳ hệ thống nội bộ nào.
1.1. Chi phí bản quyền phần mềm
Đây là khoản chi đầu tiên và thường được báo giá rõ ràng nhất. Với mô hình On Premise, doanh nghiệp mua quyền sử dụng phần mềm dưới dạng license và cài đặt trên hạ tầng của mình, thay vì trả phí thuê bao định kỳ.
Mức chi phí bản quyền phụ thuộc vào ba yếu tố chính: số lượng người dùng được cấp quyền, số module chức năng doanh nghiệp lựa chọn và phạm vi sử dụng của hệ thống. Một doanh nghiệp chỉ cần module quản lý khách hàng và bán hàng sẽ có mức đầu tư khác hẳn doanh nghiệp muốn dùng trọn bộ.
Điểm cần lưu ý là license thường được tính theo bậc người dùng. Khi công ty mở rộng đội ngũ, chi phí bản quyền sẽ tăng theo, nên cần dự trù ngay từ giai đoạn lập ngân sách chứ không nên tính theo quy mô hiện tại.
1.2. Chi phí đầu tư hạ tầng máy chủ
Với On-Premise, doanh nghiệp tự sở hữu và vận hành hạ tầng, nên toàn bộ phần cứng đều nằm trong ngân sách đầu tư. Khoản này bao gồm máy chủ, thiết bị lưu trữ, thiết bị mạng và không gian đặt máy chủ tại phòng server hoặc trung tâm dữ liệu.
Ngoài phần cứng, doanh nghiệp còn phải tính đến các chi phí duy trì hạ tầng hoạt động ổn định như điện, làm mát, nguồn dự phòng và đường truyền. Đây là những khoản dễ bị bỏ sót khi lập dự toán vì chúng không xuất hiện trong báo giá phần mềm.
Quy mô hạ tầng cần đầu tư phụ thuộc vào lượng dữ liệu, số người truy cập đồng thời và yêu cầu về tốc độ xử lý. Cấu hình quá thấp sẽ khiến hệ thống chậm, còn đầu tư dư thừa lại làm đội vốn không cần thiết.
1.3. Chi phí triển khai và cấu hình hệ thống
Sau khi có phần mềm và máy chủ, hệ thống cần được cài đặt và cấu hình để chạy đúng với quy trình của doanh nghiệp. Khoản chi này trả cho công sức của đội ngũ triển khai, không phải cho sản phẩm.
Công việc trong giai đoạn này gồm cài đặt phần mềm lên máy chủ, phân quyền người dùng, thiết lập các trường dữ liệu, cấu hình quy trình làm việc và kiểm thử trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Doanh nghiệp có quy trình càng đặc thù thì thời gian và chi phí triển khai càng lớn.
Nếu hệ thống cần kết nối với các phần mềm đang dùng như kế toán, tổng đài hay website, phần tích hợp sẽ được tính thêm. Đây là hạng mục nên làm rõ ngay trong hợp đồng để tránh phát sinh giữa chừng.
1.4. Chi phí chuyển đổi và nhập dữ liệu
Dữ liệu cũ của doanh nghiệp hiếm khi ở trạng thái sẵn sàng để đưa vào hệ thống mới. Chi phí chuyển đổi dữ liệu chi trả cho việc thu thập, làm sạch, chuẩn hóa và nhập toàn bộ thông tin khách hàng, đơn hàng, hợp đồng vào hệ thống.
Mức chi phí phụ thuộc vào khối lượng dữ liệu và mức độ lộn xộn của nguồn dữ liệu gốc. Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều file Excel, nhiều định dạng, trùng lặp hoặc thiếu trường thông tin sẽ tốn nhiều công xử lý hơn hẳn dữ liệu đã được quản lý tập trung.
Đây là bước quyết định hệ thống mới có dùng được ngay hay không. Nhập dữ liệu sai hoặc thiếu sẽ khiến nhân viên quay lại làm việc trên file cũ, và toàn bộ khoản đầu tư trước đó mất giá trị.
1.5. Chi phí đào tạo và hỗ trợ vận hành
Hệ thống chỉ tạo ra giá trị khi nhân viên thực sự sử dụng, nên đào tạo là khoản chi bắt buộc chứ không phải tùy chọn. Chi phí này bao gồm các buổi hướng dẫn sử dụng cho từng nhóm người dùng và tài liệu đào tạo đi kèm.
Sau khi hệ thống đi vào hoạt động, doanh nghiệp vẫn cần hỗ trợ để xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình dùng thật. Nhiều nhà cung cấp tính khoản hỗ trợ sau triển khai theo gói thời gian, vì vậy cần xác nhận rõ phạm vi và thời hạn hỗ trợ được bao gồm.
Doanh nghiệp có nhiều phòng ban và nhiều cấp sử dụng sẽ cần nhiều đợt đào tạo hơn. Khi có nhân sự mới hoặc thay đổi nhân sự, chi phí đào tạo lại cũng nên được tính vào ngân sách vận hành hằng năm.
1.6. Chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống
Đây là khoản chi kéo dài suốt vòng đời hệ thống và thường bị đánh giá thấp khi lập dự toán. Bảo trì bao gồm cập nhật phiên bản phần mềm, vá lỗi, xử lý sự cố phát sinh và kiểm tra định kỳ tình trạng máy chủ.
Phí bảo trì thường được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá trị bản quyền và thu hằng năm. Bên cạnh phần mềm, phần cứng cũng cần được bảo dưỡng, thay thế linh kiện và nâng cấp cấu hình sau một số năm sử dụng.
Nếu doanh nghiệp không duy trì bảo trì, hệ thống sẽ dần lạc hậu về tính năng và rủi ro bảo mật tăng lên. Vì vậy, khi tính chi phí triển khai On Premise, cần nhìn theo chu kỳ nhiều năm thay vì chỉ tính khoản chi năm đầu.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai On Premise
Cùng một phần mềm nhưng hai doanh nghiệp có thể chi những khoản rất khác nhau. Ba yếu tố dưới đây giải thích phần lớn khoảng chênh lệch đó và cũng là những điểm doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh để tối ưu ngân sách.
2.1. Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng
Số người dùng là biến số tác động trực tiếp và mạnh nhất đến tổng chi phí. Số user tăng kéo theo số license phải mua tăng, đồng thời máy chủ cũng cần cấu hình cao hơn để xử lý lượng truy cập đồng thời lớn hơn.
Quy mô doanh nghiệp còn ảnh hưởng đến độ phức tạp của việc triển khai. Một công ty có nhiều chi nhánh, nhiều phòng ban với luồng dữ liệu đan xen sẽ cần nhiều thời gian phân quyền, cấu hình và đào tạo hơn so với doanh nghiệp hoạt động tập trung tại một điểm.
2.2. Mức độ tùy chỉnh hệ thống
Phần mềm càng phải sửa đổi để khớp với cách làm việc riêng của doanh nghiệp thì chi phí càng cao. Các yêu cầu như xây dựng workflow riêng, tạo báo cáo theo mẫu đặc thù hay thay đổi luồng phê duyệt đều cần công lập trình và kiểm thử.
Tích hợp với các hệ thống khác cũng thuộc nhóm tùy chỉnh. Kết nối CRM với phần mềm kế toán, tổng đài, website hay hệ thống kho đòi hỏi xây dựng và kiểm tra luồng dữ liệu hai chiều, nên thường được báo giá riêng theo từng đầu việc.
Doanh nghiệp nên phân loại rõ đâu là yêu cầu bắt buộc và đâu là mong muốn có thêm. Chỉ tùy chỉnh những phần thực sự ảnh hưởng đến hiệu quả công việc sẽ giúp giữ ngân sách trong tầm kiểm soát.
2.3. Yêu cầu bảo mật và hạ tầng CNTT
Khi dữ liệu được lưu trữ tại chỗ, trách nhiệm bảo mật thuộc về doanh nghiệp, và mức đầu tư sẽ tăng theo mức độ yêu cầu. Các hạng mục thường gặp gồm tường lửa, hệ thống sao lưu, giải pháp giám sát và phân quyền truy cập chặt chẽ.
Những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có quy định nghiêm ngặt về dữ liệu thường phải đáp ứng thêm các tiêu chuẩn riêng. Điều này kéo theo chi phí cho giải pháp bảo mật chuyên biệt và cả nhân sự vận hành có chuyên môn.
Chi phí bảo mật nên được xem là khoản đầu tư dài hạn. Một sự cố mất dữ liệu hoặc gián đoạn hệ thống có thể gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với khoản tiết kiệm được khi cắt giảm hạng mục này.
3. So sánh chi phí triển khai On Premise và Cloud
Nhìn từ góc độ ngân sách, khác biệt lớn nhất giữa on premise vs cloud nằm ở thời điểm doanh nghiệp phải chi tiền. Phần dưới đây phân tích cả chi phí ban đầu và chi phí tích lũy theo thời gian để doanh nghiệp có cơ sở lựa chọn.
3.1. Chi phí đầu tư ban đầu
On-Premise đòi hỏi doanh nghiệp bỏ ra một khoản vốn lớn ngay từ đầu, bao gồm bản quyền phần mềm, máy chủ, thiết bị mạng và toàn bộ công triển khai. Đây là khoản chi tập trung, được ghi nhận như một hạng mục đầu tư tài sản.
Cloud vận hành theo cách ngược lại. Doanh nghiệp trả phí theo kỳ dựa trên số người dùng và gói dịch vụ, không cần mua máy chủ hay thiết bị, nên số tiền phải chuẩn bị ở giai đoạn đầu thấp hơn đáng kể.
Sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Doanh nghiệp có ngân sách đầu tư sẵn sẽ thấy On-Premise dễ chấp nhận, còn doanh nghiệp muốn giữ vốn lưu động thường ưu tiên mô hình trả phí định kỳ.
3.2. Chi phí vận hành dài hạn
Khi so sánh, cần tính tổng chi phí sở hữu trong khoảng 3 đến 5 năm thay vì chỉ nhìn con số ban đầu. Với On-Premise, sau khoản đầu tư lớn ban đầu, chi phí hằng năm chủ yếu là bảo trì, nâng cấp, điện năng và nhân sự IT vận hành hệ thống.
Với Cloud, chi phí được trải đều theo từng kỳ và tăng dần khi số người dùng mở rộng. Doanh nghiệp không phải lo phần cứng, nhưng khoản phí thuê bao sẽ tiếp tục phát sinh chừng nào còn sử dụng dịch vụ.
Vì vậy, không có mô hình nào rẻ hơn tuyệt đối. Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô người dùng, thời gian dự kiến sử dụng hệ thống và việc doanh nghiệp có sẵn đội ngũ IT để vận hành hay không.
4. Doanh nghiệp nào phù hợp với mô hình On Premise?
Không phải doanh nghiệp nào cũng nên chọn triển khai tại chỗ, dù mô hình này mang lại nhiều quyền kiểm soát. Hai đặc điểm dưới đây thường là dấu hiệu cho thấy On-Premise là lựa chọn hợp lý.
4.1. Doanh nghiệp cần kiểm soát dữ liệu nội bộ
On-Premise phù hợp với doanh nghiệp muốn toàn bộ dữ liệu nằm trong hệ thống máy chủ do mình quản lý. Khi dữ liệu được lưu tại chỗ, doanh nghiệp tự quyết định cách lưu trữ, phân quyền truy cập và chính sách sao lưu mà không phụ thuộc vào bên thứ ba.
Đây là ưu tiên của các đơn vị làm việc với dữ liệu khách hàng nhạy cảm, dữ liệu tài chính hoặc thông tin thuộc bí mật kinh doanh. Mô hình này cũng giúp doanh nghiệp dễ đáp ứng các yêu cầu nội bộ hoặc quy định ngành về nơi lưu trữ dữ liệu.
4.2. Doanh nghiệp có đội ngũ IT vận hành
Hệ thống On-Premise cần người quản trị thường xuyên, từ theo dõi tình trạng máy chủ, sao lưu dữ liệu đến xử lý sự cố khi hệ thống gặp vấn đề. Nếu không có nhân sự đảm nhận, doanh nghiệp sẽ phải thuê ngoài và khoản này cần được đưa vào dự toán.
Đội ngũ IT nội bộ cũng giúp rút ngắn thời gian phản ứng khi có sự cố. Ngược lại, doanh nghiệp nhỏ chưa có bộ phận IT riêng thường gặp khó khi vận hành, vì chi phí thuê ngoài dài hạn có thể vượt xa phần tiết kiệm được từ việc tự sở hữu hạ tầng.
5. Lưu ý khi dự toán chi phí triển khai On Premise
Phần lớn trường hợp vượt ngân sách đều bắt nguồn từ khâu dự toán chứ không phải khâu triển khai. Hai lưu ý dưới đây giúp doanh nghiệp lập ngân sách sát thực tế và tránh những khoản phát sinh không mong muốn.
5.1. Xác định nhu cầu sử dụng thực tế
Trước khi hỏi báo giá, doanh nghiệp nên liệt kê rõ ai sẽ dùng hệ thống, dùng để làm gì và cần những chức năng nào. Danh sách này là cơ sở để chọn đúng số license và đúng module, thay vì mua theo gói đầy đủ rồi để trống nhiều tính năng.
Việc xác định nhu cầu cũng giúp chọn cấu hình máy chủ hợp lý. Đầu tư dư thừa khiến vốn bị đọng vào phần cứng không dùng hết, trong khi đầu tư thiếu lại buộc doanh nghiệp nâng cấp sớm và tốn thêm chi phí.
Nên phân biệt rõ nhu cầu hiện tại và nhu cầu dự kiến trong 2 đến 3 năm tới. Cách làm này giúp hệ thống có dư địa mở rộng mà không phải trả tiền ngay cho những gì chưa dùng đến.
5.2. Tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO)
Tổng chi phí sở hữu là con số phản ánh đúng mức đầu tư, chứ không phải giá phần mềm trên báo giá. TCO gộp toàn bộ chi phí ban đầu cùng các khoản duy trì hệ thống trong suốt thời gian sử dụng.
Khi lập bảng TCO, doanh nghiệp nên đưa vào đầy đủ các nhóm chi phí sau:
-
Bản quyền phần mềm và phí license mở rộng khi tăng người dùng
-
Máy chủ, thiết bị mạng, không gian đặt máy chủ và chi phí điện, làm mát
-
Công triển khai, cấu hình, tích hợp và chuyển đổi dữ liệu
-
Đào tạo người dùng và hỗ trợ sau triển khai
-
Phí bảo trì, nâng cấp phần mềm và thay thế phần cứng theo chu kỳ
-
Nhân sự IT vận hành hoặc chi phí thuê ngoài quản trị hệ thống
Nên tính TCO theo khung thời gian 3 đến 5 năm và so sánh song song với phương án Cloud trên cùng khung thời gian đó. Đây là cách duy nhất để biết mô hình nào thực sự tiết kiệm hơn với đặc thù của doanh nghiệp mình.
Hy vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp đã hình dung rõ chi phí triển khai On Premise gồm những khoản nào, vì sao mức đầu tư giữa các đơn vị chênh lệch và cần chuẩn bị gì trước khi quyết định. Điểm cốt lõi là nhìn theo tổng chi phí sở hữu trong nhiều năm, gắn với nhu cầu sử dụng thực tế thay vì chỉ so sánh giá phần mềm ban đầu. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa On-Premise và Cloud cho hệ thống CRM, hãy liên hệ Getfly CRM để được tư vấn phương án triển khai và dự toán ngân sách phù hợp với quy mô của mình.
Tại sao bạn nên ở lại trang web này?
Bạn không nên bỏ lỡ
Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… tất cả tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tinh gọn và vận hành hiệu quả.
DÀNH RIÊNG CHO BẠN
