Kiến thức CRM
CRM là gì? Tìm hiểu hệ thống quản lý khách hàng CRM
Chủ quyền dữ liệu là gì? Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát dữ liệu?
Chủ quyền dữ liệu là gì? Tìm hiểu ý nghĩa, vai trò và lý do doanh nghiệp cần kiểm soát dữ liệu trong quá trình chuyển đổi số.
Chủ quyền dữ liệu là gì và tại sao khái niệm này ngày càng được nhắc đến khi doanh nghiệp chuyển đổi số? Vấn đề nằm ở chỗ nhiều công ty đang lưu dữ liệu khách hàng ở nơi mình không thực sự kiểm soát. Getfly CRM sẽ giải thích rõ khái niệm này, phân biệt với quyền sở hữu dữ liệu và chỉ ra những việc doanh nghiệp cần làm để giữ quyền kiểm soát tài sản dữ liệu của mình.
1. Chủ quyền dữ liệu là gì?
Chủ quyền dữ liệu (Data Sovereignty) là quyền của một tổ chức hoặc quốc gia trong việc kiểm soát dữ liệu của mình, đồng thời dữ liệu đó phải tuân theo luật pháp của nơi nó được lưu trữ. Nói đơn giản, dữ liệu nằm ở đâu thì chịu sự điều chỉnh của pháp luật ở đó.
Với doanh nghiệp, khái niệm này trả lời ba câu hỏi thực tế: dữ liệu của công ty đang được lưu ở đâu, ai có quyền truy cập vào đó và ai được quyết định cách sử dụng dữ liệu. Khi cả ba câu hỏi đều có câu trả lời rõ ràng, doanh nghiệp mới thực sự nắm chủ quyền với dữ liệu của mình.
Hiểu đúng chủ quyền dữ liệu là gì giúp doanh nghiệp tránh một nhầm lẫn phổ biến. Việc bạn tạo ra dữ liệu không đồng nghĩa với việc bạn đang kiểm soát nó, nhất là khi toàn bộ thông tin được đặt trên hạ tầng của một nhà cung cấp bên ngoài.
2. Chủ quyền dữ liệu bao gồm những yếu tố nào?
Chủ quyền dữ liệu không phải một khái niệm trừu tượng mà được thể hiện qua các quyền cụ thể. Ba quyền dưới đây đi từ nơi dữ liệu được lưu, cách dữ liệu được dùng đến cách dữ liệu được bảo vệ.
2.1. Quyền kiểm soát nơi lưu trữ dữ liệu
Đây là yếu tố nền tảng của chủ quyền dữ liệu: doanh nghiệp phải biết và quyết định được dữ liệu của mình đặt ở đâu. Vị trí lưu trữ có thể là máy chủ tại văn phòng, trung tâm dữ liệu trong nước hoặc hạ tầng đám mây đặt ở nước ngoài.
Vị trí này quan trọng vì nó xác định luật pháp nào áp dụng cho dữ liệu. Khi dữ liệu khách hàng được lưu trên máy chủ ở quốc gia khác, doanh nghiệp có thể phải chịu ràng buộc bởi quy định của quốc gia đó mà không lường trước.
2.2. Quyền quyết định cách sử dụng dữ liệu
Chủ quyền dữ liệu còn nằm ở việc doanh nghiệp tự quyết định dữ liệu được dùng vào mục đích gì và chia sẻ với ai. Điều này bao gồm quyền cho phép hoặc từ chối việc bên thứ ba khai thác dữ liệu cho các mục đích ngoài phạm vi hợp đồng.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chưa đọc kỹ điều khoản khi dùng dịch vụ lưu trữ. Nếu không kiểm tra kỹ, dữ liệu có thể được nhà cung cấp xử lý theo cách mà công ty không hề chủ động lựa chọn.
2.3. Quyền bảo vệ và quản lý dữ liệu
Yếu tố cuối cùng là khả năng bảo vệ dữ liệu bằng các biện pháp do chính doanh nghiệp thiết lập. Điều này gồm việc quy định ai được truy cập, cách mã hóa và lưu trữ, chính sách sao lưu cũng như cách xử lý khi có sự cố.
Quyền quản lý còn bao gồm khả năng lấy lại hoặc di chuyển toàn bộ dữ liệu khi cần. Một doanh nghiệp không thể xuất dữ liệu của mình ra khỏi hệ thống đang dùng thì trên thực tế đã mất phần lớn chủ quyền với dữ liệu đó.
3. Phân biệt chủ quyền dữ liệu và quyền sở hữu dữ liệu
Hai khái niệm này thường bị dùng lẫn nhau nhưng trả lời hai câu hỏi khác nhau. Một bên nói về phạm vi kiểm soát và pháp lý, bên còn lại nói về ai là chủ và ai chịu trách nhiệm với dữ liệu.
3.1. Chủ quyền dữ liệu (Data Sovereignty)
Chủ quyền dữ liệu trả lời câu hỏi: dữ liệu này chịu sự kiểm soát của ai và theo luật của nơi nào? Trọng tâm của khái niệm nằm ở quyền kiểm soát thực tế và phạm vi pháp lý áp dụng cho dữ liệu.
Vì gắn với vị trí lưu trữ, chủ quyền dữ liệu có thể thay đổi khi doanh nghiệp chuyển hệ thống sang nhà cung cấp khác hoặc sang máy chủ đặt ở quốc gia khác. Đây là lý do vị trí đặt dữ liệu luôn là câu hỏi cần làm rõ trước khi ký hợp đồng.
3.2. Quyền sở hữu dữ liệu (Data Ownership)
Quyền sở hữu dữ liệu trả lời câu hỏi: ai là chủ của dữ liệu này và ai chịu trách nhiệm quản lý nó? Chủ thể sở hữu có quyền quyết định về dữ liệu và đồng thời gánh trách nhiệm bảo vệ, cập nhật cũng như xử lý dữ liệu đúng mục đích.
Điểm cần lưu ý là sở hữu không tự động đi kèm kiểm soát. Doanh nghiệp vẫn là chủ sở hữu dữ liệu khách hàng, nhưng nếu dữ liệu nằm trên hạ tầng bên thứ ba thì quyền kiểm soát thực tế đã bị chia sẻ.
4. Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến chủ quyền dữ liệu?
Chủ quyền dữ liệu không chỉ là vấn đề pháp lý mà ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Ba lý do dưới đây cho thấy vì sao chủ doanh nghiệp nên đặt câu hỏi về dữ liệu của mình càng sớm càng tốt.
4.1. Giảm rủi ro mất quyền kiểm soát dữ liệu
Khi doanh nghiệp nắm rõ chủ quyền dữ liệu, mức độ phụ thuộc vào bên thứ ba sẽ giảm đáng kể. Công ty chủ động được trong việc truy xuất, sao lưu và di chuyển dữ liệu mà không cần chờ đợi hay xin phép nhà cung cấp.
Rủi ro rõ nhất xuất hiện khi nhà cung cấp thay đổi chính sách, tăng giá hoặc ngừng dịch vụ. Doanh nghiệp giữ được quyền kiểm soát sẽ có phương án thay thế, thay vì bị động vì toàn bộ dữ liệu đang nằm ngoài tầm với.
4.2. Đảm bảo tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu
Dữ liệu khách hàng chịu sự điều chỉnh của các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, và doanh nghiệp là bên chịu trách nhiệm trước khách hàng. Muốn tuân thủ, trước hết công ty phải biết dữ liệu đang được lưu ở đâu và ai đang tiếp cận nó.
Nắm chủ quyền dữ liệu giúp doanh nghiệp trả lời được những câu hỏi này khi cần chứng minh. Ngược lại, nếu không kiểm soát được vị trí và luồng dữ liệu, việc đáp ứng yêu cầu pháp lý trở nên rất khó khăn.
4.3. Tăng khả năng quản trị và khai thác dữ liệu
Kiểm soát tốt cũng đồng nghĩa dữ liệu được tổ chức gọn gàng hơn. Khi doanh nghiệp biết rõ dữ liệu nằm ở đâu và theo chuẩn nào, việc tổng hợp báo cáo hay phân tích tình hình kinh doanh trở nên nhanh và đáng tin cậy hơn.
Đây là lợi ích thường bị bỏ qua khi nói về chủ quyền dữ liệu. Ngoài mục đích phòng ngừa rủi ro, việc kiểm soát dữ liệu còn tạo nền tảng để công ty khai thác thông tin phục vụ ra quyết định.
5. Rủi ro khi doanh nghiệp không kiểm soát được dữ liệu
Mất kiểm soát dữ liệu hiếm khi xảy ra đột ngột mà tích tụ dần qua cách doanh nghiệp lưu trữ và vận hành. Ba rủi ro dưới đây là những tình huống thường gặp nhất trong thực tế.
5.1. Dữ liệu bị phân tán trên nhiều nền tảng
Khi mỗi bộ phận dùng một công cụ riêng, dữ liệu của doanh nghiệp bị chia nhỏ ra nhiều nơi. Thông tin khách hàng nằm ở file Excel, lịch sử trao đổi ở ứng dụng nhắn tin, đơn hàng ở phần mềm khác và không nơi nào có bức tranh đầy đủ.
Tình trạng này khiến việc kiểm soát quyền truy cập gần như không thể thực hiện. Doanh nghiệp không biết chính xác ai đang có trong tay dữ liệu gì, cũng không có cách nào thu hồi khi cần.
5.2. Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ
Khi toàn bộ dữ liệu đặt trên hệ thống của một nhà cung cấp, doanh nghiệp bị ràng buộc vào các điều kiện của bên đó. Việc thay đổi nhà cung cấp trở nên khó khăn nếu dữ liệu không thể xuất ra ở định dạng dùng được.
Sự phụ thuộc còn thể hiện ở khả năng ứng phó khi có sự cố. Nếu hệ thống của nhà cung cấp gặp trục trặc, doanh nghiệp chỉ có thể chờ, dù công việc kinh doanh vẫn phải tiếp tục.
5.3. Nguy cơ rò rỉ dữ liệu khách hàng
Dữ liệu khách hàng là nhóm dữ liệu nhạy cảm nhất và cũng dễ thất thoát nhất khi thiếu kiểm soát. Nếu hệ thống CRM không phân quyền rõ ràng, nhân sự có thể xem, xuất hoặc sao chép danh sách khách hàng vượt ngoài phạm vi công việc.
Hậu quả của rò rỉ không chỉ dừng ở việc mất dữ liệu. Doanh nghiệp còn đối mặt với việc mất uy tín trước khách hàng và trách nhiệm pháp lý liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân.
6. Chủ quyền dữ liệu và mô hình lưu trữ On-Premise
Cách doanh nghiệp lưu trữ hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ kiểm soát dữ liệu. Hai phần dưới đây so sánh On-Premise và Cloud dưới góc nhìn quyền kiểm soát, để doanh nghiệp cân nhắc theo nhu cầu của mình.
6.1. On-Premise giúp doanh nghiệp tự kiểm soát hạ tầng dữ liệu
Với mô hình On Premise, phần mềm và dữ liệu được cài đặt trên máy chủ do chính doanh nghiệp quản lý. Công ty biết chính xác dữ liệu nằm ở đâu, tự thiết lập chính sách truy cập, tự quyết định lịch sao lưu và cách xử lý khi có sự cố.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật hoặc làm việc với dữ liệu nhạy cảm. Đổi lại, công ty cần đầu tư hạ tầng ban đầu và có nhân sự đủ khả năng vận hành hệ thống lâu dài.
6.2. Cloud và bài toán kiểm soát dữ liệu
Cloud mang lại lợi thế rõ ràng về chi phí ban đầu, tốc độ triển khai và khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Công ty không cần mua máy chủ hay lo bảo trì phần cứng, mọi việc do nhà cung cấp đảm nhận.
Điểm cần cân nhắc là dữ liệu nằm trên hạ tầng của bên khác, nên quyền kiểm soát được chia sẻ. Doanh nghiệp cần làm rõ dữ liệu được lưu ở quốc gia nào, ai có quyền truy cập và có thể xuất dữ liệu ra khi nào.
Lựa chọn giữa hai mô hình phụ thuộc vào mức độ nhạy cảm của dữ liệu và nguồn lực kỹ thuật của doanh nghiệp. Điều quan trọng là quyết định dựa trên đánh giá cụ thể, không phải theo xu hướng chung.
7. Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo chủ quyền dữ liệu?
Giữ chủ quyền dữ liệu bắt đầu từ những việc rất cụ thể trong nội bộ. Ba bước dưới đây đi từ ban hành chính sách, thiết lập quyền truy cập đến lựa chọn hệ thống quản lý phù hợp.
7.1. Xây dựng chính sách quản trị dữ liệu
Doanh nghiệp cần một bộ quy định rõ ràng về việc dữ liệu được thu thập, lưu trữ và sử dụng như thế nào. Chính sách này nên nêu cụ thể dữ liệu nào được lưu ở đâu, ai chịu trách nhiệm cập nhật, thời gian lưu trữ và cách xử lý khi dữ liệu không còn cần dùng.
Chính sách chỉ có giá trị khi được phổ biến và áp dụng thống nhất. Nếu chỉ nằm trên giấy tờ, các bộ phận vẫn sẽ tiếp tục lưu trữ dữ liệu theo thói quen cũ và tình trạng phân tán không được cải thiện.
7.2. Phân quyền truy cập dữ liệu
Phân quyền theo vai trò là cách trực tiếp nhất để hạn chế truy cập trái phép. Mỗi nhân sự chỉ nên tiếp cận phần dữ liệu cần cho công việc của mình, thay vì được mở toàn bộ kho thông tin của công ty.
Doanh nghiệp nên rà soát quyền truy cập định kỳ, đặc biệt khi có thay đổi nhân sự hoặc điều chuyển vị trí. Việc thu hồi quyền ngay khi nhân viên nghỉ việc là bước đơn giản nhưng thường bị bỏ sót.
7.3. Lựa chọn hệ thống quản lý dữ liệu phù hợp
Hệ thống quản lý là nơi chính sách dữ liệu được thực thi trên thực tế. Dù chọn CRM, ERP hay giải pháp lưu trữ khác, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống đáp ứng được các yêu cầu về phân quyền chi tiết, ghi nhận lịch sử thao tác và khả năng xuất dữ liệu khi cần.
Với dữ liệu khách hàng, một hệ thống CRM tập trung giúp công ty giữ thông tin ở lại với doanh nghiệp thay vì phụ thuộc vào từng cá nhân. Getfly CRM cung cấp cả phương án triển khai để doanh nghiệp lựa chọn theo mức độ kiểm soát dữ liệu mà mình cần.
Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã hiểu rõ chủ quyền dữ liệu là gì, khác biệt giữa chủ quyền và quyền sở hữu dữ liệu, cùng những rủi ro khi doanh nghiệp không kiểm soát được thông tin của mình. Điểm mấu chốt là biết dữ liệu đang nằm ở đâu, ai được truy cập và doanh nghiệp có thể lấy lại nó khi nào. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc phương án quản lý dữ liệu khách hàng với mức độ kiểm soát cao hơn, hãy liên hệ Getfly CRM để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô và yêu cầu bảo mật của mình.
Tại sao bạn nên ở lại trang web này?
Bạn không nên bỏ lỡ
Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… tất cả tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tinh gọn và vận hành hiệu quả.
DÀNH RIÊNG CHO BẠN
