Phần mềm quản lý kho – Đơn giản hoá quy trình xuất nhập tồn kho phức tạp

Bạn đang gặp khó khăn khi kiểm soát số lượng sản phẩm, xuất nhập tồn kho? Phần mềm quản lý kho hiện đại là chìa khóa giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện mọi quy trình, cảnh báo mức tồn kho, quản lý giao dịch hiệu quả và bảo mật theo từng vai trò. Cùng Getfly.vn giải pháp quản lý kho mới giúp tối ưu vận hành, tiết kiệm thời gian và chi phí!

1. Quản lý kho là gì? Vì sao cần phần mềm quản lý kho?

Quản lý kho là quá trình bao gồm các hoạt động tổ chức, kiểm soát và theo dõi toàn bộ hàng hóa, vật tư trong kho, từ lúc chúng được nhập vào cho đến khi xuất ra khỏi kho. Mục tiêu cốt lõi là đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có để đáp ứng nhu cầu sản xuất hoặc kinh doanh, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu chi phí vận hành.

Các hoạt động chính của quản lý kho bao gồm:

• Nhập kho: Tiếp nhận, kiểm tra chất lượng, số lượng và sắp xếp hàng hóa vào vị trí lưu trữ.

• Lưu trữ: Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học (theo chủng loại, lô, hạn sử dụng, v.v.) và theo dõi vị trí lưu trữ.

• Kiểm kê: Đối chiếu thực tế hàng tồn kho với số liệu ghi nhận, phát hiện chênh lệch.

• Xuất kho: Lấy hàng theo yêu cầu, đóng gói và vận chuyển ra khỏi kho.

• Quản lý tồn kho: Theo dõi mức tồn kho tối thiểu, tối đa và điểm đặt hàng lại để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.

Để thấy rõ sự khác biệt về hiệu quả và năng suất giữa các phương pháp quản lý, dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa việc quản lý kho thủ công truyền thống và sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp:

Xu hướng chuyển đổi số trong quản lý kho hiện nay

Trong thời đại công nghiệp 4.0, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Quản lý kho là một trong những lĩnh vực được ưu tiên chuyển đổi sớm do ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tốc độ phục vụ khách hàng và hiệu quả vận hành.

Một số xu hướng nổi bật trong chuyển đổi số quản lý kho:

• Tích hợp phần mềm ERP: Hệ thống quản lý kho không còn hoạt động đơn lẻ mà được tích hợp vào hệ thống ERP tổng thể, giúp dữ liệu luân chuyển liên tục giữa các bộ phận.

• Ứng dụng công nghệ IoT, mã vạch, RFID: Tăng độ chính xác khi nhập – xuất hàng hóa, hỗ trợ kiểm kê tự động.

• Báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực: Giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kho tức thì, đưa ra quyết định kịp thời.

• Làm việc từ xa: Phần mềm quản lý kho hiện đại cho phép truy cập từ bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị, hỗ trợ quản lý kho từ xa hiệu quả.

Xem thêm: Ứng dụng CRM giúp quản lý vận hành doanh nghiệp tốt nhất

2. Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình logistics và đảm bảo độ chính xác của hàng tồn kho. Các tính năng cốt lõi của phần mềm bao gồm:

Kiểm soát xuất nhập tồn kho theo thời gian thực

Một trong những tính năng quan trọng và cơ bản nhất của phần mềm quản lý kho. Nhờ khả năng kết nối và cập nhật liên tục, hệ thống giúp người dùng theo dõi được tình trạng xuất – nhập – tồn kho tức thì, không cần đợi đến cuối ngày hoặc kiểm kê thủ công.

Loại bỏ tình trạng bán hàng bị động (bán hàng khi thực tế đã hết hàng) hoặc trì hoãn sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Nhà quản lý luôn có cái nhìn minh bạch và chính xác về lượng hàng hóa đang có trong kho bất cứ lúc nào.

Tìm kiếm, tra cứu kho hàng, bảo mật thông tin từng kho

Phần mềm quản lý kho hiện đại cho phép người dùng tra cứu nhanh chóng thông tin về vị trí, số lượng, mã hàng, ngày nhập và xuất của từng sản phẩm trong nhiều kho khác nhau chỉ với vài thao tác. Đồng thời, hệ thống có khả năng bảo mật từng kho riêng biệt, giúp:

• Mỗi chi nhánh hoặc bộ phận chỉ được truy cập dữ liệu liên quan.

• Bảo vệ thông tin hàng hóa chiến lược, tránh rò rỉ nội bộ.

• Kiểm soát truy cập của người dùng theo chức năng, vị trí

Tìm kiếm và tra cứu đơn hàng nhanh chóng

Thiết lập quy trình duyệt kho và phân quyền chi tiết 

Các lệnh nhập, xuất hoặc chuyển kho phải trải qua một quy trình phê duyệt chặt chẽ. Ví dụ: Nhân viên lập phiếu đưa cho trưởng bộ phận duyệt và bên thủ kho thực hiện. Việc này giúp ngăn chặn thất thoát và đảm bảo mọi giao dịch đều có căn cứ hợp lệ.

Cập nhật tự động số lượng tồn, cảnh báo khi vượt ngưỡng tối thiểu

Khi một mặt hàng được xuất hoặc nhập, phần mềm sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, tránh việc phải tính toán thủ công như trước kia. Hệ thống cũng có thể thiết lập ngưỡng tối thiểu cho từng mặt hàng. Khi hàng hóa chạm mức này, hệ thống sẽ cảnh báo tự động, giúp:

• Chủ động nhập hàng đúng lúc.

• Tránh bị gián đoạn bán hàng hoặc sản xuất do thiếu nguyên liệu.

• Giảm tồn kho chết nhờ điều chỉnh kế hoạch nhập/xuất hợp lý.

Ghi nhận và lưu trữ lịch sử chuyển kho, kiểm kê kho

Ghi nhận và lưu trữ lịch sử chuyển kho, kiểm kê kho là tính năng giúp phần mềm tự động ghi lại toàn bộ quá trình luân chuyển hàng hóa giữa các kho cũng như các đợt kiểm kê định kỳ. Mỗi thao tác như chuyển kho, kiểm kê đều được lưu đầy đủ thông tin: thời gian, người thực hiện, số lượng hàng, chênh lệch (nếu có),... 

3. Quy trình vận hành phần mềm quản lý kho

Việc áp dụng phần mềm quản lý kho chuẩn hóa hoạt động kho bãi thành một quy trình khép kín, tối ưu hóa từ lúc nhận hàng đến khi xuất hàng. Dưới đây là 5 bước cốt lõi trong quy trình vận hành:

Nhập kho

Quá trình nhập kho là bước đầu tiên trong chuỗi vận hành của phần mềm quản lý kho. Khi có hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên kho tạo phiếu nhập kho trực tiếp trên phần mềm, ghi nhận đầy đủ thông tin như: mã hàng, số lượng, đơn vị tính, ngày nhập, nhà cung cấp, giá nhập, v.v.

Tạo phiếu nhập kho trực tiếp trên phần mềm quản lý kho

Lưu kho

Sau khi nhập, hàng hóa cần được di chuyển đến vị trí lưu trữ tối ưu trong kho.

• Quản lý vị trí lưu kho chi tiết giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi cần.

• Hệ thống hỗ trợ sơ đồ kho, mã vị trí (location code) để tăng tốc độ vận hành.

• Đảm bảo lưu trữ đúng điều kiện (nếu có): nhiệt độ, độ ẩm, bảo quản đặc biệt,...

Xuất kho

Quy trình này bắt đầu khi có yêu cầu xuất hàng để bán hoặc phục vụ sản xuất.

• Tạo Phiếu xuất: Dựa trên đơn hàng hoặc yêu cầu sản xuất, hệ thống tạo ra Phiếu xuất kho điện tử.

• Tối ưu hóa lấy hàng: Phần mềm tự động tạo ra lộ trình lấy hàng tối ưu cho nhân viên. Thay vì di chuyển ngẫu nhiên, nhân viên sẽ được hướng dẫn đi theo một đường đi ngắn nhất để thu thập tất cả các mặt hàng cần thiết, tiết kiệm thời gian và công sức.

• Kiểm tra và Đóng gói: Hàng hóa được quét mã lần cuối trước khi đóng gói và bàn giao. Hệ thống xác nhận số lượng xuất và tự động giảm số lượng tồn kho theo thời gian thực.

Kiểm kê

Sau khi hoàn tất các hoạt động xuất nhập kho, kiểm kê là quy trình thiết yếu để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu. Phần mềm hỗ trợ kiểm kê chu kỳ thường xuyên thay vì kiểm kê toàn bộ, cho phép nhân viên sử dụng thiết bị di động để quét và nhập số lượng thực tế trực tiếp. Hệ thống sẽ tự động so sánh số liệu thực tế với số liệu lý thuyết và báo cáo chi tiết các chênh lệch. 

Báo cáo

Cuối cùng là tính năng báo cáo tổng hợp toàn bộ dữ liệu hoạt động. Mỗi báo cáo này không chỉ cung cấp cái nhìn tức thời về tồn kho, luân chuyển hàng hóa, mà còn phân tích hiệu suất làm việc của kho bãi, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược, tối ưu hóa quy trình và dự báo nhu cầu trong tương lai một cách hiệu quả.

4. Vì sao nên chọn phần mềm quản lý kho của Getfly CRM?

Phần mềm quản lý kho của Getfly CRM nổi bật không chỉ nhờ vào các tính năng cơ bản mà còn bởi khả năng tích hợp và dịch vụ hỗ trợ vượt trội. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết vì sao nên chọn phần mềm quản lý kho của Getfly CRM? thông qua những ưu điểm cốt lõi sau:

Ưu điểm nổi trội về bảo mật, khả năng tùy biến quy trình

Phần mềm quản lý kho của Getfly CRM được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật cao, giúp doanh nghiệp an tâm lưu trữ và quản lý dữ liệu kho hàng. Hệ thống cho phép phân quyền chi tiết theo vai trò, vị trí công việc và phạm vi truy cập của từng nhân sự, từ đó hạn chế tối đa rủi ro rò rỉ hoặc sai lệch thông tin.

Báo cáo nhanh, xuất file excel, hỗ trợ kiểm kê đa kho

Getfly CRM cung cấp hệ thống báo cáo tồn kho, xuất – nhập – tồn, luân chuyển hàng hóa được cập nhật theo thời gian thực, trực quan và dễ hiểu. Người dùng có thể xuất dữ liệu nhanh chóng ra file Excel để xử lý, chia sẻ hoặc phục vụ mục đích kiểm toán, nội bộ.

Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý đồng thời nhiều kho hàng, cho phép kiểm kê từng kho hoặc toàn bộ hệ thống chỉ với vài thao tác. Tính năng này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có hệ thống phân phối rộng, chi nhánh đa điểm.

Xuất file từng đơn hàng nhanh chóng trên phần mềm quản lý kho

Kinh nghiệm triển khai cho hàng nghìn doanh nghiệp

Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực CRM và chuyển đổi số, Getfly đã triển khai thành công hệ thống quản lý kho cho hơn 5.000 doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực như bán lẻ, phân phối, sản xuất, thương mại điện tử... 

Dịch vụ hỗ trợ, tư vấn chuyên sâu, cam kết bảo mật dữ liệu

Một trong những lý do lớn khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn Getfly chính là dịch vụ sau bán hàng chuyên nghiệp. Đội ngũ kỹ thuật và chuyên gia tư vấn luôn đồng hành cùng khách hàng từ giai đoạn triển khai, đào tạo, đến vận hành và tối ưu hệ thống.

Bên cạnh đó, Getfly cam kết bảo mật dữ liệu tuyệt đối, áp dụng các công nghệ mã hóa, lưu trữ an toàn, đồng thời có chính sách sao lưu định kỳ để phòng tránh rủi ro mất mát dữ liệu.

Quản lý kho là một quy trình phức tạp nhưng phần mềm quản lý kho sẽ biến nó thành giải pháp chiến lược, giảm thiểu sai sót và đơn giản hóa việc xuất nhập tồn. Khi chọn Phần mềm quản lý kho Getfly CRM, bạn không chỉ có khả năng kiểm soát kho theo thời gian thực mà còn sở hữu một hệ thống tích hợp sâu rộng với quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng, tạo nên sự đồng bộ hoàn hảo.