Kiến thức CRM
CRM là gì? Tìm hiểu hệ thống quản lý khách hàng CRM
Chủ quyền dữ liệu cá nhân là gì? Quyền lợi và cách bảo vệ 2026
Chủ quyền dữ liệu cá nhân là gì? Tìm hiểu quyền lợi, rủi ro và cách bảo vệ thông tin cá nhân an toàn, đúng quy định mới nhất năm 2026.
Chủ quyền dữ liệu cá nhân là quyền của mỗi người đối với thông tin của chính mình, từ việc biết ai đang thu thập đến việc quyết định cho phép hay từ chối sử dụng dữ liệu đó. Trong đời sống số hiện nay, gần như mọi hoạt động, từ đăng ký tài khoản, mua sắm online đến khám bệnh, đều để lại dấu vết dữ liệu cá nhân ở đâu đó. Phần lớn những dấu vết này cuối cùng đều được lưu dữ liệu trên CRM của doanh nghiệp mà bạn giao dịch. Bài viết dưới đây của Getfly sẽ giúp bạn hiểu rõ mình đang có những quyền gì và nên làm gì khi dữ liệu bị sử dụng sai mục đích.
1. Chủ quyền dữ liệu cá nhân là gì?
1.1. Định nghĩa và ví dụ dễ hiểu
Chủ quyền dữ liệu cá nhân là quyền của một người đối với những thông tin phản ánh về chính họ, bao gồm quyền biết, quyền quyết định và quyền kiểm soát cách dữ liệu đó được thu thập, lưu trữ và sử dụng.
Chủ quyền dữ liệu là quyền quyết định thông tin của chính bạn
Ví dụ, khi chị Lan điền số điện thoại vào một form đăng ký tư vấn trên website, chị không mất quyền sở hữu số điện thoại đó. Chị vẫn có quyền hỏi doanh nghiệp đang dùng số điện thoại này để làm gì, và có quyền yêu cầu ngừng liên hệ nếu không muốn nữa.
1.2. Phân biệt với bảo mật thông tin và quyền riêng tư
Nhiều người nhầm lẫn ba khái niệm này, nhưng chúng có phạm vi khác nhau.
Bảo mật thông tin là các biện pháp kỹ thuật để ngăn dữ liệu bị đánh cắp hoặc rò rỉ, ví dụ như mã hóa hay tường lửa. Quyền riêng tư là quyền không bị xâm phạm vào đời sống cá nhân nói chung. Còn chủ quyền dữ liệu cá nhân cụ thể hơn, đó là quyền pháp lý bạn có thể thực thi trực tiếp với bất kỳ tổ chức nào đang giữ dữ liệu của mình. Nói cách khác, chủ quyền sở hữu dữ liệu luôn thuộc về bạn, bất kể dữ liệu đó đang nằm ở hệ thống nào của doanh nghiệp.
2. Dữ liệu cá nhân gồm những loại nào?
2.1. Các loại dữ liệu cá nhân phổ biến
Dữ liệu cá nhân không chỉ là họ tên hay số điện thoại. Nó bao gồm nhiều nhóm khác nhau mà bạn có thể không để ý mình đang cung cấp mỗi ngày.
Nhóm định danh cơ bản gồm họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân, địa chỉ. Nhóm hành vi trực tuyến gồm lịch sử tìm kiếm, thói quen mua sắm, vị trí truy cập. Nhóm tài chính gồm số tài khoản ngân hàng, lịch sử giao dịch.
Dữ liệu cá nhân gồm định danh, hành vi và thông tin tài chính
2.2. Dữ liệu nhạy cảm và rủi ro khi bị lộ
Dữ liệu nhạy cảm là loại dữ liệu gắn liền trực tiếp với đời sống riêng tư, nếu bị xâm phạm sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích của một người. Nhóm này bao gồm tình trạng sức khỏe, tôn giáo, xu hướng tính dục, dữ liệu sinh trắc học và thông tin tài chính chi tiết.
Ví dụ, việc chị Lan quan tâm đến một gói bảo hiểm sức khỏe cụ thể cũng có thể bị xem là dữ liệu nhạy cảm, vì nó gắn với tình trạng sức khỏe hoặc tài chính cá nhân của chị. Đây là lý do kẻ xấu thường lợi dụng loại thông tin này để tạo lòng tin khi gọi điện lừa đảo. Đây cũng là lý do các doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhạy cảm cần đặc biệt chú trọng bảo mật server nơi lưu trữ, vì chỉ cần một lỗ hổng nhỏ cũng đủ khiến toàn bộ dữ liệu bị lộ.
3. Các quyền đối với dữ liệu cá nhân
3.1. Quyền được biết dữ liệu đang bị thu thập và sử dụng ra sao
Đây là quyền nền tảng nhất, vì nếu không biết dữ liệu của mình đang được ai thu thập và dùng để làm gì, bạn sẽ khó thực hiện các quyền còn lại.
Bạn có quyền biết ai đang thu thập dữ liệu của mình
3.2. Quyền đồng ý, từ chối, rút lại sự đồng ý
Việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân, trong hầu hết trường hợp, cần có sự đồng ý của bạn. Bạn có quyền từ chối ngay từ đầu, và quan trọng hơn, bạn vẫn có quyền rút lại sự đồng ý đã cho trước đó bất kỳ lúc nào.
Ví dụ, nếu chị Lan từng đồng ý cho một doanh nghiệp gọi điện tư vấn, chị vẫn có thể rút lại sự đồng ý này bất cứ lúc nào, kể cả khi trước đó đã đồng ý ngay trong lúc đăng ký.
3.3. Quyền xem, sửa, xóa hoặc yêu cầu ngừng xử lý dữ liệu
Bạn có quyền truy cập để xem dữ liệu của mình đang được lưu trữ như thế nào, yêu cầu chỉnh sửa nếu thông tin không chính xác, và yêu cầu xóa khi không còn muốn dữ liệu tiếp tục được sử dụng. Trước khi thực hiện quyền này, bạn cũng có thể chủ động hỏi doanh nghiệp một câu đơn giản nhưng quan trọng: hệ thống CRM có đáp ứng luật an ninh mạng không, vì đây là yếu tố quyết định yêu cầu của bạn có được xử lý đúng quy trình hay không.
Quyền xem, sửa và xóa dữ liệu cá nhân bất kỳ lúc nào
3.4. Quyền khiếu nại và yêu cầu bồi thường
Nếu phát hiện dữ liệu của mình bị sử dụng sai mục đích hoặc bị xâm phạm, bạn có quyền khiếu nại, tố cáo đến cơ quan có thẩm quyền, và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ rõ ràng.
4. Nghĩa vụ khi sử dụng dữ liệu cá nhân
4.1. Cách tự bảo vệ dữ liệu cá nhân
Bên cạnh quyền lợi, mỗi người cũng cần chủ động bảo vệ dữ liệu của chính mình để giảm rủi ro bị lợi dụng.
Một số thói quen đơn giản gồm không chia sẻ số căn cước công dân hay mã OTP cho người lạ, hạn chế đăng thông tin nhạy cảm công khai trên mạng xã hội, và kiểm tra kỹ điều khoản trước khi đồng ý cho một ứng dụng truy cập dữ liệu. Ở phía doanh nghiệp, việc đầu tư vào bảo mật SQL Server, nơi phần lớn dữ liệu khách hàng được lưu trữ dạng bảng, cũng là một mắt xích quan trọng không kém trong việc bảo vệ dữ liệu người dùng.
Chủ động bảo vệ dữ liệu bằng những thói quen đơn giản
4.2. Tránh làm lộ dữ liệu của người khác
Chủ quyền dữ liệu không chỉ áp dụng cho bản thân bạn, mà bạn cũng cần tôn trọng dữ liệu của người khác trong quá trình sử dụng.
Ví dụ, khi lưu số điện thoại của bạn bè trong danh bạ và cấp quyền truy cập danh bạ cho một ứng dụng, bạn vô tình chia sẻ luôn dữ liệu của họ mà họ không hề biết. Đây là tình huống rất phổ biến nhưng ít người để ý.
5. Các tình huống thường gặp liên quan đến dữ liệu cá nhân
5.1. Khi đăng ký tài khoản, app, dịch vụ online
Mỗi lần bạn điền form đăng ký tư vấn, tạo tài khoản mua hàng hay để lại số điện thoại cho một doanh nghiệp, dữ liệu đó thường được lưu vào hệ thống quản lý khách hàng của họ, hay còn gọi là phần mềm CRM.
Ví dụ, khi chị Lan điền form đăng ký tư vấn bảo hiểm trên website, ngay lúc chị nhấn nút gửi, thông tin của chị đã được lưu vào hệ thống CRM của doanh nghiệp đó. Từ đây, nhân viên tư vấn, bộ phận chăm sóc khách hàng, thậm chí cả đối tác được doanh nghiệp chia sẻ dữ liệu đều có thể tiếp cận thông tin của chị, tùy vào việc doanh nghiệp phân quyền truy cập chặt chẽ đến đâu.
Việc doanh nghiệp có đầu tư nghiêm túc vào bảo mật cho hệ thống lưu trữ hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc dữ liệu của bạn có an toàn hay không. Đây cũng là lý do bạn nên chú ý xem doanh nghiệp có công khai chính sách bảo mật rõ ràng trước khi cung cấp thông tin. Một CRM bảo mật dữ liệu tốt thường thể hiện rõ điều này ngay từ chính sách quyền riêng tư công khai trên website, chứ không chỉ nằm ở cam kết miệng.
5.2. Khi vay vốn, mua nhà, khám bệnh
Đây là các tình huống bạn thường phải cung cấp nhiều dữ liệu nhạy cảm cùng lúc, như thu nhập, tài sản, tình trạng sức khỏe.
Trong các giao dịch này, dữ liệu của bạn có thể được chia sẻ giữa nhiều bên liên quan, ví dụ ngân hàng chia sẻ với đơn vị thẩm định, hoặc bệnh viện chia sẻ với đơn vị bảo hiểm. Bạn nên hỏi rõ dữ liệu của mình sẽ được chuyển đến những đâu trước khi ký bất kỳ giấy tờ nào.
5.3. Khi dùng mạng xã hội, mua sắm online
Mỗi lượt thích, bình luận, tìm kiếm hay thời gian bạn dừng lại xem một sản phẩm đều được ghi nhận để xây dựng một hồ sơ hành vi về bạn.
Dữ liệu mua hàng online đi qua nhiều bên trước khi đến tay bạn
Một điểm ít người để ý là khi mua hàng online, dữ liệu của bạn thường đi qua nhiều bên cùng lúc chứ không chỉ một nơi. Ví dụ khi đặt hàng qua một sàn thương mại điện tử, dữ liệu của bạn có thể được lưu ở sàn, được chia sẻ cho gian hàng bán sản phẩm, rồi tiếp tục được chuyển cho đơn vị vận chuyển để giao hàng. Càng nhiều bên nắm dữ liệu của bạn, rủi ro lộ thông tin càng cao nếu một trong các bên đó không bảo mật tốt.
6. Cách thực thi quyền dữ liệu cá nhân
6.1. Cách kiểm tra tổ chức đang giữ dữ liệu gì về bạn
Bạn có thể chủ động liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp hoặc nền tảng để hỏi họ đang lưu trữ những dữ liệu nào về bạn, thường qua email hỗ trợ hoặc mục quyền riêng tư trong phần cài đặt tài khoản.
Chủ động liên hệ để kiểm tra dữ liệu đang được lưu giữ
Khi làm việc với một doanh nghiệp, bạn cũng có thể hỏi thẳng họ đang sử dụng hệ thống nào để quản lý dữ liệu khách hàng và có cam kết bảo mật ra sao. Những nền tảng quản lý khách hàng uy tín thường công khai rõ các cơ chế như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập theo từng vai trò và sao lưu định kỳ, đây là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang thực hiện đúng trách nhiệm của mình với dữ liệu bạn cung cấp. Trên thị trường hiện nay, không phải phần mềm CRM theo yêu cầu an ninh dữ liệu nào cũng đạt chuẩn như nhau, nên đây là điều đáng để bạn tìm hiểu nếu thường xuyên cung cấp thông tin cho một doanh nghiệp.
6.2. Cách yêu cầu sửa, xóa hoặc ngừng sử dụng dữ liệu
Khi muốn yêu cầu sửa, xóa hoặc ngừng sử dụng dữ liệu, bạn nên gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email để có bằng chứng rõ ràng, thay vì chỉ gọi điện.
Một yêu cầu đơn giản có thể gồm các phần sau. Nêu rõ bạn là ai và dữ liệu nào bạn muốn đề cập. Nêu rõ bạn muốn sửa, xóa hay ngừng xử lý dữ liệu đó. Yêu cầu tổ chức phản hồi trong một thời hạn cụ thể, ví dụ bảy đến mười ngày làm việc.
6.3. Cách tắt theo dõi và quảng cáo cá nhân hóa
Hầu hết các nền tảng lớn như mạng xã hội, trình duyệt web hay thiết bị di động đều có mục cài đặt cho phép bạn tắt quảng cáo cá nhân hóa hoặc giới hạn việc theo dõi hành vi.
Tắt quảng cáo cá nhân hóa để hạn chế bị theo dõi hành vi
Bạn có thể tìm trong phần cài đặt quyền riêng tư của từng ứng dụng, thường nằm trong mục quảng cáo hoặc dữ liệu và quyền riêng tư. Việc này không xóa hoàn toàn dữ liệu đã thu thập trước đó, nhưng sẽ hạn chế việc dữ liệu tiếp tục được dùng để theo dõi bạn. Với những doanh nghiệp muốn kiểm soát chặt hơn nữa, giải pháp on premise data gateway cho phép lưu trữ dữ liệu ngay tại hạ tầng nội bộ thay vì phụ thuộc vào máy chủ bên ngoài, qua đó tăng thêm một lớp bảo vệ cho dữ liệu khách hàng.
7. Câu hỏi thường gặp
-
Dùng dịch vụ miễn phí thì mất quyền dữ liệu, đúng hay sai? Sai. Bạn vẫn giữ nguyên quyền được biết, quyền từ chối và quyền yêu cầu xóa dữ liệu dù đang dùng dịch vụ miễn phí.
-
Đã đồng ý một lần có rút lại được không? Có. Bạn có quyền rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào, tổ chức liên quan phải ngừng xử lý dữ liệu sau khi nhận yêu cầu.
-
Khi mua hàng online, dữ liệu của tôi có thể bị lộ từ đâu? Dữ liệu có thể lộ từ bất kỳ bên nào đang giữ thông tin của bạn, gồm sàn thương mại điện tử, gian hàng bán sản phẩm hoặc đơn vị vận chuyển, nếu một trong các bên đó không bảo mật tốt.
-
Doanh nghiệp có nghĩa vụ gì khi thu thập dữ liệu cá nhân? Doanh nghiệp phải thông báo rõ mục đích, xin sự đồng ý, chỉ thu thập những gì cần thiết và có biện pháp bảo vệ dữ liệu khỏi rò rỉ. Tìm hiểu cách Getfly CRM bảo vệ dữ liệu khách hàng.
-
Chủ quyền dữ liệu cá nhân khác gì quyền riêng tư trên mạng? Quyền riêng tư là khái niệm rộng về việc không bị xâm phạm đời sống cá nhân. Chủ quyền dữ liệu cụ thể hơn, là quyền yêu cầu một tổ chức cho xem, sửa hoặc xóa dữ liệu của bạn.
Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ mình đang có những quyền gì với dữ liệu cá nhân và cần làm gì để bảo vệ chúng. Chủ quyền dữ liệu cá nhân không tự nhiên được bảo vệ, nó cần bạn chủ động thực hiện ngay từ những việc nhỏ nhất, như đọc kỹ điều khoản hay kiểm tra quyền riêng tư trên các ứng dụng đang dùng.
Tại sao bạn nên ở lại trang web này?
Bạn không nên bỏ lỡ
Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… tất cả tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tinh gọn và vận hành hiệu quả.
DÀNH RIÊNG CHO BẠN
