Kiến thức CRM
CRM là gì? Tìm hiểu hệ thống quản lý khách hàng CRM
Chủ quyền dữ liệu là gì? Cách doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu khách hàng
Tìm hiểu chủ quyền dữ liệu là gì và quy định về chủ quyền dữ liệu cá nhân. Hướng dẫn doanh nghiệp bảo mật, tuân thủ pháp luật và giữ vững chủ quyền sở hữu dữ liệu.
Chủ quyền dữ liệu đang trở thành vấn đề quan trọng khi doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào CRM, nền tảng đám mây và các hệ thống lưu trữ bên thứ ba để quản lý thông tin khách hàng. Nếu không xác định rõ dữ liệu được lưu ở đâu, ai có quyền truy cập và doanh nghiệp có thể kiểm soát đến mức nào, rủi ro phụ thuộc nhà cung cấp, thất thoát dữ liệu hoặc vi phạm quy định có thể phát sinh. Bài viết dưới đây Getfly CRM sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ chủ quyền dữ liệu là gì, vì sao cần kiểm soát dữ liệu khách hàng và những cách xây dựng cơ chế quản trị dữ liệu an toàn, chủ động hơn.
1. Chủ quyền dữ liệu là gì?
Chủ quyền dữ liệu là nguyên tắc xác định dữ liệu phải chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật và quyền tài phán tại nơi dữ liệu được lưu trữ hoặc xử lý. Hiểu đơn giản, dù dữ liệu được doanh nghiệp tạo ra và sử dụng cho hoạt động kinh doanh, cách dữ liệu được thu thập, lưu giữ, truy cập, chia sẻ hoặc chuyển giao vẫn phải tuân theo quy định pháp luật có liên quan.
Chủ quyền dữ liệu xác định dữ liệu chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật nào
>>> Xem thêm:
- Chọn CRM theo luật an ninh mạng: Doanh nghiệp cần lưu ý những tiêu chí nào?
- Hệ thống CRM có đáp ứng luật an ninh mạng không? Cách đánh giá chính xác
2. Chủ quyền dữ liệu khác gì quyền sở hữu và bảo mật dữ liệu?
Chủ quyền dữ liệu thường bị nhầm với quyền sở hữu, bảo mật, lưu trú hoặc bản địa hóa dữ liệu. Tuy nhiên, mỗi khái niệm giải quyết một vấn đề khác nhau.
|
Khái niệm |
Nội dung chính |
Câu hỏi cần trả lời |
|
Chủ quyền dữ liệu |
Quyền tài phán và khả năng kiểm soát dữ liệu |
Dữ liệu chịu quy định nào và ai có thể kiểm soát? |
|
Quyền sở hữu dữ liệu |
Quyền và lợi ích hợp pháp liên quan đến dữ liệu |
Dữ liệu thuộc về ai? |
|
Bảo mật dữ liệu |
Ngăn truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ trái phép |
Dữ liệu được bảo vệ như thế nào? |
|
Lưu trú dữ liệu |
Vị trí vật lý hoặc khu vực đặt dữ liệu |
Dữ liệu đang được lưu ở đâu? |
|
Bản địa hóa dữ liệu |
Yêu cầu một số dữ liệu phải được lưu hoặc xử lý trong lãnh thổ nhất định |
Dữ liệu có bắt buộc phải đặt trong nước không? |
|
Quản trị dữ liệu |
Hệ thống chính sách, vai trò và quy trình quản lý dữ liệu |
Doanh nghiệp quản lý dữ liệu theo quy trình nào? |
3. Vì sao chủ quyền dữ liệu quan trọng với doanh nghiệp?
Dữ liệu khách hàng phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng, chăm sóc, giao dịch và vận hành của doanh nghiệp. Việc duy trì chủ quyền dữ liệu giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản thông tin, hạn chế rủi ro thất thoát và chủ động hơn khi thay đổi nhân sự, hệ thống hoặc nhà cung cấp phần mềm.
-
Bảo vệ tài sản dữ liệu khách hàng: Giúp doanh nghiệp duy trì đầy đủ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch và quá trình chăm sóc, không phụ thuộc vào tài khoản hay thiết bị cá nhân của nhân viên.
-
Hạn chế thất thoát thông tin nội bộ: Doanh nghiệp có thể phân quyền, kiểm soát việc xem, sửa, tải xuống và chia sẻ dữ liệu theo đúng vai trò của từng nhân sự.
-
Giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm: Dữ liệu có thể được xuất, bàn giao và chuyển sang hệ thống khác khi cần, tránh tình trạng bị giữ trong một nền tảng đóng.
-
Duy trì hoạt động khi xảy ra sự cố: Cơ chế sao lưu và khôi phục phù hợp giúp doanh nghiệp phục hồi dữ liệu nhanh hơn khi thông tin bị xóa nhầm, tài khoản gặp sự cố hoặc hệ thống bị gián đoạn.
-
Hỗ trợ tuân thủ quy định pháp luật: Việc kiểm soát dữ liệu giúp doanh nghiệp quản lý tốt quá trình thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và xóa thông tin khách hàng theo các quy định hiện hành.
-
Tăng tính minh bạch trong quản trị: Chủ doanh nghiệp có thể biết ai đang truy cập dữ liệu, thao tác nào đã được thực hiện và bộ phận nào chịu trách nhiệm đối với từng nhóm thông tin.
Chủ quyền dữ liệu giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin khách hàng và giảm rủi ro
>>> Xem thêm:
- Lưu dữ liệu trên CRM có an toàn và đúng quy định không?
- Phần mềm quản lý khách hàng an toàn: Tiêu chí lựa chọn cho doanh nghiệp
4. Doanh nghiệp cần kiểm soát những gì để bảo đảm chủ quyền dữ liệu?
Để duy trì quyền kiểm soát dữ liệu trong thực tế, doanh nghiệp cần quản lý đồng thời nơi lưu trữ, quyền truy cập, khả năng truy vết và cách dữ liệu được sao lưu, di chuyển hoặc xóa bỏ.
4.1. Vị trí lưu trữ và xử lý dữ liệu
Doanh nghiệp cần biết dữ liệu chính, bản sao lưu và các hoạt động xử lý đang diễn ra ở đâu, đồng thời xác định có bên thứ ba nào được tiếp cận dữ liệu hay không.
Dù sử dụng Cloud hay On-premise, mức độ làm chủ dữ liệu vẫn phụ thuộc vào kiến trúc hệ thống, điều khoản hợp đồng và năng lực quản trị của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần xác định chính xác nơi dữ liệu được lưu trữ và xử lý
4.2. Quyền truy cập của người dùng
Quyền truy cập cần được phân theo chức vụ, phòng ban và phạm vi công việc. Mỗi nhân sự chỉ nên được xem những dữ liệu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Khi nhân viên thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc, doanh nghiệp phải kịp thời điều chỉnh hoặc thu hồi quyền truy cập.
4.3. Quyền sửa, xóa và xuất dữ liệu
Doanh nghiệp cần tách riêng quyền xem, chỉnh sửa, xóa, xuất dữ liệu và quản trị tài khoản thay vì cấp toàn bộ quyền cho mọi người dùng.
Các thao tác có rủi ro cao như xóa hàng loạt, tải danh sách khách hàng hoặc thay đổi phân quyền chỉ nên dành cho một số vị trí được phê duyệt.
Doanh nghiệp cần giới hạn quyền sửa, xóa và xuất dữ liệu quan trọng
4.4. Lịch sử và khả năng truy vết
Hệ thống cần ghi nhận người thực hiện, thời gian và nội dung của từng thay đổi quan trọng trên dữ liệu.
Nhật ký thao tác giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót, xác định trách nhiệm và nhận biết các hành vi truy cập hoặc xuất dữ liệu bất thường.
4.5. Khả năng sao lưu và khôi phục
Dữ liệu quan trọng cần được sao lưu theo tần suất phù hợp và lưu tại vị trí an toàn. Doanh nghiệp cũng cần quy định rõ người chịu trách nhiệm và thời gian lưu giữ bản sao.
Bên cạnh việc sao lưu, doanh nghiệp phải kiểm tra định kỳ để bảo đảm dữ liệu có thể được khôi phục khi xảy ra sự cố.
Doanh nghiệp cần sao lưu định kỳ để sẵn sàng khôi phục dữ liệu
4.6. Khả năng di chuyển và xóa dữ liệu
Doanh nghiệp cần có khả năng xuất và chuyển dữ liệu sang hệ thống khác khi thay đổi phần mềm hoặc chấm dứt dịch vụ.
Nhà cung cấp CRM phải làm rõ phạm vi dữ liệu được bàn giao, định dạng tệp, thời gian thực hiện, chi phí phát sinh và quy trình xóa dữ liệu còn lưu trên hệ thống.
>>> Xem thêm:
- On Premise Gateway là gì? Giải pháp kết nối và kiểm soát dữ liệu nội bộ
- Quản lý dữ liệu doanh nghiệp an toàn, tập trung và đúng pháp luật
5. Quy định về dữ liệu doanh nghiệp cần lưu ý
Chủ quyền dữ liệu liên quan đến nhiều nhóm quy định khác nhau. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp không nên hiểu rằng mọi dữ liệu đều phải được lưu trữ trong nước hoặc mọi hoạt động xử lý dữ liệu đều áp dụng cùng một nghĩa vụ.
5.1. Luật Dữ liệu
Luật Dữ liệu tạo cơ sở pháp lý chung cho các hoạt động liên quan đến dữ liệu số, bao gồm xây dựng, phát triển, bảo vệ, quản trị, xử lý và sử dụng dữ liệu. Luật có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.
Với doanh nghiệp, việc tuân thủ không chỉ nằm ở công nghệ. Quy trình nội bộ, hợp đồng, phân công trách nhiệm và cách khai thác dữ liệu cũng cần được rà soát.
Luật Dữ liệu quy định nguyên tắc quản trị và khai thác dữ liệu số
5.2. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ ngày 1/1/2026 và xác lập các quyền như được biết, đồng ý, truy cập, chỉnh sửa và yêu cầu xóa dữ liệu.
Doanh nghiệp không nên thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Mỗi trường dữ liệu trên CRM cần có mục đích sử dụng rõ ràng và được giới hạn cho những người thực sự cần truy cập.
Bài viết liên quan:
- Quyền của chủ thể dữ liệu là gì? Trách nhiệm doanh nghiệp cần biết
- Self Host là gì? Có phù hợp với doanh nghiệp cần bảo mật dữ liệu không?
Hy vọng những thông tin trên đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ chủ quyền dữ liệu là gì, vì sao cần kiểm soát dữ liệu khách hàng và những yếu tố nên xem xét khi lựa chọn hệ thống CRM. Việc làm chủ dữ liệu không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn đến từ chính sách phân quyền, quy trình quản trị và cam kết rõ ràng của nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát nơi lưu trữ, quyền truy cập, khả năng sao lưu, xuất và bàn giao dữ liệu để hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành.
Tại sao bạn nên ở lại trang web này?
Bạn không nên bỏ lỡ
Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… tất cả tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tinh gọn và vận hành hiệu quả.
DÀNH RIÊNG CHO BẠN
