8+ kỹ năng quản lý đội nhóm quan trọng đỉnh cao cần biết

Kỹ năng quản lý đội nhóm là nền tảng quan trọng trong mọi tổ chức hiện đại. Việc nắm vững những kỹ năng này giúp xây dựng môi trường làm việc hài hòa, tăng cường sự gắn kết và phát huy tối đa hiệu suất của từng thành viên. 

1. Kỹ năng quản lý đội nhóm là gì? 

Khái niệm

Kỹ năng quản lý đội nhóm là khả năng tổ chức, điều phối và dẫn dắt các thành viên nhằm đạt được mục tiêu chung. Một nhà quản lý  hiệu quả không chỉ giỏi trong việc phân công công việc, mà còn biết cách hỗ trợ, động viên và truyền cảm hứng cho đội nhóm. Nhờ đó, tập thể có thể vận hành một cách nhịp nhàng, tăng cường năng suất làm việc và tránh được tình trạng quá tải.

Về bản chất, quản lý đội nhóm là sự kết hợp của nhiều kỹ năng mềm, bao gồm năng lực lãnh đạo, giải quyết vấn đề, phát triển trí tuệ cảm xúc, lắng nghe tích cực và sự đồng cảm. Đầu tư vào những kỹ năng này không chỉ giúp nhà quản lý tối ưu hiệu suất làm việc của đội nhóm, mà còn xây dựng một môi trường làm việc gắn kết và bền vững, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Thông thường, việc phát triển đội nhóm sẽ trải qua những giai đoạn:

• Giai đoạn 1 – Forming: Các thành viên vừa gặp nhau, bước đầu làm quen với vai trò, mục tiêu và cách thức làm việc chung.

• Giai đoạn 2 – Storming: Bắt đầu xuất hiện xung đột, mâu thuẫn và bất đồng quan điểm. Đây là thời điểm xây dựng các quy tắc làm việc, tìm tiếng nói chung.

• Giai đoạn 3 – Norming: Mọi người dần hiểu nhau, phối hợp ăn ý và thống nhất mục tiêu cũng như phương thức làm việc.

• Giai đoạn 4 – Performing: Khi đã gắn kết chặt chẽ, cả nhóm tập trung cao độ, đạt hiệu suất cao và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau.

Tầm quan trọng của việc xây dựng các kỹ năng về quản lý đội nhóm

Việc rèn luyện kỹ năng quản lý giữ vai trò then chốt trong môi trường làm việc hiện đại, bởi nó không chỉ giúp nhà quản lý kiến tạo một không gian làm việc tích cực mà còn thúc đẩy hiệu suất và chất lượng chung.

Thông qua kỹ năng quản lý hiệu quả, người đứng đầu có thể nhanh chóng phát hiện và giải quyết vấn đề phát sinh, đảm bảo tiến độ cũng như giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai công việc. 

Mỗi thành viên trong đội ngũ được phát triển năng lực cá nhân lẫn tinh thần cộng tác, từ đó xây dựng một tập thể gắn kết, đủ khả năng đương đầu với thách thức và không ngừng đổi mới, sáng tạo.

Đây cũng là nền tảng để nuôi dưỡng văn hóa làm việc lành mạnh, nơi mọi người đều có cơ hội chia sẻ ý tưởng và đóng góp tích cực cho sự thành công của cả tổ chức.

2. Những kỹ năng quản lý đội nhóm quan trọng

2.1. Trao quyền nhiều hơn cho nhân viên

Nhiệm vụ của nhà quản lý là phát hiện và tận dụng hiệu quả tài năng của mỗi nhân sự. Thay vì giám sát quá mức, nhà quản lý nên trao cho cấp dưới những quyền tự chủ nhất định, khuyến khích họ chịu trách nhiệm về công việc, hành vi và quyết định của chính mình.

Cách làm này không những khuyến khích nhân viên phát huy tối đa thế mạnh, tạo môi trường làm việc linh hoạt, sáng tạo mà còn giảm thiếu áp lực cho nhà quản lý.

2.2. Cùng nhau đưa ra quyết định

Một trong những kỹ năng quản lý đội nhóm mà nhiều nhà lãnh đạo áp dụng là khuyến khích trao đổi và lắng nghe ý kiến của các thành viên trong các cuộc họp hoặc thảo luận nhóm. Khi mỗi cá nhân đóng góp góc nhìn riêng, đội nhóm sẽ có thể tìm ra các giải pháp hiệu quả hơn và phát triển những ý tưởng sáng tạo phù hợp với mục tiêu chung.

Phương thức này không chỉ giúp đội ngũ tìm ra hướng đi đúng đắn mà còn thúc đẩy sự tham gia chủ động, gắn kết và nhiệt huyết giữa các thành viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc sôi nổi và tinh thần đồng đội cao.

Các thành viên cũng sẽ cảm thấy có trách nhiệm và sẵn sàng hành động để đạt được mục tiêu chung của đội nhóm.

2.3. Giao tiếp khéo léo 

Giao tiếp hiệu quả là “chìa khóa” giúp đội ngũ hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh và nhiệm vụ của họ. Khi thiếu sự trao đổi và hướng dẫn rõ ràng, nhân viên dễ rơi vào tình trạng mơ hồ về mục tiêu, mất phương hướng hoặc đối mặt với mâu thuẫn nội bộ.

Ngược lại, khi thông tin được truyền đạt minh bạch, đội ngũ không chỉ trở nên tự  tin hơn trong công việc mà còn phối hợp ăn ý, linh hoạt, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và bền vững.

Người lãnh đạo cần nêu cụ thể tầm nhìn, mục tiêu chiến lược, cụ thể hóa các công việc của nhóm cũng như quy trình thực hiện công việc. Để nâng cao kỹ năng giao tiếp và diễn giải mạch lạc,  nhà quản lý có thể cách tham gia hội thảo, đọc sách chuyên sâu hoặc học hỏi từ những chuyên gia giàu kinh nghiệm. 

2.4. Kỹ năng đàm phán và quản lý xung đột đội nhóm

Trong quá trình làm việc, mâu thuẫn là điều khó tránh khỏi. Người quản lý cần nhanh chóng phân tích nguồn gốc của xung đột và sử dụng những kỹ thuật đàm phán linh hoạt để dung hòa lợi ích của các bên. Đây là một trong những kỹ năng quản lý đội nhóm đặc biệt quan trọng, có ảnh hưởng không nhỏ đến tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng nên tìm hiểu cách giải quyết vấn đề đa phương, công bằng, giữ vững tinh thần và tính thống nhất cho tập thể.

2.5. Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Môi trường làm việc tích cực trong doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố như giá trị, thái độ, quy tắc, hành vi của các thành viên, cá nhân trong nhóm, tổ chức xây dựng nên. Nhà quản lý có vai trò quan trọng trong việc khuyến khích, duy trì và phát huy các giá trị tích cực trong đội ngũ. 

Khi môi trường làm việc lành mạnh, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin hơn và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để cùng hướng tới mục tiêu chung. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn xây dựng một văn hóa doanh nghiệp bền vững, nơi mọi người cùng phát triển và đóng góp vào sự thành công lâu dài của tổ chức.

2.6. Luôn minh bạch và công bằng

Minh bạch và công bằng là yếu tố cốt lõi trong quản lý đội nhóm, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và danh dự của mỗi cá nhân. Nhà lãnh đạo thực thụ cần xây dựng và áp dụng các chính sách công khai, đồng thời giải thích rõ ràng quy trình ra quyết định nhằm đảm bảo sự nhất quán trong tổ chứchức. 

Bên cạnh đó, người quản lý cũng phải tạo điều kiện để các thành viên trong đội ngũ có thể đưa ra phản hồi, góp phần vào việc nâng cao tính minh bạch và sự đồng thuận trong tổ chức. Đặc biệt, việc đánh giá thành viên cần dựa trên năng lực và thành tích thực tế, không phụ thuộc vào địa vị hay mối quan hệ cá nhân. 

Nhà quản lý có thể nâng cao kỹ năng quản lý đội nhóm này thông qua:

• Minh bạch trong quy trình đưa ra quyết định: Giải thích nguyên nhân, cách thức trước khi đi đến kết luận, tạo điều kiện để mọi người phản hồi ý kiến.

• Áp dụng chính sách đồng nhất: Thi hành nội quy, quy định một cách thống nhất cho toàn bộ đội ngũ, tránh trường hợp ngoại lệ gây mâu thuẫn hoặc bất công.

• Đánh giá dựa trên năng lực và thành tích: Xác định giá trị của mỗi thành viên qua kết quả và đóng góp cụ thể, không để yếu tố địa vị xã hội hay mối quan hệ cá nhân chi phối quyết định.

2.7. Phát hiện tiềm năng của nhân viên

Sở hữu giác quan nhạy bén và tư duy sắc bén trong việc nhận diện các ưu điểm của ứng viên tiềm năng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng được đội ngũ chất lượng. Một nhà quản lý giỏi không chỉ đánh giá năng lực chuyên môn mà còn phải hiểu rõ sự phù hợp của ứng viên với tư duy, văn hóa công ty và khả năng làm việc nhóm.

Khi mỗi thành viên đều phát huy được thế mạnh của mình và hỗ trợ lẫn nhau, tổ chức sẽ hoạt động hiệu quả hơn và tiến tới mục tiêu chung một cách bền vững.

Để nhận ra điểm mạnh của ứng viên, nhà lãnh đạo cần lưu ý:

• Phỏng vấn bài bản: Đảm bảo quy trình phỏng vấn đầy đủ từ đánh giá chuyên môn đến thực hành để hiểu rõ năng lực và điểm mạnh của ứng viên.

• Quan sát quá trình làm việc: Đánh giá dựa trên hiệu suất và kết quả làm việc thực tế của ứng viên.

• Tạo điều kiện đào tạo: Khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học, workshop để khám phá và phát huy tiềm năng.

• Phân công nhiệm vụ đa dạng: Tạo cơ hội cho nhân viên thử sức ở nhiều lĩnh vực để tìm ra điểm mạnh riêng của họ.

2.8. Kỹ năng ra quyết định chính xác

Khả năng đưa ra quyết định một cách quyết đoán là kỹ năng quản lý đội nhóm không thể thiếu, thể hiện rõ nhất sự khác biệt rõ rệt giữa người lãnh đạo và nhân viên.

Nhà quản lý cần dựa trên các dữ liệu nghiên cứu, kiến thức chuyên môn cùng kinh nghiệm thực tiễn, kết hợp cùng sự quyết đoán để đưa ra các quyết định phù hợp, chính xác..

Để đạt được sự quyết đoán trong quá trình ra quyết định, người lãnh đạo cần rèn luyện thêm các kỹ năng bổ trợ như:

• Thu thập và phân tích thông tin kỹ lưỡng: Thu thập đầy đủ thông tin và phân tích cẩn thận để đảm bảo mọi quyết định đều được đưa ra trên cơ sở vững chắc.

• Đánh giá rủi ro: Xem xét và đánh giá tất cả các rủi ro có thể xảy ra trước khi ra quyết định.

• Tham vấn ý kiến: Lắng nghe và tham khảo ý kiến từ nhiều nguồn để mở rộng góc nhìn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

3. Nâng cao hiệu quả quản lý đội nhóm với giải pháp đến từ Getfly CRM

Quản lý đội nhóm hiệu quả là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất làm việc và đạt được mục tiêu chung. Với sự hỗ trợ từ phần mềm Getfly CRM, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu suất nhân sự, nâng cao chất lượng làm việc nhóm và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, hệ thống còn giúp lưu trữ dữ liệu nhân viên một cách khoa học, bảo mật, tạo nền tảng cho việc đánh giá và phát triển nhân sự một cách chính xác và khách quan.

Quản lý và đánh giá nhân viên chính xác

Getfly CRM hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Hệ thống giúp giao nhiệm vụ rõ ràng và trao quyền chủ động cho nhân viên, đồng thời cho phép họ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực.

Nhờ đó, đội ngũ nhân viên làm việc với tinh thần chủ động và trách nhiệm cao hơn, từ đó góp phần tối ưu hóa năng suất làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Nhà quản lý có thể dễ dàng phân công công việc cho các nhân viên, theo dõi tiến độ công việc trong thời gian thực và thực hiện điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Công việc hoàn thành sẽ được đánh giá theo hệ thống sao, giúp đo lường chất lượng và mức độ hoàn thành đúng hạn.

Các báo cáo hiệu suất tự động cung cấp cái nhìn chi tiết về số lượng, chất lượng công việc và thời gian hoàn thành, giúp nhà quản lý có cơ sở đưa ra các quyết định kịp thời.

Phần mềm Getfly CRM hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban thông qua tính năng chat nội  bộ, giúp nhân sự dễ dàng trao đổi thông tin theo từng dự án.

Điều này giảm thiểu tình trạng thiếu sót và trễ hạn, đồng thời đảm bảo mỗi công việc hoàn thành đều được ghi nhận và nghiệm thu rõ ràng, tạo nền tảng vững chắc cho việc đánh giá và phát triển nhân viên.

Bên cạnh đó, Getfly CRM cũng cung cấp hệ thống KPI chi tiết, được thiết kế riêng cho từng vị trí công việc, giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu cá nhân và chung của tổ chức. Các chỉ tiêu KPI rõ ràng giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và tạo động lực phát triển.

Nâng cao hiệu quả giao tiếp đội nhóm với tính năng Workstream

Tính năng Workstream trên Getfly CRM giúp tăng cường sự kết nối và giao tiếp giữa các thành viên trong đội nhóm, đồng thời thúc đẩy văn hoá làm việc cởi mở và hiệu quả.

Đây là một không gian giao tiếp nội bộ, nơi mọi người có thể chia sẻ thông tin, thảo luận công việc và cập nhật tiến độ một cách liền mạch và nhanh chóng. Điều này giúp duy trì sự kết nối liên tục giữa các phòng ban, đảm bảo mọi công việc diễn ra thuận lợi mà không bị gián đoạn.

Workstream không chỉ giúp giải quyết vấn đề giao tiếp, mà còn tạo ra một nền tảng để xây dựng văn hoá doanh nghiệp mạnh mẽ, nơi mà các ý tưởng và phản hồi có thể được trao đổi một cách minh bạch và cởi mở. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo, giúp các thành viên nhanh chóng đưa ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh, từ đó nâng cao hiệu quả công việc chung.

Workstream có giao diện được thiết kế thân thiện, tương tự như một mạng xã hội nội bộ, dễ sử dụng và tạo cảm giác thoải mái khi trao đổi công việc. Đây là yếu tố quan trọng trong việc duy trì tinh thần hợp tác và linh hoạt trong đội nhóm, giúp mọi người dễ dàng tham gia vào các cuộc thảo luận mà không gặp phải rào cản.

Bên cạnh Workstream, tính năng Chat & Call của Getfly CRM cũng giúp nhân viên:

• Chat Nội Bộ: Giúp nhân viên trao đổi thông tin và thảo luận về công việc, dự án ngay trong hệ thống, tăng cường sự phối hợp và giảm thiếu sót thông tin.

• Tăng Cường Tương Tác: Hỗ trợ trao đổi qua tin nhắn, giúp nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ khách hàng.

• Ghi Nhận và Lưu Trữ: Mọi cuộc trò chuyện và cuộc gọi đều được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử giao tiếp, đánh giá hiệu quả công việc và hỗ trợ đào tạo nhân viên.

Đặc biệt, với độ bảo mật đạt chuẩn ISO/IEC 27001:2013, phần mềm đảm bảo tính bảo mật cao, giúp bảo vệ thông tin trao đổi trong môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy.

Kỹ năng quản lý đội nhóm chính là chìa khóa nâng cao hiệu quả làm việc của các cá nhân trong nhóm nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Để hỗ trợ việc trao đổi, tương tác giữa nhân viên với lãnh đạo, nhà quản lý nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Liên hệ ngay với phần mềm chăm sóc khách hàng Getfly CRM để được tư vấn chi tiết.