Top 7 cách quản lý data khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Cách quản lý data khách hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Dưới đây, Getfly CRM sẽ gợi ý 7 cách để quản lý data khách hàng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống dữ liệu thông minh, nâng cao khả năng phân tích và ra quyết định chiến lược.

1. Quản lý data khách hàng là gì?

Quản lý data khách hàng là quá trình thu thập, tổ chức và sử dụng dữ liệu khách hàng để hiểu rõ hơn về họ, hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Điều này bao gồm việc sử dụng các công cụ để thu thập và phân tích dữ liệu, đồng thời bảo mật thông tin khách hàng. Mục tiêu là xây dựng một hệ thống dữ liệu thống nhất, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quyết định mang tính chiến lược.

2. 7 Cách quản lý data khách hàng tối ưu cho doanh nghiệp

Getfly CRM gợi ý 7 cách quản lý data hiệu quả cho doanh nghiệp, bao gồm:

2.1. Bảo mật thông tin data khách hàng

Đảm bảo an toàn dữ liệu là yêu cầu tối thiểu cần có trong quản lý data khách hàng. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch bảo mật thông tin để không chỉ tạo dựng lòng tin với khách hàng mà còn ngăn ngừa các rủi ro về tài chính và pháp lý.

Để đảm bảo an toàn dữ liệu, doanh nghiệp cần:

• Xây dựng hệ thống bảo mật mạnh mẽ: Cài đặt tường lửa, phần mềm chống virus và mã hóa dữ liệu.

• Quản lý quyền truy cập: Áp dụng xác thực đa yếu tố và phân quyền theo nguyên tắc tối thiểu.

• Xây dựng chính sách bảo mật: Soạn thảo và phổ biến chính sách bảo mật cho tất cả nhân viên.

• Sử dụng công nghệ an toàn: Lựa chọn và cập nhật phần mềm bảo mật đáng tin cậy.

• Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định bảo mật: Đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật quốc tế và địa phương.

2.2. Sử dụng phần mềm quản lý data khách hàng 

Cách quản lý data khách hàng bằng file excel không còn là phương pháp tối ưu trong việc lưu trữ và xử lý thông tin lâu dài. Các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để tổ chức và bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. 

Các phần mềm CRM giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu khách hàng một cách an toàn, đồng thời cung cấp các thông tin phân khúc khách hàng để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

Khi sử dụng phần mềm CRM, doanh nghiệp có thể:

• Lưu trữ toàn bộ dữ liệu tại một nơi duy nhất, dễ dàng truy cập và quản lý.

• Theo dõi và quản lý các tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.

• Có cái nhìn tổng quát và thống nhất về khách hàng để tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.

• Tự động hóa các quy trình bán hàng, nâng cao hiệu suất làm việc.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng nhờ vào thông tin chi tiết và cá nhân hóa dịch vụ.

2.3. Thường xuyên sao lưu data khách hàng

Cách quản lý data khách hàng bằng việc thường xuyên sao lưu dữ liệu khách hàng là bước không thể thiếu để bảo vệ thông tin doanh nghiệp. Theo thống kê, có đến 60% các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải sự cố liên quan đến thất thoát dữ liệu và phải đóng cửa trong vòng 6 tháng. 

Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch sao lưu an toàn cho tất cả dữ liệu khách hàng, nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và dữ liệu không bị thất thoát.

Khi lập kế hoạch sao lưu, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Ngân sách dành cho việc sao lưu dữ liệu

• Xây dựng kế hoạch sao lưu phù hợp

• Địa điểm lưu trữ các bản sao lưu

• Kế hoạch phục hồi trong trường hợp mất dữ liệu

Một kế hoạch sao lưu hiệu quả sẽ giúp bảo vệ data khách hàng và củng cố uy tín cũng như sự tin cậy của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật hệ thống sao lưu để đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ an toàn.

2.4. Thường xuyên làm sạch dữ liệu

Dữ liệu khách hàng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và mối quan hệ với khách hàng. Nghiên cứu cho thấy 25% dữ liệu trong cơ sở của các nhà tiếp thị B2B không chính xác, gây tổn thất về chi phí và giảm lòng tin của khách hàng. 

Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện làm sạch dữ liệu thường xuyên để nâng cao giá trị và tính chính xác của thông tin khách hàng.

Cách quản lý data khách hàng khi tiến hành làm sạch dữ liệu, doanh nghiệp cần chú ý các yếu tố sau:

• Thống kê và kiểm tra dữ liệu khách hàng hiện có

• Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban

• Đảm bảo định dạng dữ liệu thống nhất và chuẩn hóa

Ngoài ra, các công cụ tự động xác thực dữ liệu có thể tích hợp với hệ thống CRM, giúp doanh nghiệp duy trì dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác, tối ưu hóa hiệu quả quản lý thông tin khách hàng.

2.5. Đào tạo đội ngũ nhân sự

Cách quản lý data khách hàng triệt để là đội ngũ nhân viên cần được đào tạo bài bản về cách xử lý và phân tích dữ liệu. Doanh nghiệp nên đầu tư thời gian và nguồn lực vào việc giáo dục nhân viên, giúp họ hiểu rõ tầm quan trọng của dữ liệu và cách áp dụng data vào các quyết định kinh doanh. 

Xây dựng một văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu sẽ mang lại lợi ích lâu dài và bền vững cho doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp áp dụng chính sách BYOD (Bring Your Own Device), cho phép nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân trong công việc. 

2.6. Cấp quyền truy cập và quản lý data khách hàng theo vai trò

Trong quá trình quản lý data khách hàng, nhân viên thường tự tạo ra các quy trình riêng để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, điều này có thể dẫn đến sai sót và thiếu tính đồng nhất. Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các quy trình và thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng trong việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu khách hàng.

Việc phân cấp quyền truy cập và quản lý dữ liệu theo vai trò giúp đảm bảo rằng mỗi nhân viên chỉ thực hiện những nhiệm vụ phù hợp với vai trò  của mình, từ đó hạn chế sai sót và nâng cao tính chính xác trong toàn bộ quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả công việc và gia tăng trách nhiệm của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và nhất quán.

2.7. Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả bằng CRM

Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả là một thách thức nếu dữ liệu bị phân tán ở nhiều nơi khác nhau, từ email, file Excel đến các nền nền tảng social. Điều này dễ dẫn đến việc thiếu sót thông tin quan trọng, ảnh hưởng đến các tương tác và quyết định với khách hàng.

Với hệ thống CRM, doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu khách hàng vào một hệ thống đồng nhất, giúp:

• Theo dõi thông tin liên hệ và phân loại khách hàng thành các nhóm cụ thể.

• Tổng hợp lịch sử tương tác với khách hàng tại một nơi duy nhất.

• Tạo các chiến dịch email mục tiêu, cải thiện quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.

• Tự động hóa các công việc lặp lại như theo dõi trạng thái giao dịch, báo cáo quản lý dữ liệu.

• Theo dõi các nhiệm vụ và sự kiện quan trọng với chế độ xem lịch chi tiết.

• Đặt nhắc nhở tự động để không bỏ lỡ các deadline  quan trọng.

CRM giúp doanh nghiệp trực quan hóa  quy trình bán hàng, tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi và duy trì hiệu quả công việc trong mọi tình huống.

3. Quản lý data khách hàng hiệu quả cùng Getfly CRM

Getfly CRM là phần mềm quản lý khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức, theo dõi và tối ưu hóa mọi thông tin khách hàng. Với khả năng tự động hóa quy trình bán hàng và marketing, Getfly giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. 

Hệ thống này không chỉ đơn giản hóa thao tác quản lý data mà còn mang lại cái nhìn rõ ràng và chính xác về từng khách hàng, hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. 

3.1. Lưu trữ dữ liệu khách hàng an toàn và tổ chức khoa học

Getfly CRM là giải pháp quản lý dữ liệu khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp tổ chức và bảo vệ thông tin một cách khoa học và an toàn. Hệ thống cho phép lưu trữ, truy xuất và phân tích dữ liệu khách hàng hiệu quả, từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chiến lược bán hàng và chăm sóc khách hàng. 

Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Getfly CRM đã được hơn 5.000 doanh nghiệp SMEs Việt Nam thuộc hơn 250 ngành nghề tin dùng. Phần mềm giúp tiết kiệm 2-3 giờ làm việc mỗi ngày và gia tăng doanh thu đều đặn từ 200-300%.

Các tính năng nổi bật:

• Getfly CRM cung cấp cách quản lý & phân loại data khách hàng: Cho phép doanh nghiệp phân loại khách hàng dựa trên các tiêu chí như độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập, địa điểm sinh sống, nhu cầu và sở thích, lĩnh vực kinh doanh, giai đoạn mua hàng, giúp đánh giá hiệu quả của các kênh marketing và lập kế hoạch chi tiêu quảng cáo hợp lý. 

• Lưu trữ hồ sơ khách hàng và giao dịch: Tích hợp thông tin đầy đủ về khách hàng, bao gồm hồ sơ cá nhân, lịch sử giao dịch và tương tác trước đó, giúp quản lý mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

• Cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên: Thực hiện việc cập nhật tự động hoặc thủ công thông tin khách hàng để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và không bị lỗi thời.

• Đảm bảo bảo mật và an toàn thông tin khách hàng: Áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bảo vệ dữ liệu khách hàng khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

3.2. Sử dụng dữ liệu khách hàng hiệu quả để tối ưu hóa chiến lược kinh doanh

Hệ thống CRM của Getfly giúp doanh nghiệp sử dụng dữ liệu khách hàng một cách thông minh để tối ưu các chiến lược kinh doanh. Các công cụ phân tích mạnh mẽ và khả năng tự động hóa giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn, tối ưu hóa chi phí và tăng trưởng doanh thu hiệu quả.

Các tính năng nổi bật:

• Xây dựng hành trình khách hàng tự động: Phần mềm CRM tự động xây dựng hành trình khách hàng dựa trên hành vi mua sắm và tương tác trước đó. Điều này giúp doanh nghiệp gửi thông điệp phù hợp tại mỗi giai đoạn, tối ưu hóa chuyển đổi.

• Tiếp cận từng nhóm khách hàng với thông điệp cá nhân hóa: Phân loại khách hàng theo nhóm dựa trên sở thích và hành vi. Các chiến dịch marketing được cá nhân hóa giúp tăng tỷ lệ tương tác và phản hồi từ khách hàng.

• Theo dõi các tương tác của khách hàng qua từng giai đoạn: Ghi nhận và phân tích mọi tương tác của khách hàng từ nhận thức đến quyết định mua hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Nắm bắt xu hướng tiêu dùng và nhu cầu khách hàng: Dữ liệu từ CRM giúp phân tích và dự đoán xu hướng tiêu dùng của khách hàng. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích ứng và đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường.

• Triển khai chiến dịch marketing tự động theo thời gian thực: Cho phép triển khai chiến dịch marketing ngay lập tức khi có sự kiện mới. Các thông điệp được gửi đi ngay khi có dữ liệu mới từ khách hàng, tối ưu hóa cơ hội bán hàng.

• Tự động triển khai chiến dịch marketing dựa trên hành vi khách hàng: Tự động kích hoạt chiến dịch marketing dựa trên hành vi cụ thể của khách hàng. Các chiến dịch như nhắc nhở bỏ giỏ hàng hay khuyến mãi dựa trên thói quen mua sắm được thực hiện tự động.

Trên đây là 7 cách quản lý data khách hàng hiệu quả mà Getfly CRM gợi ý để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao khả năng phân tích dữ liệu. Hãy sử dụng Getfly CRM miễn phí 30 ngày ngay hôm nay để trải nghiệm những tính năng quản lý dữ liệu thông minh và nâng cao hiệu quả công việc cho doanh nghiệp của bạn!