[Download] 3 bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên

Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý ngày nghỉ của nhân sự một cách minh bạch và hiệu quả. Sử dụng bảng theo dõi phù hợp giúp hạn chế sai sót, tối ưu quy trình quản lý. Tải ngay mẫu bảng tại bài viết dưới đây của Getfly CRM để áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

1. Các mẫu bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên

Các mẫu bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên giúp doanh nghiệp quản lý ngày nghỉ rõ ràng, hạn chế sai sót và đảm bảo quyền lợi cho nhân sự. Lựa chọn mẫu bảng phù hợp sẽ tối ưu quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả làm việc.

Mẫu 1:  Bảng theo dõi ngày nghỉ phép cơ bản

Các công ty thường tận dụng file Excel để quản lý và cập nhật thông tin về ngày nghỉ phép của nhân viên trong năm. Bảng này bao gồm các chi tiết như họ tên, tổng số ngày phép được nhận, số ngày đã sử dụng và phần phép còn lại.

>>> Link tải: Mẫu bảng số 1.xlsx

Mẫu 2: Bảng theo dõi chi tiết theo ngày, tháng

Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên được thống kê hàng ngày, hàng tháng trong 1 năm sẽ rất trực quan và dễ hiểu. Dưới đây là phiên bản bảng theo dõi được thiết kế dễ hiểu để bạn tham khảo:

>>> Link tải: Mẫu bảng số 2

>>> Tham khảo thêm: Top 10 phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả nhất hiện nay

Mẫu 3: Bảng tính ngày nghỉ phép dựa trên thâm niên

File Excel bên dưới được tạo ra để tính số ngày phép năm mà nhân viên tích lũy dựa trên thời gian gắn bó với công ty. 

>>> Link tải: Mẫu bảng số 3.xlsx

>>> Tham khảo thêm: Top 9 phần mềm quản lý văn phòng đỉnh nhất 2025

2. Nội dung cần có trong bảng theo dõi phép của nhân viên

Một bảng theo dõi phép hiệu quả cần cung cấp đầy đủ thông tin về nhân viên và chi tiết các ngày nghỉ phép, giúp doanh nghiệp quản lý chính xác, minh bạch. 

2.1 Thông tin của nhân viên

Đây là những thông tin cơ bản giúp xác định chính xác từng nhân viên trong hệ thống quản lý, đảm bảo việc theo dõi phép diễn ra thuận tiện và minh bạch.

• Mã nhân viên: Mã số duy nhất để định danh từng nhân viên trong hệ thống quản lý.

• Họ và tên: Thông tin cá nhân giúp xác định chính xác nhân sự.

• Email nội bộ: Phương tiện liên lạc chính thức giữa nhân viên và doanh nghiệp.

• Bộ phận làm việc: Xác định nhân sự thuộc phòng ban nào để thuận tiện trong việc duyệt phép.

• Chức vụ: Chức danh hiện tại của nhân viên trong doanh nghiệp.

• Loại hợp đồng lao động: Ghi rõ hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn hoặc thời vụ.

2.2 Thông tin nghỉ phép của nhân viên

Phần này thể hiện chi tiết về chế độ nghỉ phép của nhân viên, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đảm bảo quyền lợi cho nhân sự và duy trì hoạt động ổn định.

• Loại phép: Phân loại ngày nghỉ (phép năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tang, nghỉ cưới…).

• Số ngày phép được hưởng: Tổng số ngày phép nhân viên có theo quy định của doanh nghiệp.

• Số ngày phép đã sử dụng: Tổng số ngày nghỉ phép nhân viên đã dùng trong kỳ.

• Số ngày phép còn lại: Số ngày nghỉ phép chưa sử dụng tính đến thời điểm hiện tại.

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nghỉ: Thời gian nhân viên xin nghỉ để doanh nghiệp sắp xếp công việc hợp lý.

• Tổng số ngày nghỉ: Tổng số ngày nghỉ phép, bao gồm cả ngày lễ hoặc cuối tuần nếu có.

• Lý do nghỉ phép: Nhân viên cần ghi rõ lý do xin nghỉ để xét duyệt.

• Trạng thái đơn nghỉ phép: Ghi rõ tình trạng đơn nghỉ (chờ duyệt, đã duyệt, từ chối).

• Người phê duyệt: Thông tin về người có quyền xét duyệt đơn nghỉ phép.

3. Cách tính ngày nghỉ phép năm của nhân viên

Việc tính toán chính xác số ngày nghỉ phép giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và duy trì hoạt động hiệu quả. Dưới đây là quy trình tính ngày nghỉ phép năm theo từng bước: 

>>> Tham khảo thêm: [Top] 7+ cách quản lý nhân viên hiệu nhà quản lý cần nắm rõ

Bước 1: Xác định số ngày phép năm dựa trên thời gian làm việc

Thu thập thông tin:

Tạo bảng quản lý phép với các thông tin:

• Họ tên nhân viên.

• Ngày vào làm việc (ngày bắt đầu làm việc tại công ty).

• Ngày hiện tại (ngày tính toán, thường là cuối kỳ hoặc cuối năm).

• Thời gian làm việc (tính bằng tháng).

• Số ngày phép được hưởng.

Tính thời gian làm việc (số tháng):

Công thức tổng quát:

Số tháng làm việc = (Số tháng của ngày hiện tại - Số tháng của ngày vào làm) + Điều chỉnh ngày

• Số tháng của một ngày = (Năm × 12) + Tháng.

• Điều chỉnh ngày: Nếu ngày hiện tại cách ngày vào làm ≥ 15 ngày trong tháng đầu tiên, cộng thêm 1 tháng.

• Nếu ngày vào làm muộn hơn ngày hiện tại hoặc không có dữ liệu, số tháng = 0.

Ví dụ:

• Ngày vào làm: 01/03/2023.

• Ngày hiện tại: 15/04/2025.

• Số tháng hiện tại: (2025 × 12) + 4 = 24,304.

• Số tháng vào làm: (2023 × 12) + 3 = 24,279.

• Số tháng làm việc = 24,304 - 24,279 = 25 tháng.

• Điều chỉnh: 15 - 1 = 14 ngày (< 15 ngày) → Không cộng thêm.

• Kết quả: 25 tháng.

Tính số ngày phép được hưởng:

• Dựa vào bảng quy tắc phép của doanh nghiệp (liệt kê số ngày phép theo số tháng làm việc).

• Công thức: So sánh số tháng làm việc với các mốc trong bảng quy tắc, chọn số ngày phép tương ứng với mốc gần nhất mà số tháng đạt hoặc vượt qua.

 Ví dụ bảng quy tắc:

Với 25 tháng làm việc → Số ngày phép = 14 ngày.

Bước 2: Theo dõi số ngày phép đã sử dụng

Sử dụng bảng chấm công:

Ghi lại trạng thái làm việc của nhân viên mỗi ngày với các ký hiệu rõ ràng:

• Làm đủ ngày: Không tính vào ngày phép.

• Nghỉ nửa ngày có phép: Trừ 0,5 ngày phép.

• Nghỉ cả ngày có phép: Trừ 1 ngày phép.

• Nghỉ không phép: Không trừ ngày phép (nhưng có thể ghi nhận riêng để xử lý).

Tính tổng ngày phép đã dùng:

Đếm tổng số ngày và nửa ngày phép đã sử dụng trong kỳ (tháng hoặc năm).

Công thức: 

Tổng ngày phép đã dùng = (Số ngày nghỉ phép toàn ngày) + (Số ngày nghỉ phép nửa ngày × 0,5).

 Ví dụ:

• Nhân viên nghỉ 3 ngày phép toàn ngày, 2 lần nghỉ nửa ngày.

• Tổng ngày phép đã dùng = 3 + (2 × 0,5) = 4 ngày.

Bước 3: Tính số ngày phép còn lại

Công thức:

 Số ngày phép còn lại = Số ngày phép được hưởng - Số ngày phép đã dùng

Ví dụ:

• Số ngày phép được hưởng: 14 ngày.

• Số ngày phép đã dùng: 4 ngày.

• Số ngày phép còn lại = 14 - 4 = 10 ngày.

Theo dõi theo tháng (nếu cần):

• Chia bảng quản lý phép thành 12 cột (mỗi cột là một tháng).

• Ghi nhận số ngày phép đã dùng và còn lại mỗi tháng để dễ theo dõi.

>>> Tham khảo thêm: Triết lý kinh doanh là gì? Chìa khóa dẫn lối thành công doanh nghiệp

4. Loại bỏ nhược điểm khi theo dõi ngày nghỉ phép qua Excel với Getfly CRM

Sử dụng Excel để theo dõi ngày nghỉ phép có thể gây ra nhiều bất cập, từ sai sót trong nhập liệu, mất thời gian tổng hợp thông tin đến khó khăn trong quá trình duyệt phép. Để giải quyết những hạn chế này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn Getfly CRM, một nền tảng giúp quản lý nghỉ phép một cách tự động và chính xác hơn.

Quản lý dữ liệu nghỉ phép tập trung và chính xác

Hệ thống thông tin CRM cung cấp tính năng quản lý thông tin khách hàng và nhân viên tập trung, cho phép lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó, việc theo dõi số ngày nghỉ phép của từng nhân viên trở nên dễ dàng, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.​

Tự động hóa quy trình xin và duyệt nghỉ phép

Với tính năng quản lý công việc thông minh, phần mềm CRM cho phép nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép trực tuyến và quản lý nhận thông báo ngay lập tức. Quy trình duyệt nghỉ phép được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong quản lý.​

Liên kết chặt chẽ với hệ thống chấm công

Dù là hệ thống CRM cho doanh nghiệp nhỏ hay lớn đều được tích hợp tính năng chấm công GPS/IP, giúp đồng bộ hóa dữ liệu nghỉ phép với lịch làm việc thực tế của nhân viên. Điều này đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán số ngày nghỉ và số ngày làm việc, hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn.​

 Báo cáo và phân tích dữ liệu nghỉ phép

Với khả năng thống kê và phân tích dữ liệu mạnh mẽ, Getfly CRM cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng nghỉ phép của nhân viên. Những báo cáo này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác về phân bổ nguồn lực và xây dựng chính sách nhân sự hợp lý.

Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ dàng mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Thay vì mất thời gian với các file Excel cồng kềnh, một hệ thống quản lý tự động như Getfly CRM sẽ giúp theo dõi ngày phép của nhân viên và cũng là phần mềm quản lý khách hàng chính xác, minh bạch và nhanh chóng. Ứng dụng công nghệ thông minh vào quản lý nghỉ phép không chỉ giảm tải công việc hành chính mà còn nâng cao trải nghiệm làm việc cho toàn bộ nhân sự.