Giải đáp các thắc mắc về cách tạo hợp đồng điện tử

Hiện tại hợp đồng điện tử không còn quá xa lạ, thế nhưng việc nắm bắt hết các quy định và lợi ích mà hợp đồng online mang lại vẫn còn là vấn đề ít người nắm được. Vậy làm sao để tạo và có chữ ký số đúng pháp luật? Cách làm hợp đồng điện tử ra sao? Cùng tìm hiểu ngay dưới bài viết này nhé!

Hợp đồng điện tử là gì?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2005, Điều 33 quy định hợp đồng điện tử là hợp đồng được hình thành thông qua việc sử dụng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu đề cập đến thông tin được tạo, truyền, nhận và lưu trữ điện tử ở nhiều định dạng khác nhau như trao đổi dữ liệu điện tử, tài liệu điện tử, email, điện tín, fax và các phương tiện tương tự.

Theo đó, khái niệm hợp đồng điện tử được quy định như sau:

“Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.”

Lợi ích của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử hiện nay không còn quá mới lạ với các chủ doanh nghiệp. Thế nhưng không phải ai cũng nắm được lợi ích thực sự hợp đồng online mang lại. Dưới đây là một số lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hợp đồng điện tử loại bỏ yêu cầu về trao đổi tài liệu giấy, gửi thư và xử lý thủ tục truyền thống. Việc tạo, ký và gửi hợp đồng điện tử có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển và lưu trữ.

• Tăng tính xác thực và toàn vẹn: Hợp đồng điện tử thường được chứng thực bằng chữ ký điện tử hoặc các phương thức chứng thực điện tử khác, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của hợp đồng. Điều này giúp giảm rủi ro của việc mất mát hoặc thiếu sót thông tin và tăng cường sự tin tưởng và trách nhiệm giữa các bên tham gia.

• Tiện lợi và linh hoạt: Hợp đồng điện tử cho phép các bên thực hiện giao dịch từ xa và vào bất kỳ thời điểm nào. Bạn có thể truy cập và quản lý hợp đồng từ bất kỳ thiết bị có kết nối internet nào, giúp tăng tính tiện lợi và linh hoạt trong quá trình giao dịch.

• Bảo mật và riêng tư: Hợp đồng điện tử đảm bảo tính bảo mật và riêng tư của thông tin. Các dữ liệu và tài liệu liên quan được lưu trữ và quản lý trong môi trường điện tử, giúp giảm rủi ro về mất mát hoặc truy cập trái phép.

• Trao đổi dữ liệu dễ dàng: Hợp đồng điện tử cho phép việc trao đổi dữ liệu và thông tin liên quan được thực hiện một cách dễ dàng và thuận tiện. Các bên có thể chia sẻ tài liệu, thông báo và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.

• Quy trình rõ ràng, hạn chế sai sót: Quá trình tạo, ký và lưu trữ hợp đồng được thực hiện nhanh chóng, thành thạo, đảm bảo tính chuyên nghiệp cao. Trước khi ký hợp đồng, tất cả các bên đều có cơ hội kiểm tra kỹ lưỡng thông tin và nội dung của hợp đồng như một phương tiện để giảm thiểu sai sót.

• Đảm bảo khi có tranh chấp: Tất cả phần mềm đáng tin cậy đều có khả năng ghi lại lịch sử ký, chẳng hạn như thông tin của người ký, tên công ty, địa chỉ IP máy tính và thời gian ký. Nhờ đó, trong trường hợp có bất đồng, cả hai bên sẽ có bằng chứng để chứng minh cho yêu cầu của mình.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: “Xây dựng hệ thống kinh doanh cho doanh nghiệp hiệu quả”

5 quy định về hợp đồng điện tử bạn bắt buộc cần nắm rõ

Trước khi ký hợp đồng điện tử trực tuyến, điều quan trọng là doanh nghiệp phải hiểu rõ các quy định quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng và giảm thiểu rủi ro, tranh chấp trong quá trình thực hiện.

1. Về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Theo Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng điện tử có ý nghĩa ngang bằng với hợp đồng thông thường như đã nêu trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ. Cụ thể:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Ngoài ra, Điều 14 của Luật này còn có quy định:

“Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”

Mặc dù ở dạng điện tử nhưng hợp đồng điện tử vẫn được công nhận về mặt pháp lý và có thể được sử dụng làm bằng chứng nếu một trong hai bên không tuân thủ các điều khoản của thỏa thuận. 

Để được coi là hợp lệ, hợp đồng trực tuyến phải đáp ứng một số điều kiện nhất định. Chúng bao gồm việc giữ nguyên nội dung và không thực hiện bất kỳ thay đổi nào trừ khi cần thiết để gửi hoặc lưu trữ dữ liệu hợp đồng. 

Nội dung cũng phải có thể truy cập được bằng các phương pháp mã hóa đã thỏa thuận. Pháp luật Việt Nam thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử khi tuân thủ đúng quy định, giúp doanh nghiệp yên tâm tận dụng để tinh giản hoạt động và giảm chi phí.

2. Về giao kết hợp đồng

Nguyên tắc giao kết: 

Để giao kết và thực hiện thành công quá trình ký hợp đồng điện tử, các bên liên quan bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc nêu tại Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005.

Các bên tham gia quá trình ký kết hợp đồng điện tử có quyền tự do thỏa thuận sử dụng phương thức điện tử trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng.

Quy định giao kết:

Các quy định về hợp đồng điện tử được quy định rõ ràng tại Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2005. Cụ thể hơn, quá trình giao kết hợp đồng điện tử liên quan đến việc sử dụng thông điệp dữ liệu cho toàn bộ hoặc một phần giao dịch. Trừ khi có thỏa thuận khác, cả lời đề nghị và sự chấp nhận ký kết hợp đồng đều có thể được truyền đạt thông qua tin nhắn dữ liệu.

3. Thời điểm, địa điểm nhận và gửi hợp đồng

Tại Điều 19 Luật Giao dịch điện tử, thời gian, địa điểm cụ thể để nhận và gửi hợp đồng điện tử được quy định rõ ràng là thời gian và địa điểm nhận thông điệp dữ liệu. Cụ thể:

Thời điểm, địa điểm nhận hợp đồng:

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì Điều 17 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định cụ thể thời gian, địa điểm gửi điểm dữ liệu như sau:

• Thời gian: Thời điểm thông điệp dữ liệu được gửi đến hệ thống thông tin, ngoài tầm kiểm soát của người khởi tạo.

• Địa điểm: Nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức thì đó là trụ sở chính của họ. Nếu người khởi tạo là cá nhân thì đó là nơi cư trú của họ. Trường hợp cơ quan, tổ chức có nhiều trụ sở thì vị trí gửi điểm dữ liệu được xác định dựa trên mức độ gần với hợp đồng.

Thời điểm, địa điểm gửi hợp đồng:

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì Điều 19 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định cụ thể thời gian, địa điểm nhận điểm dữ liệu như sau:

Thời gian:

• Phương án 1: Nếu người nhận chỉ định hệ thống thông tin nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu đi vào hệ thống thông tin được chỉ định.

• Phương án 2: Nếu người nhận chưa chỉ định hệ thống thông tin nhận tin nhắn dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm tin nhắn dữ liệu nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của họ.

Địa điểm: Đối với cơ quan, tổ chức là tại trụ sở chính của họ. Đối với cá nhân là tại nơi thường trú của họ. Nếu có nhiều trụ sở chính thì trụ sở đó sẽ ở nơi có kết nối gần nhất với giao dịch.

Chữ ký điện tử để sử dụng để ký hợp đồng điện tử

Để đảm bảo an toàn cho hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau: 

a) Dữ liệu được sử dụng để tạo chữ ký điện tử chỉ được liên kết duy nhất với người ký trong bối cảnh cụ thể nơi nó được sử dụng;

b) Dữ liệu dùng để tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký trong quá trình ký;

c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau khi ký có thể phát hiện được;

d) Mọi sửa đổi về nội dung thông điệp dữ liệu sau khi ký đều có thể bị phát hiện. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử xác thực từ nhà cung cấp dịch vụ xác thực được coi là tuân thủ các quy định về an toàn.

Những câu hỏi thường gặp

1. Khách hàng được hưởng lợi gì khi ký hợp đồng điện tử

Khi khách hàng ký kết hợp đồng điện tử có thể nhận được vô số lợi ích, trong đó có các lợi ích nổi bật sau:

• Tiện lợi và tốc độ

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Bảo mật

• Truy cập dễ dàng

• Theo dõi và quản lý tốt hơn

2. Làm thế nào để ký hợp đồng điện tử

Việc khách hàng ký kết hợp đồng điện tử bao gồm ba bước tuần tự:

• Bước 1: Tạo hợp đồng điện tử bằng phần mềm chuyên về hợp đồng điện tử.

• Bước 2: Người bán ký chữ ký số vào hợp đồng, tạo liên kết và gửi qua email cho người mua.

• Bước 3: Người mua làm theo hướng dẫn được cung cấp để truy cập vào link và ký điện tử vào hợp đồng điện tử.

3. Điều kiện để hợp đồng điện tử có hiệu lực

Để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý cần phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

• Thứ nhất, chủ thể chữ ký số ký hợp đồng kết hợp phải hợp pháp, có năng lực hành vi dân sự và đủ năng lực pháp luật dân sự.

• Thứ hai, chủ thể tham gia giao dịch, ký kết hợp đồng phải trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng và thiện chí. Nếu có sự ép buộc, lừa dối giao kết hợp đồng thì hợp đồng điện tử sẽ bị vô hiệu.

• Thứ ba, mục đích, nội dung của hợp đồng không được vi phạm điều cấm của pháp luật và không trái đạo đức xã hội. Đối tượng của hợp đồng không thuộc nhóm các hàng hóa cấm giao dịch hay công việc cấm thực hiện.

• Thứ tư, hình thức giao dịch của hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật đối với từng loại hợp đồng khác nhau.

Bạn có thể tham khảo về cách làm hợp đồng điện tử tại đây!

Trên đây là toàn bộ kiến thức Getfly muốn chia sẻ đến bạn đọc về hợp đồng điện tử. Bạn cần nắm rõ về các quy định khi sử dụng hợp đồng online để chắc chắn làm theo đúng Pháp luật, tránh các sai sót đáng có. 

Getfly - Để khách hàng mua trọn đời!