Quản lý tiến độ dự án là gì? 7 bước tối ưu hiệu suất

Quản lý tiến độ dự án là hoạt động quan trọng giúp đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng mong đợi. Quy trình xây dựng và quản lý không chỉ giúp phân chia công việc hợp lý mà còn tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận, giúp dự án thành công. Quý doanh nghiệp cùng tìm hiểu sâu hơn trong bài chia sẻ của Getfly CRM.

>>> Tham khảo: Module là gì? Ý nghĩa, ứng dụng của module ở các lĩnh vực

1. Quản lý tiến độ dự án là gì? 

Quản lý tiến độ dự án là tổng hợp các hoạt động từ việc duy trì, thiết lập đến điều hành và giám sát lịch trình cũng như tài nguyên nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn. Đây là một phần không thể tách rời của quản lý dự án tổng thể, có yêu cầu về:

• Sự phối hợp liên ngành: Liên kết chặt chẽ giữa các nhóm chuyên môn khác nhau để thống nhất mục tiêu.

• Sự minh bạch và cập nhật liên tục: Các thông tin, dữ liệu tiến độ được cập nhật một cách kịp thời và chia sẻ công khai với các bên liên quan.

• Ứng dụng công cụ hiện đại: Sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt, phần mềm quản lý (Microsoft Project, Trello, Getfly CRM,...) và các phương pháp phân tích như CPM giúp lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ một cách hiệu quả.

>>> Tìm hiểu thêm: Các ý tưởng cải tiến trong công việc | 5 idea dễ áp dụng

2. Quy trình xây dựng và quản lý tiến độ dự án

2.1. Xác định mục tiêu và phạm vi dự án

Trong giai đoạn đầu tiên của việc xây dựng và quản lý tiến độ của dự án, người phụ trách cần làm rõ mục tiêu cốt lõi của dự án, xác định các đầu ra mong đợi và phạm vi công việc. Điều này giúp xác định rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện cũng như các yếu tố không liên quan, không nằm trong phạm vi của dự án. 

Sau khi xác định mục tiêu và phạm vi, việc phân chia dự án thành các công việc nhỏ sẽ giúp dễ dàng quản lý, theo dõi và phân công nhiệm vụ một cách hợp lý.

2.2. Xây dựng kế hoạch chi tiết

Sau khi xác định mục tiêu và phạm vi, bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết cho dự án. Nhà quản lý cần phải xác định các công việc cụ thể cần thực hiện, sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ. 

Nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ như sơ đồ Gantt hoặc sơ đồ PERT để minh họa tiến độ thực hiện dự án một cách trực quan. Ngoài ra, việc dự trù nguồn lực về nhân sự, nguyên vật liệu và tài chính cho từng công việc, cũng rất quan trọng, giúp đảm bảo rằng mọi yếu tố cần thiết đều có sẵn và sẵn sàng cho việc thực hiện.

2.3. Xác định thời gian

Xác định và quản lý thời gian là bước quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý tiến độ dự án. Mỗi nhiệm vụ trong dự án cần có một thời gian hoàn thành rõ ràng, bao gồm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. 

Khi xác định thời gian, người quản lý cần xem xét các yếu tố như: Độ phức tạp của nhiệm vụ, khả năng thực hiện của đội ngũ nhân sự, các rủi ro tiềm ẩn và các công việc có sự phụ thuộc vào nhau. Việc xác định đúng thời gian giúp đảm bảo tiến độ thực hiện dự án không bị trễ và các nhiệm vụ đều hoàn thành đúng hạn.

2.4. Phân công công việc

Khi các công việc đã được xác định và thời gian hoàn thành đã rõ ràng, giai đoạn tiếp theo là phân công công việc cho các thành viên trong dự án. Phân công công việc cần dựa trên khả năng, kinh nghiệm và sở thích của từng người để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. 

Đồng thời, khi giao việc, người quản lý phải đảm bảo rằng mỗi thành viên đều hiểu rõ trách nhiệm của mình, các yêu cầu về công việc và thời gian hoàn thành. Điều này giúp tăng cường trách nhiệm cá nhân và đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả.

>>> Xem thêm: Workflow là gì? Xây dựng quy trình luồng công việc 7 bước

2.5. Theo dõi và giám sát tiến độ dự án

Quá trình theo dõi và giám sát là một phần quan trọng khi quản lý tiến độ dự án, giúp đảm bảo công việc được thực hiện đúng kế hoạch. Nhà quản lý cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến độ thực hiện của từng nhiệm vụ so với phương án và lịch trình đề ra.

Trong quá trình kiểm tra giám sát, nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ như: Excel, biểu đồ trực quan hoặc phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp có thể giúp theo dõi tiến độ một cách hiệu quả, kịp thời phát hiện các sai lệch và có biện pháp điều chỉnh phù hợp.

2.6. Báo cáo tiến độ dự án

Sau khi kiểm tra, nhà quản lý cần xây dựng báo cáo tiến độ dự án để truyền đạt thông tin với các bên liên quan. Những báo cáo này cần được cập nhật định kỳ, thể hiện rõ ràng tiến độ tổng quan của dự án cũng như chi tiết từng nhiệm vụ. 

Việc này sẽ giúp các bên liên quan luôn nắm bắt được tình hình thực tế và đưa ra các quyết định kịp thời. Bên cạnh đó, báo cáo cần đảm bảo tính minh bạch và dễ hiểu đối với người nhận thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả giao tiếp trong quản lý dự án.

2.7. Đánh giá và đưa ra biện pháp tối ưu

Khi dự án kết thúc, toàn bộ thành viên tham gia dự án sẽ cùng nhau đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện. Hoạt động này được thực hiện nhằm mục đích xác định những điểm mạnh và những hạn chế trong việc quản lý tiến độ. 

Các nhà quản lý, lãnh đạo sẽ đánh giá hiệu quả của phương pháp đã áp dụng,  đưa ra các biện pháp cải thiện cho các dự án trong tương lai. Thông qua việc đánh giá và tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả làm việc, giảm thiểu sai sót và tăng khả năng hoàn thành dự án đúng tiến độ trong tương lai.

>>> Xem thêm: Các hình thức xung đột nhóm và biện pháp xử lý hiệu quả

3. Getfly CRM - Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc quản lý tiến độ dự án và phân chia công việc một cách hợp lý là yếu tố then chốt để đạt được kết quả thành công. Getfly CRM cung cấp một giải pháp hoàn hảo giúp các doanh nghiệp dễ dàng tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý tiến độ dự án và phân công nhiệm vụ chính xác, giúp nâng cao hiệu quả công việc của các phòng ban. 

Các tính năng nổi bật của phần mềm không chỉ giúp giao việc nhanh chóng mà còn đảm bảo việc phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong suốt quá trình thực hiện dự án.

3.1. Phân chia và giao việc nhanh chóng, chính xác đến từng cá nhân

Tính năng quản lý công việc của Getfly CRM giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc của đội ngũ. Nhà quản lý có thể thiết lập quyền cho các thành viên trong đội nhóm, giúp phân quyền và phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên.

Điều này cũng giúp bảo mật các dữ liệu thông tin, đảm bảo rằng mỗi người chỉ có quyền thực hiện công việc được giao và tránh tình trạng truy cập trái phép vào dữ liệu quan trọng. Nhà quản lý có thể sắp xếp các dự án vào các thư mục và nhóm, giúp đơn giản hóa quy trình tìm kiếm và theo dõi dự án. 

Với công cụ bộ lọc thông minh, người dùng có thể phân loại dự án theo các tiêu chí như ưu tiên, trạng thái, và tiến độ hoàn thành, giúp đánh giá hiệu quả công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt, giao diện có Dashboard trực quan, cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ dự án và công việc một cách nhanh chóng.

Bên cạnh đó, với tính năng Workstream, doanh nghiệp có thể tạo các nhóm chat riêng cho từng dự án, giúp chia sẻ tài liệu và thông tin một cách dễ dàng. Việc phân chia nhóm này hỗ trợ quá trình trao đổi và xử lý công việc hiệu quả hơn, đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót. 

Workstream hoạt động như một mạng xã hội nội bộ, cho phép nhà quản lý tag nhanh các nhân viên vào nhóm chat, phân chia nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc của từng cá nhân, giúp mỗi nhân viên nắm rõ vai trò và tiến độ công việc, từ đó đẩy nhanh tiến độ dự án.

3.2. Quản lý tiến độ làm việc 

Với tính năng quản lý công việc của phần mềm Getfly CRM, doanh nghiệp có thể dễ dàng lập và theo dõi KPI của dự án và từng cá nhân. Phần mềm sẽ ghi nhận các nhiệm vụ được phân cho mỗi nhân viên, các số liệu sẽ biểu thị trực quan, cho phép nhà quản lý so sánh và đánh giá tiến độ, hiệu quả làm việc. 

Nhờ vậy, những dự án chậm tiến độ sẽ được doanh nghiệp nhận định và các biện pháp can thiệp sớm nhằm phân công lại nhiệm vụ, nguồn lực để theo kịp kế hoạch đã đề ra.

3.3. Hệ thống báo cáo trực quan

Báo cáo trực quan trong Getfly CRM không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả công việc và các chỉ số KPI, mà còn hỗ trợ nhà quản lý giám sát sự tiến triển của các dự án. Việc quản lý tiến độ đòi hỏi sự giám sát liên tục và kịp thời để đảm bảo các công việc hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt chất lượng yêu cầu.

Các báo cáo này trang bị cho nhà quản lý một công cụ hiệu quả để theo dõi và kiểm soát tất cả các yếu tố quan trọng. Trong đó:

• Minh họa trực quan: Sử dụng các dạng biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ đường,... để làm nổi bật các chỉ số, nâng cao hiệu quả biểu thị giúp người xem dễ dàng so sánh các số liệu, nhận diện vấn đề như trễ tiến độ hay thiếu nguồn lực để điều chỉnh kịp thời.

• Phân tích theo thời gian thực: Số liệu được cập nhật liên tục, đảm bảo tính kịp thời và chính xác của dữ liệu và thông tin.

• Đánh giá hiệu quả nhóm: Biểu đồ và báo cáo cung cấp cái nhìn chi tiết về hiệu suất làm việc của từng nhóm. Việc này giúp nhà quản lý nhận diện nhóm nào hoạt động hiệu quả và nhóm nào cần cải thiện, từ đó có thể điều chỉnh phân công công việc hoặc hỗ trợ thêm để tối ưu hóa năng lực của toàn bộ tổ chức..

• Dự báo và phân tích rủi ro: Báo cáo giúp nhận diện các vấn đề tiềm ẩn như chậm tiến độ hoặc vượt ngân sách thông qua phân tích dữ liệu và xu hướng. Nhà quản lý có thể dự báo rủi ro từ sớm và điều chỉnh kế hoạch kịp thời, thay đổi chiến lược hay phân bổ lại nguồn lực nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách.

• Theo dõi KPI tự động: Báo cáo tự động theo dõi các KPI quan trọng như tỷ lệ hoàn thành, thời gian trễ hạn, chi phí so với ngân sách, giúp nhà quản lý không bỏ lỡ bất kỳ chỉ số quan trọng nào.

Các bài viết liên quan:

• Kaizen là gì? 10 nguyên tắc & ứng dụng Kaizen vào doanh nghiệp
  
• Workload là gì? 11 cách quản lý khối lượng công việc hiệu suất cao
  

Quản lý tiến độ dự án không chỉ đơn thuần là theo dõi thời gian thực hiện dự án mà còn liên quan đến việc tối ưu hóa các công cụ và phương pháp để đạt được kết quả tốt nhất. Với sự hỗ trợ của các công cụ hiện đại như phần mềm quản lý khách hàng CRM - Getfly CRM, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi và điều chỉnh tiến độ dự án một cách hiệu quả, đảm bảo sự thành công bền vững.