Workflow là gì? Xây dựng quy trình luồng công việc 7 bước

Workflow đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu quy trình làm việc, giúp công việc vận hành hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Việc xây dựng một luồng công việc bài bản giúp cá nhân và doanh nghiệp quản lý công việc tốt hơn, nâng cao năng suất và đảm bảo tính nhất quán. Quý doanh nghiệp cùng tìm hiểu chi tiết trong bài chia sẻ của Getfly CRM.

>>> Tham khảo: Workload là gì? 11 cách quản lý khối lượng công việc hiệu suất cao

1. Workflow là gì? 

Workflow là một quy trình công việc tự động được xây dựng từ chuỗi các nhiệm vụ cần hoàn thành theo một trình tự cụ thể. Từ này được chia làm hai phần, gồm “work” (công việc) và “flow” (dòng chảy), từ đó thể hiện ý nghĩa là “luồng công việc” hay “quy trình công việc”. 

Khi một công việc được gán vào quy trình, nó sẽ tự động di chuyển qua các giai đoạn đã định sẵn, giúp hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng, tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu sai sót cũng như thời gian xử lý các tắc nghẽn.

>>> Tìm hiểu thêm: Module là gì? Ý nghĩa, ứng dụng của module ở các lĩnh vực

2. Hướng dẫn xây dựng luồng công việc (Workflow)

2.1. Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nguồn dữ liệu cần thiết cho quy trình. Nguồn dữ liệu này sẽ cung cấp các thông tin, số liệu quan trọng để xây dựng nền tảng cho workflow, từ đó xác định phạm vi công việc và các nhiệm vụ cần thực hiện.

2.2. Bước 2: Lên danh sách các việc cần làm 

Việc thiết lập danh sách các công việc cần thực hiện sẽ đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của quy trình làm việc, giúp các thành viên tham gia hiểu rõ công việc của mình ngay từ đầu. 

Một số lưu ý để thiết lập danh sách hiệu quả:

• Xác định mục tiêu của quy trình.

• Phân tích và xác định các bước chính trong quy trình.

• Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện.

• Xác định thứ tự và mối liên hệ giữa các nhiệm vụ.

• Phân công nhiệm vụ cho những nhân sự phù hợp.

• Đánh giá và điều chỉnh danh sách khi cần thiết.

Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp cần:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Xác định số lượng, vị trí và yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức của ứng viên.

• Lập kế hoạch tuyển dụng: Quy định thời gian, mục tiêu, ngân sách, nội dung quảng cáo tuyển dụng và phương pháp tiếp cận ứng viên.

• Phân tích công việc: Xác định chi tiết các yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức.

• Tìm kiếm ứng viên: Lựa chọn kênh tìm kiếm như website, mạng xã hội hoặc sử dụng dịch vụ thuê ngoài.

• Sàng lọc hồ sơ: Xây dựng tiêu chí đánh giá, so sánh và chọn lọc những CV phù hợp nhất.

• Phỏng vấn ứng viên: Lên lịch và lựa chọn hình thức phỏng vấn (online hoặc offline).

• Đánh giá ứng viên: Xét dựa trên các tiêu chí về thái độ, kiến thức và thành tích.

• Mời ứng viên nhận việc: Xác định thời gian liên hệ, phương thức mời (email, SMS, chat hay gọi điện) và nội dung chi tiết về điều khoản làm việc.

• Chào đón ứng viên: Giới thiệu văn hóa, môi trường làm việc và cung cấp các tài liệu cần thiết cho ứng viên.

2.3. Bước 3: Phân công nhiệm vụ cho cấp dưới

Ở bước này, nhà quản trị cần xác định rõ đối tượng phụ trách và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân. Việc phân công đúng người, đúng việc và đúng thời điểm sẽ giúp mọi thành viên nắm bắt chính xác vai trò của mình, từ đó đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả cho toàn bộ quy trình. Các bước thực hiện gồm:

• Đánh giá năng lực và trách nhiệm của từng thành viên.

• Trao đổi, bàn bạc với người sẽ nhận nhiệm vụ để đảm bảo sự đồng thuận.

• Giao nhiệm vụ dựa trên khả năng và trách nhiệm của mỗi người.

• Xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên.

• Xây dựng cơ chế liên lạc, giao tiếp để đảm bảo phối hợp hiệu quả.

• Theo dõi và đánh giá kết quả công việc của từng cá nhân.

Ví dụ về việc phân công công việc trong quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh:

• CEO: Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng.

• Trưởng phòng kinh doanh: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng, hỗ trợ cùng HR trong việc sàng lọc, đánh giá và phỏng vấn ứng viên.

• HR: Lên kế hoạch và triển khai quy trình tuyển dụng, từ việc tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn cho đến mời ứng viên nhận việc.

>>> Tham khảo thêm: Các hình thức xung đột nhóm và biện pháp xử lý hiệu quả

2.4. Bước 4: Xây dựng sơ đồ quy trình làm việc

Xây dựng sơ đồ quy trình làm việc là một phần của workflow, giúp tạo ra một bản đồ trực quan (workflow diagram) mô tả chi tiết các bước, sự tương tác giữa các nhiệm vụ và dữ liệu liên quan. Sơ đồ này giúp mọi người hiểu rõ quy trình, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công việc.

Một sơ đồ quy trình thường bao gồm:

• Sơ đồ, biểu đồ hoặc mô hình quy trình.

• Mô tả chi tiết từng công việc.

• Người chịu trách nhiệm của từng nhiệm vụ.

• Thời gian và tiến độ thực hiện.

• Nguồn lực cần thiết.

• Tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất.

• Các quy định chung và phương pháp kiểm soát, đánh giá.

2.5. Bước 5: Kiểm tra quy trình làm việc

Để đảm bảo quy trình đã xây dựng có tính khả thi và hiệu quả, nhà quản trị cần tiến hành kiểm tra và đánh giá toàn bộ quy trình. Qua đó, các lỗi tiềm ẩn sẽ được phát hiện và khắc phục kịp thời. Các hoạt động kiểm tra bao gồm:

• Xây dựng tiêu chí đánh giá về độ chính xác, thời gian, khả năng thực thi, độ tin cậy và nguồn lực thực tế.

• Thu thập phản hồi từ các bên liên quan như nhân viên, quản lý và người điều phối công việc.

• Đề xuất các cải tiến cần thiết khi phát hiện lỗi.

• Đánh giá lại quy trình sau khi đã điều chỉnh.

Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh, doanh nghiệp có thể:

• Xây dựng các tiêu chí đánh giá như chất lượng ứng viên, tính khả thi của kế hoạch, nguồn lực, chi phí và thời gian thực hiện.

• Trao đổi thông tin giữa HR và trưởng phòng kinh doanh để đảm bảo tính thống nhất.

• Điều chỉnh quy trình khi phát hiện lỗi và tổ chức rà soát lại cùng các thành viên liên quan.

2.6. Bước 6: Áp dụng quy trình làm việc

Sau khi xây dựng xong, nhà quản trị cần hướng dẫn và tổ chức đào tạo cho các thành viên để áp dụng quy trình làm việc một cách chính xác. Qua đó, mọi người sẽ nắm bắt được từng bước của quy trình và thực hiện công việc đúng cách. Các hoạt động cụ thể bao gồm:

• Hướng dẫn và đào tạo nhân sự qua các buổi họp, trao đổi hoặc đào tạo chuyên sâu.

• Triển khai mẫu workflow cụ thể để mọi người có thể dễ dàng hiểu và làm theo.

• Thiết lập hệ thống thông báo để cập nhật các thông tin liên quan đến quy trình.

• Theo dõi sát sao quá trình thực hiện và hỗ trợ nhân viên kịp thời.

Ví dụ: Sau khi hoàn thiện luồng công việc, nhà quản trị sẽ tổ chức một cuộc họp để giới thiệu quy trình, phân công nhiệm vụ cụ thể và liên tục theo dõi, hỗ trợ cũng như giải đáp thắc mắc của nhân viên. Điều này giúp tránh tình trạng nhân viên tự đọc file quy trình mà không có sự hướng dẫn cụ thể.

2.7. Bước 7: Triển khai quy trình làm việc mới

Sau khi hoàn thành các bước trên, nhà quản trị và nhân viên cần triển khai quy trình mới vào hoạt động thực tế của tổ chức nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. 

Các hoạt động tại bước này gồm:

• Chuẩn bị tài nguyên và lên lịch triển khai.

• Thực hiện triển khai quy trình mới theo kế hoạch đã đề ra.

• Đo lường, đánh giá và điều chỉnh quy trình sau khi triển khai nhằm tối ưu hóa hiệu quả.

• Hỗ trợ, đào tạo nhân sự và đảm bảo mọi người tuân thủ đúng quy trình.

>>> Xem thêm: Các ý tưởng cải tiến trong công việc | 5 idea dễ áp dụng

3. Xây dựng và quản lý quy trình làm việc tối ưu trong doanh nghiệp với giải pháp Getfly CRM

CRM app là giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, hỗ trợ xây dựng workflow hiệu quả, tăng hiệu suất vận hành và giảm thiểu sai sót trong quản lý. Với khả năng tự động hóa cùng các tính năng hỗ trợ, Getfly CRM giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc khoa học, chuyên nghiệp, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh. 

Getfly CRM hỗ trợ SMEs chuẩn hóa quy trình làm việc 

Getfly CRM không chỉ là một phần mềm chăm sóc khách hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc. Getfly CRM giúp doanh nghiệp thiết lập một sơ đồ tổ chức rõ ràng, phân bổ nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân và phòng ban trong tổ chức. 

Phần mềm cho phép người dùng thiết lập các workflow tự động, giúp tối ưu hóa quy trình công việc, giảm thiểu sự chồng chéo trong nhiệm vụ và hạn chế tối đa tình trạng trễ hạn trong quá trình làm việc. Bằng cách định nghĩa rõ ràng vai trò, trách nhiệm của từng nhân viên, việc giao việc và theo dõi tiến độ công việc trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. 

Không chỉ vậy, Getfly còn cung cấp đội ngũ chuyên gia chuyển đổi số, những người sẽ tư vấn và giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc một cách khoa học. Các chuyên gia này sẽ phân tích và thiết kế các workflow phù hợp với nhu cầu và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa các quy trình và mang lại hiệu quả tối đa khi triển khai phần mềm CRM.

Quản lý quy trình làm việc và trao đổi công việc nội bộ nhanh chóng 

Với tính năng công việc mạnh mẽ, ứng dụng CRM cung cấp một nền tảng quản lý công việc tập trung, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động trong tổ chức. Hệ thống giúp phân công công việc chi tiết cho từng nhân viên, phòng ban, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.

Công việc được theo dõi theo thời gian thực, và hệ thống tự động nhắc nhở các deadlines cũng như cập nhật tiến độ công việc. Các báo cáo công việc rõ ràng và chi tiết cũng giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kịp thời, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, tính năng giao tiếp nội bộ của Getfly CRM, với các công cụ như Workstream và Chat&Call, giúp việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trở nên nhanh chóng, bảo mật và xuyên suốt. Việc gắn thẻ nhân viên, theo dõi lịch sử trao đổi công việc giúp đảm bảo không có thông tin quan trọng bị bỏ lỡ, và dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của từng nhân viên hay phòng ban.

Khi áp dụng Getfly CRM vào quy trình làm việc, doanh nghiệp giảm thời gian xử lý công việc, đồng thời nâng cao hiệu suất của từng nhân viên. Việc tối ưu quy trình giao việc và tự động hóa việc kiểm soát KPI giúp đảm bảo tính minh bạch trong công việc và dễ dàng theo dõi tiến độ. 

Ngoài ra, nhờ vào việc tích hợp các công cụ quản lý nhân sự, workflow và giao tiếp nội bộ, Getfly CRM có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất tổ chức, quản lý khách hàng toàn diện. Tất cả những điều này tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Các bài viết liên quan:

• Quản lý tiến độ dự án là gì? 7 bước tối ưu hiệu suất
• Kaizen là gì? 10 nguyên tắc & ứng dụng Kaizen vào doanh nghiệp

Xây dựng luồng công việc (Workflow) bài bản giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất, tối ưu quy trình và tăng tính linh hoạt trong quản lý. Để nâng cao hiệu quả triển khai, doanh nghiệp có thể kết hợp các công cụ hỗ trợ tự động hóa như Getfly CRM, giúp đồng bộ dữ liệu, tối ưu nguồn lực và nâng cao chất lượng vận hành. Tìm hiểu thêm tại Getfly.vn.