Các hình thức xung đột nhóm và biện pháp xử lý hiệu quả

Xung đột nhóm là hiện tượng mâu thuẫn không tránh khỏi khi các cá nhân với quan điểm và phong cách khác nhau cùng làm việc. Việc nhận diện sớm các xung đột và xử lý hiệu quả sẽ giúp cải thiện tinh thần và hiệu suất làm việc chung của tổ chức, phòng ban. Cùng Getfly tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề này và phương thức hạn chế xung đột trong bài chia sẻ.

1. Xung đột nhóm là gì? 

Xung đột nhóm là tình trạng mâu thuẫn, bất đồng hoặc đối lập giữa các cá nhân hoặc nhóm trong một tổ chức. Những xung đột này thường phát sinh do sự khác biệt về quan điểm, lợi ích, mục tiêu, giá trị hoặc phong cách làm việc. Xung đột có thể được phân chia thành hai loại: Xung đột tích cực (khuyến khích sáng tạo và đổi mới) và xung đột tiêu cực (gây căng thẳng, ảnh hưởng xấu đến tinh thần làm việc).

2. 4 dạng xung đột các thành viên nhóm phổ biến

Hiện nay, xung đột nhóm được chia thành 4 dạng chính, bao gồm: Xung đột về nhiệm vụ, xung đột với lãnh đạo, xung đột về phương thức làm việc và xung đột về tính cách. Trong đó:

Xung đột về nhiệm vụ
Là dạng xung đột thường xảy ra khi các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào nhau để hoàn thành một dự án. Nếu một thành viên không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn hoặc chất lượng công việc không đạt yêu cầu, điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả chung của nhóm. Ngoài ra, sự không rõ ràng trong việc phân công công việc, phân bổ tài nguyên hoặc sự chênh lệch về khối lượng công việc cũng có thể dẫn đến mâu thuẫn.

Xung đột với lãnh đạo
Dạng xung đột này thường phát sinh từ sự bất đồng quan điểm về cách thức lãnh đạo, phương pháp phân chia công việc hoặc cách giải quyết các vấn đề nội bộ. Những bất đồng này có thể khiến tinh thần làm việc trong nhóm giảm sút. Bên cạnh đó, xung đột với lãnh đạo cũng có thể bắt nguồn từ sự tranh giành quyền lực và vai trò trong nhóm, khi các thành viên cảm thấy rằng quyền lực của mình bị giảm sút hoặc không được công nhận.

Xung đột về phong cách làm việc
Xung đột nhóm về phong cách làm việc thường nảy sinh khi các thành viên có sự khác biệt về mục tiêu, phương pháp và thái độ làm việc. Ví dụ, một thành viên thích làm việc độc lập, trong khi người khác lại mong muốn sự hợp tác và làm việc nhóm. Sự khác biệt này có thể tạo ra sự bất đồng trong cách tiếp cận công việc.

Xung đột về tính cách

Đây là dạng xung đột phát sinh từ sự khác biệt về tính cách, cách giao tiếp và phương thức làm việc giữa các thành viên. Những sự khác biệt này, nếu không được giải quyết, có thể dẫn đến mâu thuẫn trong quyết định, cách thức làm việc và các mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm.

Ví dụ, một nhân viên ưa thích sự cởi mở và linh hoạt trong khi các nhân viên khác lại chú trọng đến sự nghiêm ngặt và kế hoạch rõ ràng.

3. Những biện pháp giúp cải thiện tình trạng xung đột nhóm

Xung đột giữa các cá nhân trong nhóm nếu tiếp diễn trong thời gian dài sẽ gây ra các ảnh hưởng tiêu cực và làm giảm hiệu quả công việc. Để cải thiện tình trạng này, các nhà quản lý có thể áp dụng các biện pháp dưới đây:

Hiểu rõ nguyên nhân gây xung đột
Để giải quyết xung đột hiệu quả, bước đầu tiên, nhà quản lý phải hiểu rõ nguyên nhân gây ra mâu thuẫn. Các thành viên trong nhóm cần tổ chức các cuộc họp để chia sẻ quan điểm và lắng nghe ý kiến của nhau. Việc này giúp mọi người hiểu rõ hơn về lý do dẫn đến sự khác biệt, từ đó tạo sự đồng cảm và xây dựng mối quan hệ bền vững.

Thúc đẩy giao tiếp cởi mở
Để giải quyết xung đột, việc tăng cường sự tự tin và giao tiếp là rất quan trọng. Các thành viên trong nhóm cần một môi trường giao tiếp mở, nơi họ có thể bày tỏ ý kiến một cách tự do mà không sợ bị chỉ trích. 

Khi các thành viên cảm thấy tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ dễ dàng chia sẻ quan điểm và cảm xúc của mình. Giao tiếp hiệu quả giúp các thành viên hiểu nhau hơn, từ đó tôn trọng sự khác biệt và giải quyết mâu thuẫn một cách hòa bình và nhanh chóng.

Tìm kiếm giải pháp hợp lý
Sau khi xác định rõ nguyên nhân của xung đột, các thành viên trong nhóm nên cùng nhau thảo luận và tìm ra giải pháp phù hợp. Các trưởng nhóm, nhà quản lý nên tìm kiếm điểm chung giữa các thành viên, từ đó xây dựng sự đồng thuận trong việc giải quyết vấn đề. 

Các phương pháp như bỏ phiếu hoặc đánh giá ưu tiên có thể giúp nhóm đưa ra quyết định chung. Điều quan trọng là mọi thành viên đều được tham gia vào quá trình ra quyết định và cảm thấy hài lòng với kết quả, tạo ra sự đồng lòng và tăng cường tinh thần hợp tác.

Đặt ra quy tắc nhóm

Để giải quyết xung đột một cách bền vững, nhóm cần thiết lập các quy tắc và quy trình rõ ràng. Những quy tắc này sẽ giúp duy trì sự hợp tác hiệu quả và đảm bảo công việc được tiến hành suôn sẻ. 

Sử dụng phong cách lãnh đạo phù hợp

Ngoài những cách trên, việc áp dụng phong cách lãnh đạo phù hợp cũng rất quan trọng để khuyến khích sự cởi mở và tôn trọng lẫn nhau trong nhóm. Lãnh đạo cần linh hoạt trong việc đưa ra quyết định và xử lý tình huống để duy trì sự hài hòa. 

Đặc biệt, các nhà quản lý cũng cần tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá tiến độ giải quyết xung đột và điều chỉnh khi cần thiết sẽ giúp nhóm duy trì sự ổn định và phát triển lâu dài.

4. Nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức với Getfly CRM

Xung đột nhóm trong doanh nghiệp thường xuất phát từ những hiểu lầm hoặc thiếu thông tin kịp thời, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc chung. Để giải quyết vấn đề này, việc tối ưu hóa giao tiếp nội bộ là yếu tố then chốt. Getfly CRM không chỉ là phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện sự tương tác giữa các thành viên trong tổ chức, nâng cao hiệu suất làm việc và hạn chế tối đa những mâu thuẫn không đáng có.

Tăng cường kết nối và trao đổi thông tin với Chat&Call

Tính năng Chat&Call của Getfly CRM cung cấp một nền tảng giao tiếp nội bộ nhanh chóng và tiện lợi. Nhờ đó, nhân viên có thể:

• Tạo nhóm chat công việc để chia sẻ thông tin theo từng dự án, phòng ban, giúp hạn chế sai lệch hoặc thất lạc thông tin khi dùng nhiều công cụ khác nhau.

• Sử dụng Call-in-app để thực hiện cuộc gọi thoại và video ngay trên hệ thống, tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác.

• Gửi tài liệu, hình ảnh ngay trong cuộc hội thoại, đồng thời lưu trữ lại nội dung trao đổi để dễ dàng tra cứu khi cần.

Nhờ vào hệ thống giao tiếp linh hoạt, các thành viên trong tổ chức luôn giữ được kết nối, tránh hiểu lầm do thiếu thông tin và từ đó hạn chế xung đột không đáng có.

Xây dựng văn hóa minh bạch với Workstream

Workstream là một mạng xã hội nội bộ trên Getfly CRM, giúp tạo ra một không gian mở để chia sẻ thông tin và cập nhật công việc. Những lợi ích nổi bật của Workstream bao gồm:

• Cập nhật nhanh các thông báo quan trọng, đảm bảo mọi nhân viên đều nhận được thông tin kịp thời.

• Lưu trữ bài viết khoa học, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu lại các tài liệu quan trọng, tránh tình trạng thông tin bị trôi mất.

• Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, nơi nhân viên có thể đóng góp ý kiến, thảo luận về công việc, giúp tăng cường sự gắn kết trong đội nhóm.

Với Workstream, việc giao tiếp trong tổ chức không chỉ đơn thuần là truyền đạt thông tin mà còn góp phần tạo ra một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, nơi mà mọi nhân viên đều cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.

Quản lý công việc và KPI minh bạch giúp hạn chế hiểu lầm và xung đột

Một trong những nguyên nhân chính gây ra xung đột trong doanh nghiệp là sự mơ hồ trong việc phân công công việc và đánh giá hiệu suất. Getfly CRM giúp giải quyết vấn đề này bằng cách:

• Thiết lập nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên, đảm bảo ai cũng hiểu rõ trách nhiệm của mình.

• Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giúp nhà quản lý và nhân viên chủ động hơn trong công việc, tránh tình trạng công việc bị trì hoãn do thiếu thông tin.

• Xây dựng bộ chỉ số KPI minh bạch, giúp đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân, đảm bảo sự công bằng trong tổ chức.

Nhờ vào các công cụ quản lý công việc và KPI của Getfly CRM, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, hạn chế mâu thuẫn và giúp các đội nhóm phối hợp với nhau một cách hiệu quả hơn.

Giao tiếp nội bộ hiệu quả không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và gắn kết. Với các tính năng như Chat&Call, Workstream và quản lý KPI, Getfly CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng mà còn là trợ thủ đắc lực trong việc nâng cao hiệu quả giao tiếp và làm việc nhóm.

Xung đột nhóm là hiện trạng thường xảy ra trong môi trường làm việc của các doanh nghiệp, tổ chức. Khi nhận diện được nguyên nhân gây ra xung đột, nhà quản trị cần và áp dụng các biện pháp xử lý hiệu quả như xây dựng quy tắc chung hay sử dụng các công cụ quản lý hiện đại như Getfly CRM để tối ưu hiệu quả giao tiếp. Liên hệ ngay đến Getfly CRM theo hotline để được tư vấn.