7 mẫu thư ngỏ gửi khách hàng có tính ứng dụng cao

Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng là công cụ quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Thông qua thư ngỏ, doanh nghiệp có thể truyền tải thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc sự kiện đặc biệt, đồng thời mở rộng cơ hội hợp tác và tăng cường sự gắn kết với khách hàng tiềm năng. Trong bài chia sẻ, Getfly CRM sẽ giới thiệu 7 mẫu thư ngỏ có tính ứng dụng cao, giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và tạo ấn tượng tốt với đối tượng mục tiêu.

1. Những hiểu biết cơ bản về thư ngỏ gửi khách hàng?

Khái niệm 

Thư ngỏ là một loại thư được sử dụng để yêu cầu hoặc đề xuất công khai một vấn đề, nội dung nào đó. Loại thư này thường có tính chất “mở”, có thể gửi đến nhiều đối tượng khác nhau. Trong thư ngỏ, người gửi thường giới thiệu sơ lược về cá nhân, tổ chức của mình, đồng thời đưa thông tin về sản phẩm, dịch vụ, hoặc sự kiện sắp diễn ra.

Trên thực tế, các mẫu thư ngỏ gửi khách hàng được chia và phân loại theo nhiều dạng khác nhau như: Thư ngỏ xin tài trợ, thư ngỏ mời hợp tác, thư ngỏ chào hàng,... Thư thường được sử dụng để đề xuất vấn đề và sẽ đại diện cho một tổ chức, đơn vị hoặc đội nhóm cụ thể.

Những lưu ý cần nhớ khi viết thư ngỏ

Về cơ bản, thư ngỏ khá dễ viết, tuy nhiên trong quá trình xây dựng nội dung thư, người viết cần lưu ý một số điểm dưới đây:

• Viết ngắn gọn, súc tích với ngôn ngữ phong phú, trang trọng và dễ thu hút sự chú ý của khách hàng.

• Nội dung cần được phân bổ hợp lý, tránh lan man, dài dòng, đúng trọng tâm.

• Đảm bảo bố cục trình bày đẹp mắt, màu sắc hài hòa, nên đồng bộ với màu thương hiệu.

• Chia thư thành các câu ngắn gọn và bố cục rõ ràng, chia thành nhiều đoạn để dễ dàng tiếp thu.

• Đưa ra bằng chứng thuyết phục, minh bạch để tăng tính tin cậy.

2. 7 mẫu thư ngỏ dễ ứng dụng và hiệu quả nhất

Thư ngỏ có thể được sử dụng với nhiều mục đích như mời tham gia sự kiện, chào hàng,... Dưới đây là những mẫu thư ngỏ gửi khách hàng được sử dụng rộng rãi và có tính ứng dụng cao dành cho các doanh nghiệp.

2.1.  Mẫu thư ngỏ mời hợp tác chung

Kính gửi Quý đối tác,

Đầu tiên, Ban Giám đốc Công ty [Tên công ty] xin gửi lời chào trân trọng cùng những lời chúc tốt đẹp, may mắn và thành công đến Quý đối tác.

Công ty [Tên công ty] là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực [Tên lĩnh vực]. Chúng tôi tự hào về thế mạnh vượt trội [Các thế mạnh của công ty], và chúng tôi tin rằng khó có đối thủ nào có thể cạnh tranh với [Tên công ty] về chất lượng và hiệu quả trong những lĩnh vực này. Với triết lý kinh doanh “[Triết lý kinh doanh của công ty]”, chúng tôi luôn hướng tới mục tiêu mang lại thành công cho tất cả các đối tác. Chúng tôi tin rằng, sự thành công của Quý đối tác chính là sự thành công của chính chúng tôi.

Nhằm mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển, công ty [Tên công ty] xin trân trọng gửi lời mời hợp tác đến Quý đối tác là các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có quan tâm, với mong muốn cùng nhau thực hiện các hoạt động [Tên hoạt động], một trong những chiến lược phát triển trọng điểm của chúng tôi trong thời gian tới.

Chúng tôi xin đề xuất hai hình thức hợp tác như sau:

1. Hình thức hợp tác thứ nhất: [Mô tả hình thức hợp tác 1]

2. Hình thức hợp tác thứ hai: [Mô tả hình thức hợp tác 2]

Chúng tôi cam kết sẽ cung cấp cho Quý đối tác các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, cùng với chính sách giá cả hợp lý, chiết khấu ưu đãi và nhiều quyền lợi đặc biệt khác. Với tâm thế hợp tác bền vững và cùng phát triển, công ty [Tên công ty] tin tưởng vào một mối quan hệ hợp tác lâu dài và thành công.

Mọi thông tin chi tiết về các hình thức hợp tác xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau:

• Văn phòng giao dịch: Công ty [Tên công ty]

• Địa chỉ: [Địa chỉ trụ sở]

• Điện thoại: [Số điện thoại] 

• Fax: [Số fax]

• Email: [Email]

•  Website: [Website]

Xin trân trọng cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi từ Quý đối tác.

Trân trọng,
[Tổng Giám đốc/Giám đốc]
(Ký, đóng dấu)

2.2. Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng với mục đích chào hàng

Kính gửi: [Tên khách hàng],

Công ty [Tên công ty] xin gửi tới Quý khách lời chào trân trọng và lời mời hợp tác.

Chúng tôi tự hào là đơn vị chuyên nghiệp hoạt động trong lĩnh vực [Lĩnh vực kinh doanh], cung cấp những [Sản phẩm/dịch vụ] chất lượng cao, cùng giải pháp toàn diện nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của Quý khách. Các sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi đều được phát triển hoặc nhập khẩu chính hãng từ những đối tác uy tín, đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế.

Nhờ cơ chế hợp tác trực tiếp với nhà sản xuất và tối ưu hóa quy trình phân phối, [Tên công ty] cam kết mang lại cho Quý khách:

• Chất lượng: [Nêu nội dung]

• Mẫu mã đa dạng: [Nêu nội dung]

• Giá cả cạnh tranh: [Nêu nội dung]

• Dịch vụ hỗ trợ: [Nêu nội dung]

Đặc biệt, chúng tôi không yêu cầu số lượng đặt hàng tối thiểu và sẵn sàng cung cấp giá tốt hơn giá thị trường từ 2% đến 10% (tùy theo từng sản phẩm/dịch vụ). Đây chính là cơ hội để Quý khách trải nghiệm và đánh giá chất lượng của chúng tôi, từ đó xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.

[Tên công ty] rất mong nhận được phản hồi của Quý khách về mong muốn và nhu cầu sử dụng sản phẩm. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòn0g liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng và đầy đủ thông tin hơn.

Trân trọng,

[Chữ ký]
[Tên người gửi]
[Chức vụ – nếu cần]
[Tên công ty]
[Thông tin liên hệ]

2.3. Mẫu thư ngỏ mời sử dụng dịch vụ

Kính gửi: [Tên công ty],

Trước tiên, Công ty [Tên công ty] xin gửi lời chào trân trọng và lời chúc tốt đẹp tới Quý Công ty.

Sau khi tiến hành nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy rằng ngành [Tên ngành] hiện đang đối mặt với một số thách thức chung ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm: [Nêu tổng quan các vấn đề chung mà ngành đang gặp phải].

Để hỗ trợ Quý Công ty tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh, chúng tôi xin giới thiệu dịch vụ [Tên dịch vụ] – giải pháp chuyên biệt giúp [Nêu giá trị nổi bật như: cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng cường sự linh hoạt trong quản lý, nâng cao trải nghiệm khách hàng…]. 

Khi tham gia dịch vụ, Quý công ty sẽ được hưởng các quyền lợi sau:

• [Quyền lợi 1]

• [Quyền lợi 2]

• [Quyền lợi 3]

• [Quyền lợi 4]

Bên cạnh đó, Quý Công ty sẽ được hưởng nhiều ưu đãi đặc biệt, giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả trong thời gian ngắn:

• Chi phí chỉ từ [Số tiền]

• [Nêu lợi ích cụ thể]

Chúng tôi rất mong có cơ hội hợp tác và đồng hành cùng Quý Công ty trên con đường phát triển bền vững. Nếu Quý vị cần thêm thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ kịp thời.

Nếu email này chưa đáp ứng được nhu cầu hiện tại của Quý Công ty, xin vui lòng cho chúng tôi biết để có thể điều chỉnh và cập nhật danh sách gửi thư phù hợp hơn.

Trân trọng,
[Chữ ký]
[Tên người gửi]
[Tên công ty]

2.4. Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng mục đích giới thiệu và tìm kiếm cơ hội hợp tác

Kính gửi: Quý Công ty [Tên công ty]

Công ty [Tên công ty] xin trân trọng gửi lời chào và lời chúc tốt đẹp đến Quý Công ty.

Chúng tôi tự hào là một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực [Tên lĩnh vực], chuyên sản xuất và phân phối các sản phẩm [Tên sản phẩm]. Với [Số năm] năm kinh nghiệm, cùng với [Quy mô công ty, ví dụ: diện tích nhà máy, số lượng nhân sự, công suất sản xuất], chúng tôi đã xây dựng được một vị thế vững mạnh trên thị trường và nhận được sự tin tưởng từ đông đảo khách hàng

Sản phẩm của chúng tôi hiện đang có mặt tại [Nêu số lượng tỉnh thành, quốc gia, hệ thống phân phối], đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường. Chúng tôi vinh dự được Bộ Công Thương trao tặng danh hiệu Xuất khẩu Uy tín từ năm [Năm], điều này không chỉ khẳng định chất lượng sản phẩm mà còn thể hiện năng lực cạnh tranh mạnh mẽ của doanh nghiệp trên cả thị trường trong nước và quốc tế.

Nhằm thúc đẩy sự hợp tác lâu dài và mang đến những giải pháp tối ưu nhất, chúng tôi xin trân trọng giới thiệu đến Quý Công ty bộ sản phẩm chất lượng vượt trội, bao gồm:

• [Sản phẩm 1]

• [Sản phẩm 2]

• [Sản phẩm 3]

• [Sản phẩm 4]

• [Sản phẩm 5]

Đặc biệt, chúng tôi vừa ra mắt một sản phẩm mới: [Tên sản phẩm], được sử dụng nhằm [Nêu tác dụng và công dụng]. Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm với giá cả cạnh tranh và điều kiện thanh toán linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của Quý Công ty.

Nếu Quý Công ty có nhu cầu hợp tác hoặc muốn tìm hiểu thêm thông tin về sản phẩm của chúng tôi, xin vui lòng truy cập website: [Website của công ty]. Ngoài ra, Quý Công ty có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua thông tin dưới đây:

• Email: [Tên email]

• Fax: [Số fax]

• Tel: [Số điện thoại]

Chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm và phản hồi từ Quý Công ty. Rất hân hạnh được hợp tác và phục vụ Quý Công ty trong thời gian tới.

Chân thành cảm ơn Quý Công ty đã dành thời gian đọc thư ngỏ này!

Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Tên công ty]

2.5. Mẫu thư ngỏ giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới

Công ty [Tên công ty]
Địa chỉ: [Địa chỉ]

Điện thoại: [Số điện thoại]
Email: [Tên email]

Website: [Đường dẫn website]

Ngày: [Ngày/tháng/năm]

Kính gửi: [Tên công ty]
Công ty [Tên công ty] xin gửi lời chào trân trọng đến Quý công ty và kính chúc quý vị sức khỏe, thành công trong công việc.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành [Tên ngành], chúng tôi rất hân hạnh được giới thiệu đến Quý công ty sản phẩm/dịch vụ [Tên sản phẩm/dịch vụ] mới nhất của mình. Chúng tôi tin tưởng rằng sản phẩm/dịch vụ này sẽ mang lại hiệu quả tối ưu và đáp ứng toàn diện nhu cầu phát triển của Quý Công ty.

Thông tin sản phẩm/dịch vụ:

• [Sản phẩm/dịch vụ 1]

[Nội dung sản phẩm/ dịch vụ 1]

• [Sản phẩm/dịch vụ 2]

[Nội dung sản phẩm/dịch vụ 2]

• [Sản phẩm/dịch vụ 3]

[Nội dung sản phẩm/dịch vụ 3]

• [Sản phẩm/dịch vụ 4]

[Nội dung sản phẩm/dịch vụ 4]

Ưu điểm nổi bật của chúng tôi:

• [Ưu điểm 1]

• [Ưu điểm 2]

• [Ưu điểm 3]

• [Ưu điểm 4]

• [Ưu điểm 5]

Chúng tôi tin rằng với sản phẩm/dịch vụ [Tên sản phẩm/dịch vụ], [Tên công ty] sẽ đáp ứng tốt các yêu cầu và kỳ vọng của Quý Công ty. Rất mong nhận được phản hồi từ Quý Công ty để có cơ hội hợp tác và cung cấp sản phẩm/dịch vụ phù hợp nhất.

Mọi thắc mắc hoặc yêu cầu thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại hoặc email ở trên.

Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của Quý công ty, và mong nhận được hồi âm sớm từ Quý vị.

Trân trọng,
[Ký tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

2.6. Mẫu thư ngỏ mời tham gia họp báo 

Kính gửi: Quý vị phóng viên, nhà báo và Quý khách

Để chính thức công bố thông tin về [Tên sự kiện], [Tên đơn vị tổ chức] xin trân trọng mời Quý vị tham dự [Tên họp báo] – một sự kiện quan trọng nhằm cung cấp những thông tin cập nhật, chia sẻ những góc nhìn chuyên sâu và trình bày kế hoạch sắp tới liên quan đến [Tên sự kiện hoặc chương trình].

Thời gian: [Mốc thời gian]
Địa điểm: [Tên địa điểm]

Nội dung họp báo: [Nêu nội dung họp báo]

Đối tượng tham dự

• [Đối tượng 1]

• [Đối tượng 2]

Quyền lợi của khách tham dự

• [Quyền lợi 1]

• [Quyền lợi 2]

Quý vị vui lòng xác nhận tham dự trước [Mốc thời gian] để công tác đón tiếp được chuẩn bị chu đáo nhất. Mọi thông tin chi tiết và xác nhận tham dự, vui lòng liên hệ:

• Tên người liên hệ: [Tên – chức vụ]

• Điện thoại: [Số điện thoại]

• Email: [Địa chỉ email]

Chúng tôi rất mong được đón tiếp Quý vị tại buổi họp báo. Sự hiện diện của Quý vị sẽ góp phần giúp thông tin về [Tên sự kiện] được truyền tải rộng rãi, đồng thời tạo động lực cho những thành công sắp tới của chương trình.

Trân trọng cảm ơn Quý vị,
Kính chúc Quý vị sức khỏe và thành công.

[Chữ ký]
[Tên người đại diện]
[Tên công ty]

2.7. Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng để giới thiệu chương trình ưu đãi 

Kính gửi Quý khách,

Lời đầu tiên, cửa hàng [Tên cửa hàng] xin gửi đến Quý khách lời chào trân trọng và lời cảm ơn chân thành vì đã, đang và sẽ tiếp tục tin tưởng, ủng hộ và sử dụng các sản phẩm của chúng tôi trong suốt thời gian qua.

Nhân dịp [Tên sự kiện/ dịp đặc biệt], cửa hàng chúng tôi hân hạnh giới thiệu chương trình khuyến mãi đặc biệt với các sản phẩm đồng giá chỉ [Số tiền]. Đây là cơ hội tuyệt vời để Quý khách trải nghiệm thêm nhiều sản phẩm chất lượng với mức giá ưu đãi.

Đặc biệt, vì Quý khách là khách hàng thân thiết và đã đồng hành cùng cửa hàng trong thời gian qua, [Tên cửa hàng] xin tặng Quý khách một voucher mua hàng trị giá [Số tiền], có giá trị sử dụng từ ngày [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc]. Chúng tôi hy vọng rằng món quà này sẽ làm cho trải nghiệm mua sắm của Quý khách thêm phần thú vị và ý nghĩa.

Mọi thắc mắc liên quan đến chương trình khuyến mãi, Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline [Số hotline] để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tình.

Chân thành cảm ơn Quý khách đã luôn quan tâm và đồng hành cùng chúng tôi!

Trân trọng kính chào,
[Chữ ký]
[Tên cửa hàng]

3. Xây dựng và thiết kế nội dung thư ngỏ chuyên nghiệp với Getfly CRM

Getfly CRM là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý khách hàng, nâng cao hiệu quả tiếp cận và tự động hóa quy trình chăm sóc. Phần mềm cung cấp các công cụ chuyên nghiệp, hỗ trợ người dùng xây dựng, cá nhân hóa nội dung thư ngỏ để duy trì kết nối và gia tăng tương tác với khách hàng.

1. Thiết kế giao diện thư đẹp mắt  

Getfly CRM cung cấp các mẫu template thư ngỏ có sẵn, doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc chỉnh sửa theo mục đích và các nhu cầu khác nhau. Toàn bộ mẫu thư đã được thiết kế phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, tối ưu về bố cục, hình ảnh và nội dung nhằm đảm bảo sự chuyên nghiệp và thu hút khách hàng ngay từ lần tiếp cận đầu tiên.

Giao diện soạn thảo thư của Getfly CRM trực quan, người dùng sẽ thực hiện các thao tác kéo - thả để chỉnh sửa nội dung một cách linh hoạt. Doanh nghiệp có thể chèn logo, các nút CTA, thay đổi màu sắc,... để nâng cao hiệu quả chuyển đổi. 

Đặc biệt, các mẫu thư do Getfly CRM cung cấp tương thích với mọi thiết bị (máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng), mang lại trải nghiệm đồng nhất, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và khách hàng.

2. Cá nhân hóa nội dung thư ngỏ

Ngoài khả năng tùy chỉnh template theo nhu cầu, doanh nghiệp cũng có thể tạo ra những nội dung thư cá nhân hóa với Getfly CRM. Phần mềm cho phép kết nối trực tiếp với dữ liệu khách hàng từ hệ thống CRM, giúp doanh nghiệp tạo ra các thông điệp phù hợp cho từng đối tượng hoặc nhóm đối tượng đã được phân loại.

Khi xây dựng nội dung cho các mẫu thư ngỏ gửi khách hàng, doanh nghiệp có thể chèn các trường dữ liệu như tên khách hàng, sản phẩm mà họ đã quan tâm hoặc lịch sử giao dịch trước đây. Nhờ đó, nội dung thư không còn mang tính chung chung, giúp tăng khả năng tương tác và tạo sự gần gũi với khách hàng. Khi nhận được một thư ngỏ được thiết kế riêng biệt và phù hợp với nhu cầu của họ, khách hàng sẽ có xu hướng phản hồi tích cực hơn.

3. Tự động gửi thư đến khách hàng dựa theo danh sách

Với tính năng Marketing Automation trên Getfly CRM, doanh nghiệp có thể gửi thư ngỏ tự động theo danh sách khách hàng có sẵn. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả tiếp cận và đảm bảo thông điệp được truyền tải đúng thời điểm.

Hệ thống cho phép doanh nghiệp phân loại khách hàng thông minh, đảm bảo thư ngỏ được gửi đi một cách chính xác và hiệu quả. Doanh nghiệp có thể đặt lịch trình gửi thư tự động, nhắm đúng thời điểm khách hàng cần thông tin để tăng khả năng phản hồi. 

Ngoài ra, tính năng này cũng hỗ trợ người dùng theo dõi tỷ lệ mở thư, tỷ lệ nhấp và mức độ phản hồi của khách hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh nội dung thư ngỏ để đạt hiệu quả tối ưu.

Những mẫu thư ngỏ gửi khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp hiệu quả, mà còn là phương tiện để xây dựng mối quan hệ bền vững và tạo dựng niềm tin nơi khách hàng. Nếu quý doanh nghiệp đang muốn tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm Getfly CRM giúp đơn giản hóa quy trình xây dựng nội dung và gửi thư ngỏ, vui lòng liên hệ đến hotline 0965.593.953.