Thiết lập quy trình bán hàng chuyên nghiệp với giải pháp CRM

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hóa quy trình bán hàng trở thành chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và gia tăng doanh thu. Hãy cùng khám phá cách Getfly CRM giúp doanh nghiệp bứt phá trên thị trường!

1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là tập hợp các bước cụ thể và nhất quán mà một doanh nghiệp thực hiện để chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự. Quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả bán hàng mà còn tạo nên một hệ thống làm việc đồng bộ, chuyên nghiệp và dễ dàng đo lường.

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc có một quy trình bán hàng bài bản là yếu tố sống còn để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Khi thiết lập quy trình, doanh nghiệp sẽ xác định chính xác chân dung khách hàng, lựa chọn các phương thức tiếp thị và kênh tiếp thị phù hợp, giúp tối ưu chi phí mà vẫn đem lại hiệu quả kinh doanh.

Bên cạnh đó, nhờ mục tiêu được xây dựng chi tiết từ đầu, doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả bán hàng, có sự so sánh giữa kết quả với mục tiêu để đưa ra các phương án cải thiện. Đặc biệt, khi áp dụng công nghệ hiện đại như CRM (Customer Relationship Management), doanh nghiệp có thể tăng cường năng lực tiếp cận và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả nhất.

2. Vì sao doanh nghiệp cần lập quy trình bán hàng?

Một quy trình bán hàng rõ ràng và được thiết lập đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo ra sự gắn kết nội bộ. Dưới đây là những lợi ích cụ thể:

Tạo sự rõ ràng cho quá trình kinh doanh  

Quy trình bán hàng giúp định hướng rõ ràng các bước cần thực hiện, từ việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến chăm sóc sau bán. Nhờ đó, các phòng ban trong doanh nghiệp có thể phối hợp nhịp nhàng và hạn chế các sai sót không đáng có.

Nâng cao hiệu suất làm việc và sự gắn kết

Nhân viên dựa theo quy trình kinh doanh đã được thiết lập để từ việc xác định chính xác khách hàng tiềm năng, trình bày sản phẩm hợp thẩm mỹ, lựa chọn phương án đàm phán, tư vấn phù hợp,... giúp nâng cao hiệu quả bán hàng. Ngoài ra, các bộ phận marketing, bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật có thể phối hợp nhịp nhàng bằng cách theo dõi hoạt động trong quy trình đã thiết lập so với thực tế, tăng sự kết nối giữa các bộ phận, phòng ban.

Dự đoán doanh số chính xác hơn

Quy trình bán hàng chuẩn hóa cung cấp dữ liệu cụ thể về từng giai đoạn bán hàng. Dựa trên những số liệu thực tế và tiến hành so sánh với mục tiêu đã đặt ra, doanh nghiệp có thể đo lường chính xác hiệu quả bán hàng theo từng mốc thời gian. Nhờ vậy, nhà quản trị sẽ dễ dàng dự đoán doanh số và điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.

Nâng cấp phương thức bán hàng

Khi đo lường, đánh giá theo các mốc cố định, doanh nghiệp có thể phát hiện những điểm yếu của chiến lược khi triển khai trong thực tế. Qua đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra các biện pháp phù hợp để cải tiến, nâng cấp các phương thức tiếp thị, bán hàng để phù hợp với thị trường và nhu cầu khách hàng.

Đo lường và đánh giá hiệu quả

Các chỉ số KPI sẽ được thiết lập với mục đích đo lường chính xác hiệu quả kinh doanh. KPI có thể phân thành các nhóm như: KPI bán hàng, KPI nhân viên,... Thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng một phần mềm hỗ trợ  để theo dõi các chỉ số nhằm tạo sự khách quan, công bằng , chính xác.

Sau khi đo lường kết quả chiến dịch, nếu KPI chưa đạt, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược marketing, tối ưu quy trình bán hàng,,.. để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Thu hút khách hàng tiềm năng

Khi quy trình bán hàng được xây dựng bài bản, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận đúng đối tượng khách hàng mục tiêu, tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng cơ hội chuyển đổi. Bởi lẽ, trong quá trình thiết lập quy trình bán hàng, doanh nghiệp đã thu thập đầy đủ thông tin, lọc và phân tích dữ liệu người dùng, phân nhóm để lựa chọn chính xác chân dung khách hàng mục tiêu.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Nhờ việc thấu hiểu sở thích và nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả CSKH và nâng cao trải nghiệm mua sắm. Điều này không chỉ làm tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn tạo cơ hội bán hàng mới thông qua việc khách hàng cũ giới thiệu sản phẩm/dịch vụ cho người khác.

3. 7 Bước xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp

Để xây dựng một quy trình bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ 7 bước cơ bản sau:

Bước 1. Chuẩn bị các tài liệu liên quan

Bước đầu tiên trong quy trình bán hàng là chuẩn bị các tài liệu và thông tin cần thiết. Đây là giai đoạn nền tảng, giúp doanh nghiệp định hình toàn bộ quá trình sau này. Doanh nghiệp cần thu thập chi tiết thông tin về sản phẩm, thị trường và khách hàng tiềm năng. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ các tính năng và lợi ích của sản phẩm, nghiên cứu xu hướng thị trường, và xác định rõ nhu cầu của khách hàng mục tiêu. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn tạo tiền đề để các bước sau diễn ra trơn tru, hiệu quả.

Bước 2. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Trước khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp cần thu thập thông tin khách hàng, phân tích và xử lý các dữ liệu để xác định chính xác đặc điểm của nhóm khách hàng mục tiêu như độ tuổi, sở thích, thu nhập, các vấn đề mà họ cần giải quyết.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ dựa trên nguồn dữ liệu khách hàng đã có hoặc thu mới, sàng lọc theo các tiêu chí riêng để định hình chân dung khách hàng. Trong bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm CRM để tối ưu hoá quy trình làm việc. 

Giải pháp Getfly CRM cung cấp tính năng Optin Form hỗ trợ doanh nghiệp thu thập dữ liệu khách hàng hiệu quả. Optin Form được gắn tại các vị trí nổi bật trên Website hoặc Landing Page, kết nối trực tiếp với CRM để phân tích thông tin, hành vi khách hàng. Sau khi khách hàng điền thông tin tại biểu mẫu, nguồn dữ liệu sẽ đổ về máy chủ, lưu trữ vào hệ thống.

Getfly CRM sẽ lọc, phân tích các dữ liệu thô và đưa ra kết quả cuối cùng là nhóm dữ liệu khách hàng đã được phân nhóm theo nhân khẩu học, khả năng tài chính, hành vi, sở thích mua sắm,... phục vụ hiệu quả cho các bước tiếp theo của quy trình tiếp thị và bán hàng. 

Bước 3. Tiếp cận khách hàng

Sau khi hoàn thành bước 2, doanh nghiệp cần tiếp cận đến đúng nhóm khách hàng mục tiêu để nâng cao hiệu quả tiếp thị, đạt mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp cần xây dựng các chiến lược tiếp cận phù hợp, sử dụng nhiều kênh như email, điện thoại hoặc các chiến dịch quảng cáo trực tuyến để tối đa hiệu quả truyền thông.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ đâu là kênh tiếp thị tối ưu và đem lại hiệu quả cao nhất để tập trung nguồn lực. Để tối ưu hoá việc tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng CRM nhằm tạo quy trình xuyên suốt, đồng bộ, nâng cao hiệu quả.

Getfly CRM sẽ dựa trên dữ liệu khách hàng đã được phân nhóm theo mục đích của doanh nghiệp và tiến hành xây dựng các kịch bản Marketing Automation. Doanh nghiệp có thể khởi tạo kịch bản với các thao tác kéo, nối các điều kiện một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Tính năng Marketing Automation sẽ chia sẻ các thông tin hữu ích nhằm tiếp cận đến nhóm khách hàng doanh nghiệp đã nhắm đến, hỗ trợ remarketing các nhóm khách hàng cũ phù hợp tùy theo mục tiêu của chiến dịch.

Bên cạnh Marketing Automation, các tính năng khác trong bộ công cụ Marketing của Getfly CRM có khả năng đo lường hiệu quả chiến dịch và tỷ lệ chuyển đổi. Trạng thái khách hàng từ khi tiếp cận đến quan tâm sản phẩm,... sẽ được thống kê và trực quan hoá bằng biểu đồ. 

Bước 4. Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ

Khi đã thiết lập mối liên hệ ban đầu, doanh nghiệp cần tiến hành giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ một cách chuyên nghiệp. Việc này có thể được thực hiện bằng các hình thức như trò chuyện trực tiếp với khách hàng, chỉ ra các ưu điểm nổi bật, ưu đãi sẽ nhận được khi họ mua hoặc sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. 

Để quá trình này diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần tập trung vào việc cá nhân hoá các sản phẩm/dịch vụ để khách hàng thật sự cảm nhận được lợi ích  khi lựa chọn sử dụng. Các phần mềm CRM cũng giúp ích khá lớn cho doanh nghiệp trong quá trình sáng tạo và cải tiến các sản phẩm/dịch vụ phù hợp thị hiếu, nhu cầu của người tiêu dùng. 

Bước 5. Tư vấn, báo giá và thuyết phục khách hàng

Đây là giai đoạn quyết định trong quy trình bán hàng. Nhân viên cần lắng nghe nhu cầu cụ thể của khách hàng, đưa ra các giải pháp phù hợp và trình bày mức giá hợp lý. Thái độ chuyên nghiệp, thông tin rõ ràng và khả năng xử lý các thắc mắc của khách hàng sẽ là yếu tố quan trọng để đạt được thỏa thuận.

Ví dụ: Sau khi nhận được thông báo về bộ sưu tập túi xách mới, khách hàng ghé cửa hàng và có ý định mua sắm. Nhân viên bán hàng  cần tư vấn chi tiết về chất liệu túi, ý nghĩa của bộ sưu tập, ưu đãi đi kèm (nếu có),... và các thông tin khác để khách hàng cảm nhận được những giá trị sản phẩm sẽ đem lại cho bản thân trong quá trình sử dụng.

Bước 6. Bán hàng và quản lý đơn hàng

Sau khi khách hàng cảm thấy hài lòng với sản phẩm/dịch vụ, nhân viên bán hàng cần nhanh chóng thuyết phục khách hàng đi đến quyết định thanh toán . Ở bước này, nhân viên có thể áp dụng thêm một vài kỹ thuật như upsell hoặc cross-sell để nâng cao doanh số và hiệu quả kinh doanh.

Khi đã hoàn tất hoạt động bán hàng và thanh toán, thông tin đơn hàng sẽ được lưu trữ trên hệ thống. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng riêng lẻ hoặc phần mềm quản lý toàn diện như Getfly CRM, với các tính năng:

• Quản lý dữ liệu hợp đồng: Đồng bộ dữ liệu hợp đồng, tự động cập nhật trạng đồng, giá trị hợp đồng, theo dõi tiến trình mua hàng của khách hàng, giúp doanh nghiệp đảm bảo sự chính xác của thông tin và nâng cao hiệu quả quản lý.

• Quy trình khép kín: Tự động quản lý báo giá, hợp đồng, chính sách khuyến mãi, xuất kho, phân quyền quản lý hợp đồng cho từng cá nhân phụ trách, lưu trữ và thống kê các thông tin của từng hợp đồng một cách chi tiết.

• Tích hợp gửi Email và tạo đơn bán hàng: Tạo email marketing tự động được cá nhân hóa theo các kịch bản có sẵn và gửi đến khách hàng, tạo đơn bán hàng tại màn hình hợp đồng, đơn giản hóa quy trình làm việc cho nhân viên bán hàng.

Bước 7. Chăm sóc khách hàng sau bán

Chăm sóc khách hàng không chỉ giúp giữ chân khách hàng hiện tại mà còn mở ra cơ hội bán hàng mới, thúc đẩy sự phát triển bền vững của thương hiệu trong tương lai. Doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng chăm sóc khách hàng từ CRM để tự động hóa các chiến dịch tri ân, gửi thông báo hoặc khảo sát mức độ hài lòng.

Getfly CRM sẽ dựa trên các thông tin khách hàng đã được lưu trữ sau khi phát sinh giao dịch để gửi SMS, email marketing tự động vào ngày sinh, dịp lễ quan trọng trong năm (Tết, Noel, 8/3),... của khách hàng với kịch bản cá nhân hóa để nâng cao hiệu quả CSKH. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ thân thiết, bền vững với khách hàng.

Ngoài ra, các thông tin về sản phẩm/dịch vụ mới cũng được gửi đến khách hàng thông qua công cụ Marketing Automation, giúp doanh nghiệp thu hút, nâng cao khả năng quay lại của khách hàng, phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

4. Tối ưu quy trình bán hàng với giải pháp Getfly CRM

Việc áp dụng giải pháp CRM (Customer Relationship Management) như Getfly CRM mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Getfly CRM là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, tối ưu hóa quy trình bán hàng với các tính năng như: KPI, Marketing, quản lý bán hàng, CRM, tích hợp đa kênh (Facebook, Zalo, Shopee), giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình bán hàng chuyên nghiệp, đảm bảo sự an toàn của dữ liệu và tùy chỉnh theo nhu cầu.

Hệ thống này giúp giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả bán hàng, đồng thời tạo ra một quy trình bán hàng đồng bộ và chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích rõ rệt, bao gồm:

4.1. Đo lường mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp

Getfly CRM cung cấp công cụ giúp doanh nghiệp đo lường mức độ sẵn sàng chuyển đổi số, phân tích mô hình như BSC và LEAN CANVAS, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khả năng áp dụng công nghệ vào quy trình bán hàng và quản lý khách hàng.

4.2. Phân tích và tư vấn triển khai giải pháp phù hợp

Dựa trên đặc thù của mỗi doanh nghiệp, Getfly CRM sẽ tư vấn triển khai công cụ quản lý phù hợp, từ việc tối ưu hóa quy trình bán hàng đến việc nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng. Hệ thống được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng áp dụng công cụ quản lý trơn tru.

4.3. Cam kết đồng hành trong suốt quá trình chuyển đổi số

Getfly không chỉ cung cấp phần mềm mà còn cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số. Đội ngũ chuyên gia của Getfly sẽ luôn theo sát để đảm bảo việc áp dụng Getfly CRM diễn ra suôn sẻ, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chuyển đổi số thành công.

4.4. Tăng hiệu suất và chất lượng công việc

Việc ứng dụng Getfly CRM giúp nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận hay phòng ban trong doanh nghiệp. Phần mềm tự động hóa quy trình, giúp nhân viên làm việc thông minh hơn, từ đó giảm bớt khối lượng công việc thủ công và gia tăng năng suất. Với Getfly CRM, mọi công việc được hệ thống hóa, tự động các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau, tránh tình trạng đứt gãy thông tin.

4.5. Bài bản hóa quy trình làm việc 

Tất cả các hoạt động từ thu thập thông tin, phân tích dữ liệu, xác định khách hàng tiềm năng, tiếp thị, bán hàng, đo lường, CSKH sau bán đều được đồng bộ và tự động trên hệ thống. Qua đó, doanh nghiệp đảm bảo sự xuyên suốt, liền mạch trong các quy trình làm việc, tạo ra sự liên kết hiệu quả giữa các bộ phận bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng.

Quy trình làm việc có thể nhận được sự hỗ trợ tối đa từ Getfly CRM:

• Tính năng Marketing: Thu thập thông tin khách hàng, lọc, phân nhóm, hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các chiến dịch Marketing Automation. 

• Tính năng CRM: Cho phép doanh nghiệp đo lường tỷ lệ chuyển đổi của từng kênh, theo dõi hành trình khách hàng, quản Qq, lưu trữ thông tin khách hàng cũ, mới, phân nhóm khách hàng theo nhu cầu sử dụng.

• Tính năng quản lý bán hàng: Thiết lập, quản lý các chương trình ưu đãi, quán lý bảo giá, theo dõi tình trạng nhập - xuất kho của đơn hàng.

• Tính năng chăm sóc khách hàng: Thiết lập các kịch bản chăm sóc khách hàng cá nhân hóa dựa trên dữ liệu đã được lưu trữ, gửi tin nhắn tri ân, chúc mừng sinh nhật, các chương trình ưu đãi,... đến khách hàng.

• Tính năng quản lý mua hàng: Quản lý hợp đồng mua, lưu trữ danh mục sản phẩm, kiểm soát hàng hóa xuất - nhập - tồn kho theo thời gian thực.

• Tính năng KPI: Đo lường KPI chiến dịch truyền thông, KPI bán hàng và KPI của từng cá nhân dựa trên các mục tiêu đã được thiết lập và số liệu thực tế được lưu lại theo từng mốc thời gian.

• Tính năng cộng tác: Thiết lập và quản lý, trao đổi thông tin nội bộ doanh nghiệp, xây dựng mạng xã hội nhân viên, quản lý chấm công và đồng bộ dữ liệu chấm công tự động.

Quy trình bán hàng là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt trên thị trường. Bằng việc kết hợp giữa chiến lược bán hàng bài bản và giải pháp CRM như Getfly, doanh nghiệp có thể không chỉ tối ưu hiệu quả kinh doanh mà còn xây dựng được mối quan hệ bền vững với khách hàng.