Kiến thức CRM
CRM là gì? Tìm hiểu hệ thống quản lý khách hàng CRM
Quyền của chủ quản dữ liệu là gì? Những điều chủ doanh nghiệp cần biết 2026
Tìm hiểu quyền của chủ quản dữ liệu, giới hạn pháp lý, trách nhiệm của doanh nghiệp và cách Getfly CRM hỗ trợ phân quyền, bảo vệ dữ liệu khách hàng.
Quyền của chủ quản dữ liệu là tập hợp các quyền và trách nhiệm của tổ chức, doanh nghiệp trong việc quyết định mục đích, phương thức thu thập và xử lý dữ liệu. Hiểu đúng khái niệm này giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu khách hàng chặt chẽ, phân định rõ trách nhiệm giữa các bên liên quan. Bài viết dưới đây Getfly CRM sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ các quyền quan trọng và cách thực hiện đúng trong quá trình vận hành.
1. Chủ quản dữ liệu là gì?
Theo khoản 13 Điều 3 Luật Dữ liệu 2024, chủ quản dữ liệu là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hoạt động xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác dữ liệu theo yêu cầu của chủ sở hữu dữ liệu. Luật Dữ liệu có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.
Chủ quản dữ liệu là cơ quản quản lý, vận hành và khai thác dữ liệu theo yêu cầu của chủ sở hữu
>>> Xem thêm: Chủ quyền dữ liệu cá nhân là gì? Quyền lợi và cách bảo vệ 2026
2. Phân biệt chủ quản dữ liệu với chủ thể dữ liệu
“Chủ quản dữ liệu” và “chủ thể dữ liệu” là hai khái niệm có mối liên hệ chặt chẽ nhưng khác nhau về vai trò. Trong khi chủ thể dữ liệu là đối tượng được thông tin, dữ liệu phản ánh, chủ quản dữ liệu là bên trực tiếp xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác dữ liệu theo yêu cầu của chủ sở hữu dữ liệu.
|
Chủ thể |
Vai trò chính |
Ví dụ trong hoạt động CRM |
|
Chủ thể dữ liệu |
Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được dữ liệu phản ánh |
Khách hàng, đối tác, nhân viên hoặc doanh nghiệp có thông tin được lưu trữ trên hệ thống CRM |
|
Chủ quản dữ liệu |
Thực hiện việc xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác dữ liệu theo yêu cầu của chủ sở hữu dữ liệu |
Doanh nghiệp, bộ phận công nghệ thông tin hoặc đơn vị được thuê vận hành hệ thống CRM |
Ví dụ, khi doanh nghiệp lưu thông tin họ tên, số điện thoại và lịch sử giao dịch của khách hàng trên CRM, khách hàng là chủ thể dữ liệu. Doanh nghiệp hoặc bộ phận được giao quản lý hệ thống có thể là chủ quản dữ liệu trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
3. Chủ quản dữ liệu có những quyền gì?
Luật Dữ liệu không quy định riêng một điều liệt kê toàn bộ quyền của chủ quản dữ liệu. Các quyền này được thể hiện thông qua những hoạt động như phân loại, quản trị, truy cập, chia sẻ, phân tích và bảo vệ dữ liệu.
Hiểu đơn giản, chủ quản dữ liệu được thực hiện các hoạt động cần thiết để quản lý và khai thác dữ liệu trong phạm vi được chủ sở hữu giao, phù hợp với thỏa thuận và quy định pháp luật.
3.1. Quyền phân loại dữ liệu
Chủ quản dữ liệu có thể phân loại dữ liệu theo mức độ quan trọng, mục đích sử dụng và yêu cầu bảo vệ. Trong doanh nghiệp, dữ liệu thường được chia thành dữ liệu công khai, dữ liệu nội bộ, dữ liệu khách hàng, dữ liệu tài chính hoặc dữ liệu nhạy cảm.
Việc phân loại giúp doanh nghiệp xác định thông tin nào được phép chia sẻ và thông tin nào cần mã hóa, che dữ liệu hoặc giới hạn quyền truy cập.
Chủ quản dữ liệu phân loại dữ liệu theo mức độ quan trọng và yêu cầu bảo vệ
3.2. Quyền xây dựng quy trình quản trị dữ liệu
Chủ quản dữ liệu được xây dựng các quy định về nhập liệu, cập nhật, lưu trữ, sao lưu, chuyển giao và tiêu hủy dữ liệu. Mục tiêu là bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác, thống nhất và an toàn.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên cập nhật nguồn khách hàng, trạng thái tư vấn, lịch sử liên hệ và kết quả giao dịch ngay sau mỗi lần làm việc.
3.3. Quyền thiết lập truy cập và truy xuất dữ liệu
Chủ quản dữ liệu có thể quy định ai được xem, sửa, xóa, tải xuống hoặc chuyển giao dữ liệu. Quyền truy cập cần được thiết lập theo chức vụ, phòng ban và nhiệm vụ của từng người.
Chẳng hạn, nhân viên chỉ được xem khách hàng mình phụ trách, trưởng nhóm được xem dữ liệu của cả nhóm, còn quyền tải danh sách khách hàng chỉ dành cho người có thẩm quyền.
Chủ quản dữ liệu quy định ai được xem, sửa, xóa hoặc tải dữ liệu
3.4. Quyền kết nối và chia sẻ dữ liệu
Chủ quản dữ liệu có thể kết nối hoặc chia sẻ dữ liệu cho người dùng dữ liệu theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận. Việc chia sẻ có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua hệ thống, phần mềm và bên trung gian.
Trong doanh nghiệp, dữ liệu có thể được chuyển từ Marketing sang Sales, đồng bộ giữa CRM với tổng đài hoặc cung cấp cho đơn vị vận chuyển. Mọi hoạt động phải đúng mục đích và đúng phạm vi được phép.
3.5. Quyền phân tích và tổng hợp dữ liệu
Chủ quản dữ liệu được phân tích, tổng hợp dữ liệu từ những nguồn hợp pháp để phục vụ hoạt động quản lý và kinh doanh. Trên CRM, doanh nghiệp có thể phân nhóm khách hàng, đánh giá tỷ lệ chuyển đổi hoặc dự báo doanh thu.
Nếu dữ liệu được phân tích là dữ liệu cá nhân, kết quả phân tích vẫn phải được sử dụng đúng mục đích và không làm ảnh hưởng đến quyền hợp pháp của khách hàng.
Chủ quản dữ liệu phân tích, tổng hợp dữ liệu hợp pháp để phục vụ quản lý, kinh doanh
3.6. Quyền xác nhận và xác thực dữ liệu
Chủ quản dữ liệu có thể xác nhận dữ liệu tồn tại trên hệ thống, kiểm tra nguồn tạo lập và đối chiếu tính chính xác của thông tin. Với dữ liệu gốc do mình tạo lập, chủ quản có thể thực hiện xác thực trong phạm vi pháp luật cho phép.
Trong CRM, quyền này được hỗ trợ thông qua lịch sử nhập liệu, người cập nhật, thời gian chỉnh sửa và nhật ký thay đổi của từng hồ sơ khách hàng.
3.7. Quyền mã hóa và giải mã dữ liệu
Chủ quản dữ liệu có thể quyết định áp dụng biện pháp mã hóa và giải mã phù hợp với yêu cầu quản trị và bảo mật. Dữ liệu có thể được mã hóa khi lưu trữ, truyền giữa các hệ thống hoặc sao lưu.
Ngoài mã hóa kỹ thuật, doanh nghiệp có thể che một phần số điện thoại, email, địa chỉ hoặc chỉ cho phép người có thẩm quyền xem đầy đủ thông tin.
Chủ quản dữ liệu áp dụng biện pháp mã hóa, giải mã phù hợp yêu cầu bảo mật
3.8. Quyền điều chỉnh, sao chép và chuyển giao dữ liệu
Chủ quản dữ liệu được điều chỉnh, cập nhật, sao chép, truyền đưa hoặc chuyển giao dữ liệu trong phạm vi hợp pháp. Các hoạt động này thường phát sinh khi cập nhật hồ sơ, gộp dữ liệu trùng hoặc chuyển khách hàng giữa nhân viên.
Doanh nghiệp cũng có thể sao lưu, xuất báo cáo, đồng bộ dữ liệu với phần mềm khác hoặc chuyển dữ liệu sang hệ thống CRM mới, nhưng phải có quyền truy cập và cơ chế kiểm soát phù hợp.
>>> Xem thêm: Chủ quyền dữ liệu là gì? Tuân thủ và bảo mật cho doanh nghiệp 2026
4. Quyền của chủ quản dữ liệu bị giới hạn trong trường hợp nào?
Chủ quản dữ liệu không có toàn quyền quyết định đối với dữ liệu. Mọi hoạt động quản lý, khai thác và xử lý phải nằm trong phạm vi được chủ sở hữu giao, tôn trọng quyền của chủ thể dữ liệu và tuân thủ quy định pháp luật.
Chủ quản dữ liệu không được:
- Tự ý bán, trao đổi hoặc công khai dữ liệu.
- Sử dụng dữ liệu cho mục đích ngoài phạm vi được giao.
- Chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba không có thẩm quyền.
- Dùng dữ liệu khách hàng để phục vụ lợi ích cá nhân.
- Sao chép hoặc mang dữ liệu sang doanh nghiệp khác.
- Cấp quyền truy cập cho người không liên quan.
- Cố ý làm lộ, làm mất hoặc xử lý dữ liệu trái pháp luật.
- Tự ý từ chối quyền chỉnh sửa, hạn chế hoặc xóa dữ liệu hợp lệ của chủ thể.
- Giữ lại dữ liệu sau khi hết thời hạn hoặc nghĩa vụ xử lý, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ.
Doanh nghiệp cần quy định rõ các giới hạn này trong hợp đồng, chính sách bảo mật và quy chế quản trị dữ liệu nội bộ.
Chủ quản dữ liệu không được tự ý bán, chia sẻ hoặc dùng dữ liệu sai mục đích
5. Quản trị dữ liệu khách hàng đúng luật với Getfly CRM
Getfly CRM hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng trên một nền tảng tập trung, thay vì lưu rải rác trên Excel, thiết bị cá nhân hoặc ứng dụng nhắn tin. Hồ sơ, lịch sử tương tác, giao dịch và thông tin liên hệ được đồng bộ, giúp doanh nghiệp kiểm soát mục đích sử dụng, hạn chế trùng lặp và duy trì nguồn dữ liệu thống nhất.
Về bảo mật, Getfly CRM cho phép phân quyền theo người phụ trách, phòng ban và mối quan hệ khách hàng; đồng thời hỗ trợ che dữ liệu nhạy cảm, giới hạn quyền chỉnh sửa, xóa, tải xuống và lưu lịch sử thao tác. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp quản trị dữ liệu đúng quy trình và giảm rủi ro vi phạm, nhưng vẫn cần kết hợp với chính sách nội bộ, sự đồng ý hợp lệ và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.
Getfly CRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và phân quyền dữ liệu khách hàng tập trung, đúng luật
6. Câu hỏi thường gặp về quyền của chủ quản dữ liệu
Câu 1: Chủ quản dữ liệu có phải là chủ sở hữu dữ liệu không?
Không nhất thiết. Chủ sở hữu có quyền quyết định đối với dữ liệu, còn chủ quản chịu trách nhiệm quản lý, vận hành và khai thác dữ liệu theo phạm vi được giao.
Câu 2: Doanh nghiệp có mặc nhiên sở hữu mọi dữ liệu khách hàng không?
Không. Doanh nghiệp chỉ được thu thập, sử dụng dữ liệu đúng mục đích, có căn cứ hợp pháp và phải bảo đảm quyền của khách hàng.
Câu 3: Nhà cung cấp CRM có được tự sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp không?
Không. Nhà cung cấp CRM chỉ được xử lý dữ liệu theo hợp đồng, chỉ dẫn của doanh nghiệp và quy định pháp luật.
Bài viết liên quan:
- 6 Quyền của chủ thể dữ liệu theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2026
- Bảo mật web server là gì? Cách bảo vệ máy chủ web cho doanh nghiệp
Hy vọng những thông tin trên đã giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ quyền của chủ quản dữ liệu và phạm vi được phép quản lý, khai thác, chia sẻ dữ liệu. Để thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế thu thập, phân quyền, bảo mật và truy vết dữ liệu rõ ràng. Getfly CRM hỗ trợ tập trung hồ sơ khách hàng, che thông tin nhạy cảm, kiểm soát quyền truy cập và lưu lịch sử thay đổi trên hệ thống. Đăng ký tư vấn Getfly CRM để lựa chọn cấu hình quản trị dữ liệu phù hợp với mô hình vận hành thực tế.
Tại sao bạn nên ở lại trang web này?
Bạn không nên bỏ lỡ
Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… Getfly CRM là nền tảng CRM toàn diện dành riêng cho SMEs, với sứ mệnh "Quản trị đơn giản - Thành công khác biệt". Hệ thống giải pháp của Getfly bao gồm: Marketing: CRM, Marketing Automation, Chăm sóc khách hàng, Social CRM, Quản trị Nhân sự, Tài chính - Kế toán… tất cả tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tinh gọn và vận hành hiệu quả.
DÀNH RIÊNG CHO BẠN
