Reminder Email là gì? Mẫu email nhắc nhở hiện đại

Reminder email đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự kết nối và nhắc nhở thông tin cần thiết đến người nhận. Để tận dụng hiệu quả công cụ này, bạn cần nắm vững cách thiết kế nội dung, thời gian gửi và những yếu tố giúp tối ưu trải nghiệm người nhận. Bài viết này Getfly CRM sẽ cung cấp những lưu ý quan trọng khi sử dụng reminder email.

>>> Tham khảo: Phân biệt email doanh nghiệp và email cá nhân, sử dụng hiệu quả

1. Reminder Email là gì?

Reminder Email (hay email nhắc nhở) là một loại email được sử dụng để nhắc nhở người nhận về các sự kiện, công việc hoặc yêu cầu mà họ cần thực hiện hoặc lưu ý. Đây là một công cụ hữu ích trong việc duy trì sự kết nối và đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng không bị bỏ sót.

Mục đích chính của reminder email thường bao gồm:

• Nhắc nhở sự kiện: Giúp người nhận nhớ về các cuộc họp, hội thảo, phỏng vấn hoặc những mốc thời gian quan trọng sắp diễn ra.

• Thúc đẩy hành động: Khuyến khích người nhận hoàn thành các công việc chưa hoàn tất, chẳng hạn như thanh toán hóa đơn, gửi báo cáo hoặc thực hiện nhiệm vụ cụ thể.

• Yêu cầu phản hồi: Động viên người nhận phản hồi thông tin, xác nhận tham gia sự kiện hoặc cung cấp câu trả lời cho các yêu cầu cần thiết.

Trong cả công việc và cuộc sống, Reminder Email đóng vai trò quan trọng giúp người nhận luôn nắm bắt thông tin và hoàn thành các mục tiêu một cách hiệu quả. Đây không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý thời gian mà còn là yếu tố quan trọng trong việc duy trì kết nối và nâng cao trải nghiệm giao tiếp.

>>> Xem thêm: 3+ mẫu thư cảm ơn khách hàng và cách tối ưu hiệu quả

2. Phân loại Reminder Email

Reminder Email được phân loại dựa trên mục đích, tần suất và nội dung, giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng và đáp ứng từng nhu cầu cụ thể. 

Email nhắc nhở theo tần suất

• Email nhắc nhở hàng ngày: Được gửi mỗi ngày để cập nhật công việc cần hoàn thành hoặc nhắc nhở về các sự kiện quan trọng trong ngày.

• Email nhắc nhở hàng tuần: Tóm tắt các công việc, sự kiện đã xảy ra trong tuần và thông báo kế hoạch cho tuần tiếp theo, giúp người nhận theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.

• Email nhắc nhở hàng tháng: Dành cho các báo cáo tổng kết tháng, bao gồm các công việc đã hoàn thành, các sự kiện diễn ra và mục tiêu cho tháng tới.

Email nhắc nhở theo mục đích

• Email nhắc nhở cá nhân: Được sử dụng để nhắc nhở bản thân về các nhiệm vụ hoặc sự kiện cá nhân, như thanh toán hóa đơn, duy trì thói quen tập luyện, hoặc nộp bài tập.

• Email nhắc nhở doanh nghiệp: Do các doanh nghiệp gửi đến khách hàng nhằm nhắc nhở về các cam kết, hạn chót, hoặc sự kiện quan trọng. Mục tiêu là tăng cường tương tác và thúc đẩy khách hàng thực hiện hành động cụ thể, qua đó cải thiện doanh thu.

• Email nhắc nhở marketing: Đây là công cụ trong chiến lược marketing nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình giảm giá. Loại email này giúp thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng và khuyến khích họ thực hiện hành động chuyển đổi như mua sắm hoặc đăng ký.

Email nhắc nhở theo nội dung

• Email nhắc nhở lịch hẹn: Thông báo các cuộc hẹn sắp tới, cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc gặp.

• Email nhắc nhở thanh toán: Gửi tới người nhận để thông báo về hóa đơn chưa được thanh toán, đi kèm thông tin về số tiền, hạn thanh toán và phương thức thanh toán.

• Email thông báo sự kiện: Dùng để thông báo các sự kiện sắp diễn ra, kèm theo thông tin chi tiết về chương trình, cách thức tham gia, thời gian và địa điểm.

• Email quảng cáo: Nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình khuyến mãi, giúp thu hút sự quan tâm của người nhận và thúc đẩy họ thực hiện hành động cụ thể.

>>> Tìm hiểu thêm: Email Marketing là gì? Bí quyết tiếp cận khách hàng hiệu quả

3. Thành phần cơ bản của reminder email kèm mẫu

Để một email nhắc nhở đạt hiệu quả, nó cần được xây dựng với các thành phần cơ bản, đảm bảo truyền tải thông điệp rõ ràng, thu hút sự chú ý và thúc đẩy hành động từ người nhận.

Dòng chủ đề

Dòng chủ đề là yếu tố quan trọng đầu tiên giúp thu hút sự chú ý của người nhận. Một dòng chủ đề ngắn gọn, rõ ràng và phù hợp không chỉ tạo ấn tượng ban đầu mà còn khuyến khích người nhận mở email ngay lập tức. 

Để hiệu quả, dòng chủ đề cần truyền đạt trực tiếp mục đích email và tạo cảm giác khẩn cấp hoặc nhấn mạnh tầm quan trọng của thông điệp. Ví dụ: “Nhắc nhở: Hạn chót thanh toán vào ngày mai” là một cách viết ngắn gọn, dễ hiểu, đồng thời nhấn mạnh tính cấp thiết.

Nội dung reminder email

Nội dung là phần cung cấp chi tiết thông tin nhắc nhở. Để email hiệu quả, nội dung cần:

• Rõ ràng và ngắn gọn, tập trung vào thông điệp chính.

• Bắt đầu bằng việc nhắc lại thông tin quan trọng, sau đó bổ sung chi tiết như thời gian, địa điểm hoặc các bước tiếp theo cần thực hiện.
  Ví dụ: Nếu email nhắc nhở về một cuộc họp, hãy đề cập thời gian, địa điểm và tài liệu cần chuẩn bị.

Call to action (CTA)

CTA là phần hướng dẫn người nhận thực hiện hành động cụ thể và đóng vai trò quan trọng trong mỗi email nhắc nhở. Để hiệu quả, CTA cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu với các cụm từ như “Xác nhận tham gia tại đây” hoặc “Hoàn tất thanh toán ngay”. 

Ngoài ra, CTA nên được đặt ở vị trí nổi bật trong email, sử dụng nút bấm hoặc liên kết có màu sắc thu hút để người nhận dễ dàng nhìn thấy và thực hiện hành động mong muốn.

Lời kết

Phần kết thúc email không chỉ thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp mà còn giúp để lại ấn tượng tốt với người nhận. Hãy sử dụng các cụm từ lịch sự như “Trân trọng,” hoặc “Cảm ơn,” để thể hiện sự tôn trọng. 

Đồng thời, đừng quên ký tên hoặc cung cấp thông tin liên hệ để người nhận có thể dễ dàng phản hồi nếu cần. Một email nhắc nhở được xây dựng đúng cách không chỉ truyền tải thông tin hiệu quả mà còn tạo thiện cảm và nâng cao tỷ lệ phản hồi từ người nhận.

>>> Tham khảo: 4 cách gửi mail hàng loạt đơn giản tới khách hàng

4. 4 lưu ý quan trọng khi sử dụng email nhắc nhở

Để email nhắc nhở đạt hiệu quả tối đa, bạn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa nội dung, thời gian gửi và trải nghiệm người nhận. Dưới đây là 4 điểm cần chú ý khi sử dụng email nhắc nhở.

4.1. Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp 

Khi viết email nhắc nhở, cần sử dụng ngôn từ  chuyên nghiệp và lịch sự để thể hiện sự tôn trọng với người nhận. 

Ví dụ: “Bạn có một cuộc hẹn với tôi lúc 2 giờ chiều mai. Rất mong nhận được sự tham gia của bạn.” Ngôn từ rõ ràng, nhã nhặn giúp truyền tải thông điệp hiệu quả và tạo ấn tượng tốt.

4.2. Nội dung rõ ràng 

Nội dung email nhắc nhở cần được trình bày rõ ràng và cụ thể để người nhận dễ dàng hiểu và thực hiện. Sự rõ ràng trong nội dung không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo thông điệp được thực hiện chính xác.

Ví dụ: “Xin vui lòng gửi lại tài liệu báo cáo dự án trước 5 giờ chiều nay” hoặc “Vui lòng xác nhận tham gia cuộc họp vào ngày mai.”

>>> Xem thêm: 3+ mẫu Email quảng cáo sản phẩm có tính ứng dụng cao

4.3. Cá nhân hóa nội dung reminder email

Cá nhân hóa nội dung reminder email là yếu tố quan trọng giúp tăng sự tương tác và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Việc sử dụng thông tin cụ thể như tên hoặc nhu cầu cá nhân sẽ khiến email trở nên gần gũi và phù hợp hơn. Chẳng hạn, thay vì gửi email chung chung, hãy viết: “Chào [Tên Khách Hàng], đây là lời nhắc về cuộc hẹn của bạn với chúng tôi vào lúc 10 giờ sáng ngày mai.”

Để thực hiện điều này hiệu quả, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như Getfly CRM. Với tính năng email marketing được tích hợp, Getfly CRM cho phép bạn dễ dàng cá nhân hóa nội dung dựa trên thông tin khách hàng, theo dõi hành vi và tự động gửi email theo lịch trình. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao khả năng tiếp cận và tạo thiện cảm với khách hàng của bạn.

4.4. Lựa chọn thời gian gửi thư phù hợp

Thời gian gửi email là một yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả của chiến dịch nhắc nhở. Đối với email nhắc nhở, cần cân nhắc thời điểm mà người nhận vẫn chưa thực hiện hành động theo kế hoạch để lập lịch gửi phù hợp.

Với sự hỗ trợ của Getfly CRM, bạn có thể:

Gửi email nhắc nhở tự động, đúng thời điểm

Hệ thống cho phép lên lịch gửi email nhắc nhở hàng loạt theo kịch bản đã được thiết lập trước, đảm bảo các thông điệp được gửi đi đúng lúc, khi khách hàng chưa thực hiện hành động theo kế hoạch. Điều này giúp tăng khả năng khách hàng chú ý và phản hồi.

Cá nhân hóa nội dung email

Mỗi email nhắc nhở được cá nhân hóa dựa trên thông tin chi tiết về khách hàng, như tên, thời gian hẹn, trạng thái công việc hoặc các thông tin đặc thù khác. Dữ liệu này được tự động liên kết từ hệ thống CRM, giúp thông điệp trở nên gần gũi và phù hợp hơn với từng người nhận.

Tự động hóa toàn bộ quá trình gửi nhắc nhở

Các email nhắc nhở được thiết lập dựa trên bộ kịch bản email marketing tự động. Hệ thống không chỉ gửi đúng nội dung hữu ích và phù hợp với từng khách hàng mà còn theo dõi trạng thái phản hồi để bạn có thể kịp thời đưa ra hành động bổ sung nếu cần.

Các bài viết liên quan:

• 6+ Ví dụ về email marketing thành công cho doanh nghiệp
  
• Mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả
  

Reminder email là một công cụ mạnh mẽ giúp quản lý công việc hiệu quả và duy trì kết nối với khách hàng. Với sự hỗ trợ từ các công ty phần mềm CRM như Getfly CRM, bạn có thể tự động hóa quy trình, cá nhân hóa nội dung và nâng cao trải nghiệm người nhận, tạo nên sự chuyên nghiệp và tối ưu trong từng thông điệp gửi đi.