Mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả

28/04/2025

65,435 lượt xem

Mẫu email gửi báo giá khách hàng đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, giúp doanh nghiệp trình bày thông tin giá cả và dịch vụ một cách rõ ràng, chuyên nghiệp. Tham khảo ngay những mẫu gợi ý dưới đây để tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội hợp tác thành công.

>>> Tham khảo: Email Marketing là gì? Bí quyết tiếp cận khách hàng hiệu quả

1. Giới thiệu về email báo giá khách hàng

Mẫu email gửi báo giá khách hàng là một công cụ quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, được dùng để cung cấp thông tin chi tiết về giá cả, điều khoản mua bán và các nội dung liên quan giữa doanh nghiệp và khách hàng. Đây là tài liệu cần thiết trong các giao dịch lớn, giúp đảm bảo tính minh bạch và làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.

Một email báo giá hiệu quả cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc và đầy đủ thông tin. Nội dung của email không chỉ tập trung vào giá cả mà còn cần làm nổi bật giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Sự chuyên nghiệp trong cách soạn thảo email sẽ giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tăng cơ hội hợp tác và chốt giao dịch thành công.

>>> Xem thêm: 4 cách gửi mail hàng loạt đơn giản tới khách hàng

2. Các thành phần cơ bản của một email báo giá chuyên nghiệp

Một email báo giá chuyên nghiệp thường bao gồm ba phần chính: phần mở đầu, phần nội dung báo giá và phần kết thúc. Mỗi phần cần được trình bày rõ ràng và chi tiết để đảm bảo truyền tải đầy đủ thông tin quan trọng, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp đối với người nhận.

Phần mở đầu: Giới thiệu

Phần mở đầu nên bắt đầu bằng lời chào phù hợp và phần giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp. Đây là nơi doanh nghiệp cung cấp các thông tin như lĩnh vực hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ đang cung cấp, cùng với các thành tựu nổi bật liên quan đến khách hàng tiềm năng. Nếu email được gửi bởi nhân viên công ty, việc giới thiệu bản thân và vị trí làm việc sẽ giúp khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp và thân thiện từ người gửi.

Phần nội dung báo giá

Đây là phần cốt lõi của email báo giá, người gửi trình bày những thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ. Thông tin báo giá nên được trình bày theo bảng biểu để người nhận dễ theo dõi, bao gồm:

Tên sản phẩm hoặc dịch vụ.
Mô tả chi tiết (chất liệu, thông số kỹ thuật, hoặc hình ảnh minh họa nếu cần).
Đơn giá và số lượng.
Tổng tiền, kèm chiết khấu hoặc ưu đãi (nếu có).
Thuế VAT và số tiền cuối cùng cần thanh toán.

Việc trình bày cụ thể và mạch lạc theo mẫu email gửi báo giá khách hàng giúp khách hàng nhanh chóng hiểu rõ các hạng mục và đưa ra quyết định phù hợp.

Phần kết thúc

Cuối email, cần gửi lời cảm ơn đến khách hàng vì đã quan tâm, đồng thời đưa ra lời đề nghị cụ thể như phản hồi báo giá hoặc liên hệ ngay để giải đáp thắc mắc nếu có. Cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận khi cần trao đổi thêm.

Một email báo giá được xây dựng đúng cách sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng, thể hiện sự chu đáo và sự chuyên nghiệp cao của doanh nghiệp trong từng chi tiết.

Một email báo giá chuyên nghiệp thường bao gồm ba phần chính — *Các thành phần cơ bản gồm mở đầu, nội dung, kết thúc rõ ràng*

>>> Tìm hiểu thêm: 3+ mẫu email quảng cáo sản phẩm có tính ứng dụng cao

3. Những mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp

Dưới đây là ba mẫu email gửi báo giá khách hàng được thiết kế phù hợp với các tình huống kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp:

3.1. Mẫu email báo giá tổng thể sản phẩm/dịch vụ

Mẫu này được sử dụng khi doanh nghiệp muốn cung cấp thông tin báo giá toàn diện về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng quan tâm. Nội dung thường bao gồm:

Lời chào lịch sự và cảm ơn khách hàng đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ.
Giới thiệu ngắn gọn về các gói dịch vụ, ví dụ: Gói cơ bản, Gói nâng cao và Gói doanh nghiệp, kèm theo chi tiết tính năng và giá tiền.
Các ưu đãi đặc biệt như chiết khấu khi ký hợp đồng dài hạn hoặc dùng thử miễn phí.

Mẫu email gửi báo giá khách hàng này giúp họ dễ dàng so sánh các tùy chọn và lựa chọn gói phù hợp nhất với nhu cầu.

3.2. Mẫu email báo giá gửi kèm hợp đồng

Đây là mẫu dành cho các giao dịch đã được thống nhất sơ bộ, trong đó báo giá được trình bày kèm theo các điều khoản hợp đồng. Nội dung gồm:

Chi tiết các thông tin giao dịch như chi phí dịch vụ, thời gian thực hiện và phương thức thanh toán.
Hướng dẫn khách hàng ký kết hợp đồng và gửi lại bản hoàn thiện.
Cam kết từ phía doanh nghiệp về chất lượng dịch vụ, cùng thông tin liên hệ để hỗ trợ nếu cần.

Mẫu email này thích hợp cho những giao dịch lớn, yêu cầu tính minh bạch và rõ ràng về trách nhiệm giữa hai bên.

3.3. Mẫu email báo giá theo từng hạng mục con

Mẫu email này phù hợp khi khách hàng yêu cầu báo giá chi tiết cho nhiều hạng mục hoặc sản phẩm khác nhau. Các thành phần thường bao gồm:

Lời cảm ơn và phần mở đầu giới thiệu ngắn gọn về dịch vụ.
Chi tiết báo giá theo từng hạng mục, ví dụ:

Hạng mục 1: Mô tả các gói dịch vụ hoặc sản phẩm với giá cụ thể.
Hạng mục 2: Các phương án tùy chọn kèm giá cả và đặc điểm nổi bật.
Hạng mục 3: Dịch vụ theo giờ hoặc theo nhu cầu đặc biệt.

Lưu ý về thuế VAT, thời hạn hiệu lực của báo giá, và các ưu đãi khi đặt hàng số lượng lớn.

Mẫu email gửi báo giá khách hàng này cho phép khách hàng dễ dàng chọn lựa và tùy chỉnh các dịch vụ sao cho phù hợp nhất với ngân sách.

Mỗi mẫu email trên đều được thiết kế để đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng đáp ứng linh hoạt từ phía doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Reminder Email là gì? Mẫu email nhắc nhở hiện đại

4. Hướng dẫn viết email báo giá chuyên nghiệp

Để viết một mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp, người làm kinh doanh cần chú ý đến các yếu tố từ ngôn từ, cấu trúc nội dung đến cách trình bày bảng báo giá. Dưới đây là các hướng dẫn chi tiết giúp bạn tạo nên một email vừa rõ ràng, vừa tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Lưu ý về ngôn ngữ và văn phong

Sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu nhưng không kém phần trang trọng.
Tránh các từ ngữ mơ hồ, gây hiểu lầm hoặc không cần thiết. Ví dụ, thay vì viết "giá cả rất hợp lý", hãy đưa ra con số cụ thể để minh họa.
Văn phong cần mạch lạc, từng ý được trình bày rõ ràng để khách hàng dễ nắm bắt thông tin.

Tính chính xác và minh bạch

Bảng báo giá cần cung cấp đầy đủ thông tin như tên sản phẩm, mô tả chi tiết, giá cả, số lượng, tổng chi phí, ưu đãi (nếu có) và các khoản thuế.
Các điều khoản như thời gian thanh toán, điều kiện bảo hành, và quy trình xử lý cần được mô tả cụ thể để đảm bảo tính minh bạch, giúp khách hàng cảm thấy an tâm khi đưa ra quyết định.

Tối ưu hóa tiêu đề email

Tiêu đề email cần ngắn gọn, đúng trọng tâm và làm rõ nội dung chính. Ví dụ: "Bảng báo giá sản phẩm X từ Công ty Y" hoặc "Báo giá dịch vụ ABC - Công ty XYZ".
Tránh sử dụng tiêu đề chung chung hoặc thiếu hấp dẫn vì khách hàng có thể bỏ qua email.

*Hướng dẫn viết email báo giá chuyên nghiệp cần rõ ràng, mạch lạc*

Đảm bảo tính kịp thời

Gửi email báo giá đúng thời điểm, đặc biệt khi khách hàng vừa thể hiện sự quan tâm hoặc có yêu cầu cụ thể với sản phẩm/dịch vụ.
Kiểm tra kỹ các thông tin trong email để đảm bảo chúng được cập nhật mới nhất, tránh việc cung cấp thông tin đã lỗi thời.

Chú ý đến bảng báo giá và tệp đính kèm

Bảng báo giá nên được trình bày dưới dạng bảng biểu với các cột và dòng rõ ràng, bao gồm:

Tên sản phẩm/dịch vụ.
Mô tả chi tiết (có thể kèm hình ảnh minh họa).
Giá bán, số lượng, thành tiền, và tổng chi phí.
Khuyến mãi hoặc ưu đãi đi kèm.
Thuế VAT (nếu có) và số tiền khách hàng cần thanh toán.

Đính kèm file bảng báo giá hoặc tài liệu liên quan ở định dạng phổ biến (PDF, Excel) với tên file rõ ràng, dễ nhận diện.

Tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Chữ ký cần có đầy đủ thông tin như họ tên người gửi, vị trí trong công ty, số điện thoại, email liên hệ và lời cảm ơn ngắn gọn.
Đảm bảo chữ ký được định dạng gọn gàng, dễ đọc và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Áp dụng các hướng dẫn trên sẽ giúp mẫu email gửi báo giá khách hàng trở thành một công cụ giao tiếp hiệu quả, vừa thu hút sự chú ý của khách hàng, vừa nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mỗi giao dịch.

>>> Tìm hiểu thêm: 6+ Ví dụ về email marketing thành công cho doanh nghiệp

5. Các công cụ hỗ trợ quản lý email báo giá Getfly CRM

Getfly CRM là phần mềm quản lý khách hàng được hơn 5000 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng, cung cấp các tính năng thông minh để tối ưu hóa việc quản lý và chăm sóc khách hàng. Với khả năng lưu trữ tập trung, tự động hóa quy trình và cá nhân hóa nội dung email, Getfly CRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, cải thiện quy trình bán hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng một cách rõ rệt.

Tạo mới báo giá dễ dàng và quy trình duyệt báo giá khoa học:

Getfly CRM giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc tạo mới báo giá với giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Hệ thống cung cấp các bước hướng dẫn cụ thể, từ nhập thông tin khách hàng, chọn dịch vụ/sản phẩm, đến định giá và xuất báo giá chuyên nghiệp.

Đặc biệt, quy trình duyệt báo giá được thiết kế khoa học với các trạng thái rõ ràng như "chờ duyệt" và "đã duyệt". Điều này giúp đảm bảo tất cả các báo giá đều được kiểm tra và phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi gửi đến khách hàng. Tính năng này không chỉ đồng bộ thông tin báo giá giữa các nhân viên mà còn đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.

Quản lý danh sách báo giá tập trung:

Getfly CRM cung cấp khả năng lưu trữ toàn bộ danh sách báo giá với trạng thái rõ ràng như "chờ duyệt", "đã duyệt", "đã gửi", hoặc "đã chuyển thành đơn hàng". Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến trình và quản lý các báo giá một cách hiệu quả. Bộ lọc thông minh được tích hợp cho phép tìm kiếm nhanh chóng và xem lại lịch sử báo giá, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình làm việc.

Tạo và gửi email báo giá chuyên nghiệp:

Hệ thống cung cấp các mẫu email gửi báo giá khách hàng tiêu chuẩn, hỗ trợ cá nhân hóa nội dung theo từng khách hàng. Ngoài ra, tính năng tự động đính kèm file PDF báo giá khi gửi email giúp đảm bảo sự tiện lợi và chuyên nghiệp trong giao tiếp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Ứng dụng Marketing Automation trong quản lý email báo giá:

Getfly CRM tích hợp tính năng tự động hóa tiếp thị, giúp gửi email báo giá dựa trên kịch bản được cá nhân hóa theo thông tin khách hàng. Hệ thống còn kích hoạt nhắc nhở tự động nếu khách hàng chưa phản hồi, đồng thời kết hợp luồng chăm sóc khách hàng sau khi gửi báo giá để tăng tỷ lệ chuyển đổi. Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả chiến dịch qua các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở email và tỷ lệ nhấp.

Theo dõi và lưu trữ lịch sử email báo giá:

Tính năng này cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trạng thái của email báo giá (đã gửi, đã đọc, hoặc thất bại). Hệ thống lưu trữ lịch sử tương tác một cách khoa học, hỗ trợ tìm kiếm nhanh thông qua các tiêu chí như tên khách hàng, trạng thái email, hoặc thời gian gửi.

Các bài viết liên quan:

Một mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin rõ ràng và tạo dựng uy tín vững chắc với khách hàng. Doanh nghiệp nên áp dụng các gợi ý thực tiễn để tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp và gia tăng cơ hội hợp tác thành công. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể trải nghiệm Getfly CRM miễn phí trong 30 ngày để quản lý và gửi email báo giá một cách hiệu quả, chuyên nghiệp, đồng thời nâng cao sự hài lòng của khách hàng ngay hôm nay!