Kiến thức căn bản về chữ ký hợp đồng điện tử ai cũng cần biết

Vấn đề bảo mật và tin cậy đối với hợp đồng vẫn luôn là nỗi băn khoăn của các doanh nghiệp. Đó chính là lí do chữ ký hợp đồng điện tử ra đời. Vừa xác thực danh tính rõ ràng vừa giúp bảo toàn dữ liệu mà không bị ảnh hưởng bởi các vấn đề vật lý, ngoại cảnh. Cùng tìm hiểu chi tiết hướng dẫn cách ký chữ ký số trên hợp đồng ngay dưới bài viết này nhé!

1. Chữ ký số là gì? 

Chữ ký hợp đồng điện tử là gì? 

Chữ ký số là một phương thức xác thực điện tử được sử dụng để chứng thực tính toàn vẹn và nguồn gốc của một tài liệu, thông điệp hoặc giao dịch điện tử. Và tương tự như chữ ký trên giấy tờ, nhưng được thực hiện bằng các công nghệ mã hóa và chứng thực số hóa.

Chữ ký số giúp đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, đảm bảo rằng nội dung không bị thay đổi sau khi được ký, và cũng xác định được người tạo ra chữ ký. Điều này đảm bảo rằng thông điệp không bị giả mạo và tăng sự tin tưởng.

Chữ ký số theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018 NĐ-CP ngày 27/9/2018 được định nghĩa như sau: 

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

2. Điều kiện để đảm bảo chữ ký số an toàn

Các quyền lợi và yêu cầu liên quan đến an toàn chữ ký số đã được đảm bảo theo Điều 9 của Nghị định 130/2018 NĐ-CP. Chi tiết như sau:

• Chữ ký số chỉ được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số.

• Chữ ký số chỉ có thể tạo ra bằng cách sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia/ chuyên dùng Chính phủ/ công cộng/ chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức đã được cấp giấy chứng nhận và đáp ứng đủ điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký số.

• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký khi thực hiện việc ký.

• Trong trường hợp văn bản yêu cầu có chữ ký, thông điệp dữ liệu chỉ được xem là đáp ứng nếu nó được ký bằng chữ ký số và đã được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định này.

3. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử

Các bước ký hợp đồng điện tử hình thức giao dịch tự động

Bước 1: Đề xuất giao kết hợp đồng

Sau khi đã thống nhất các điều khoản hợp tác, một bên sẽ đề xuất giao kết hợp đồng (thường là bên cung cấp hàng hoặc dịch vụ) để phân rõ trách nhiệm, quyền lợi của các bên. 

Đồng thời, việc này sẽ xác lập mối quan hệ dân sự và được tuân thủ theo luật pháp.

Bên đề xuất giao kết hợp đồng thực hiện các bước sau:

• Đăng nhập vào phần mềm hợp đồng điện tử;

• Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã được thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền lực và nghĩa vụ của các bên;

• Xác định yêu cầu về việc ký tên, vị trí để ký chữ ký số trên hợp đồng;

• Ký chữ ký số của mình lên trang web;

• Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện việc ký hợp đồng điện tử.

Bước 2: Trả lời đề xuất giao kết hợp đồng điện tử

Bên nhận được đề xuất giao kết hợp đồng sẽ nhận được email thông báo tự động tới địa chỉ email đã cung cấp cho bên đã gửi yêu cầu ký hợp đồng.

Sau đó, bên này truy cập vào liên kết của hợp đồng (không yêu cầu tài khoản để truy cập vào hệ thống), và tiến hành xem nội dung của hợp đồng và trả lời lại yêu cầu giao kết hợp đồng điện tử.

Bằng việc thực hiện chữ ký số, bên này xác nhận rằng mình đã chấp thuận việc giao kết hợp đồng. Trong trường hợp không hoàn toàn chấp thuận với một số điều khoản trong hợp đồng, bên này sẽ phản ứng lại thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và thỏa thuận lại để có sự thống nhất trong việc giao kết và sau khi đã hoàn thiện mới tiến hành chữ ký số xác nhận.

Bước 3: Tiến hành thực hiện hợp đồng

Trong trường hợp bên nhận được đề nghị hoàn tất việc ký số, hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận đã hoàn thành quá trình ký hợp đồng cho tất cả các bên liên quan. Sau khi đã ký số, hợp đồng điện tử không thể được chỉnh sửa.

Hợp đồng sau khi đã ký có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử và cũng được lưu trữ và mã hoá để xác nhận việc kết thúc hợp đồng.

Việc tiến hành ký hợp đồng bằng chữ ký số là một phương pháp an toàn, giúp xác định chính xác người đã thực hiện việc ký theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, từ dó các văn bản có tính pháp lý cao.

Tham khảo ngay phương án tạo và quản lý hợp đồng mua, bán nhanh chóng và đơn giản

Ký hợp đồng điện tử bằng token

Chữ ký số Token (hay còn gọi là USB Token) là một thiết bị lưu trữ các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. Đặc điểm độc đáo của USE Token là không giống nhau giữa các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân.

3 bước hướng dẫn để ký hợp đồng điện tử bằng Token của được mô tả chi tiết dưới đây, giúp bạn thực hiện quá trình này một cách dễ dàng nhất:

Bước 1: Cài đặt thiết bị

Gắn thiết bị vào máy tính và chạy chương trình cài đặt phần mềm.

Bước 2: Thay đổi mật khẩu

Sau khi hoàn thành việc cài đặt, phần mềm Token Manager sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu thay đổi PIN Code để bảo vệ thiết bị. Người dùng chỉ cần thực hiện các thao tác để thay đổi mật khẩu. Tiếp theo, bạn có thể khởi chạy chương trình.

Bước 3: Ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm.

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Bước 1: Người thực hiện ký hợp đồng bằng tay, sau đó chụp ảnh hoặc chuyển thành file PDF.

Bước 2: Sử dụng chữ ký này để xác nhận các giao dịch hợp đồng, có giá trị tương tự như việc ký tên bằng tay.

Các ký chữ ký số trên hợp đồng bằng hình ảnh

Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh được tiến hành qua 2 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Người thực hiện hợp đồng sẽ ký tay và sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại chữ ký. Chữ ký này thường được gọi là chữ ký ảnh.

Giai đoạn 2: Chữ ký ảnh sẽ được chuyển thành file hình ảnh và được nhập vào các file dữ liệu của hợp đồng. Sau đó, quá trình thực hiện hợp đồng sẽ tuân theo các thủ tục và có giá trị pháp lý tương tự như việc ký tay.

Ký hợp đồng điện tử bằng cách đưa bản mềm lên website

Để thực hiện hình thức ký hợp đồng điện tử bằng cách đưa bản mềm giấy lên trang web, các bước sau sẽ được thực hiện:

Bước 1: Người dùng viết hợp đồng lên tờ giấy.

Bước 2: Đưa hợp đồng lên trang web, thông thường có nút đồng ý hoặc không đồng ý để các bên xác nhận.

Bước 3: Các bên liên quan ký vào bản hợp đồng vừa tải lên.

Lưu ý về pháp lý:

Đối với phương pháp này, hợp đồng điện tử phải tuân thủ các yêu cầu sau:

• Về nội dung: Nội dung phải được giữ nguyên, không được sửa đổi, có thể mở và xem được, không vi phạm luật pháp.

• Về chủ thể: Các bên ký hợp đồng điện tử phải có quyền và khả năng hành vi dân sự và ký kết theo ý muốn của mình.

• Về hình thức: Hình thức của tài liệu phải tuân theo quy định.

Ký hợp đồng điện tử hình thành qua email

Về việc sử dụng email để ký hợp đồng điện tử, các bên sẽ thực hiện giao dịch thông qua thư điện tử. 

Quy trình ký hợp đồng này tương tự như quy trình ký hợp đồng truyền thống, nhưng có sự khác biệt là việc sử dụng máy tính, internet và email để tiến hành đàm phán. 

Các bước thực hiện như sau: 

Đối với người gửi hợp đồng:

Bước 1: Soạn hợp đồng giống như cách làm trong quy trình truyền thống 

Bước 2: Gửi hợp đồng qua email và chờ khách hàng xác nhận

Đối với người nhận hợp đồng:

Bước 1: Truy cập email để xem nội dung của hợp đồng

Bước 2: Xem xét nội dung của hợp đồng

Bước 3: Ký vào hợp đồng

Tham khảo chi tiết về bài viết: “Giải đáp các thắc mắc về cách tạo hợp đồng điện tử”

Getfly hỗ trợ bạn tối đa trong việc tạo hợp đồng điện tử. Tích hợp thông minh với đơn hàng, báo giá. Chỉ với click chuột bạn đã có thể tạo nhanh cho mình một hợp đồng số. Ngoài ra, Getfly CRM tích hợp gửi email ngay trong chi tiết hợp đồng điện tử. Giúp tiết kiệm đến tối đa các thao tác cho người dùng phần mềm.

Getfly CRM cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ 30 NGÀY NGAY!

Getfly - Để khách hàng mua trọn đời!