10 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả toàn diện

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là công cụ  không thể thiếu giúp các trung tâm tối ưu hóa quản lý học viên, giáo viên và các hoạt động vận hành. Sử dụng phần mềm phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả quản lý, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường của trung tâm. Trong bài chia sẻ, Getfly CRM tổng hợp và phân tích chi tiết những phần mềm tốt nhất hiện nay. 

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ phù hợp:

• Cung cấp đa dạng tính năng: Phần mềm cần có sự đa dạng tính năng để trung tâm có thể chuẩn hóa quy trình quản lý giáo viên, học viên, lịch giảng dạy, tài chính,... trên một hệ thống, đảm bảo sự chính xác và đồng nhất.

• Tích hợp và tương thích với nhiều thiết bị: Phần mềm nên hoạt động mượt mà trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau như máy tính để bàn, thiết bị di động,... tạo sự tiện lợi cho người dùng.

• Dễ thao tác: Phần mềm được thiết kế thân thiện, sử dụng các thao tác kéo - thả đơn giản để thao tác, người dùng có thể tùy chỉnh các lệnh mà không cần có kiến thức sâu rộng về công nghệ.

• Bảo mật và bảo vệ dữ liệu: Phần mềm cần có khả năng bảo mật tối ưu để bảo vệ thông tin của học viên, giáo viên và các dữ liệu tài chính, tránh rủi ro bị mất mát hoặc rò rỉ.

• Dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng chu đáo: Phần mềm cần có đội ngũ hỗ trợ khách hàng nhiệt tình, luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và khắc phục sự cố nhanh chóng, giúp người dùng yên tâm trong quá trình sử dụng.

• Lợi ích đầu tư (ROI): Chủ trung tâm cần đánh giá chi phí đầu tư phần mềm và so sánh với hiệu quả mang lại trong quản lý, giúp cải thiện quy trình và nâng cao hiệu suất công việc để quyết định lựa chọn phần mềm.

1. Phần mềm quản lý giáo dục Getfly CRM

Getfly CRM là một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ - Giải pháp toàn diện giúp nhà quản trị tối ưu hóa quy trình quản lý tại các trung tâm ngoại ngữ. Phần mềm cho phép lưu trữ toàn bộ dữ liệu học viên, giáo viên và khách hàng trên một hệ thống tập trung, đảm bảo tính bảo mật cao và dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết. 

Đội ngũ nhân viên, giáo viên, trợ giảng, quản lý có thể cùng làm việc trên một nền tảng. Toàn bộ lịch sử tương tác giữa các cá nhân sẽ được lưu trữ và đồng bộ trên hệ thống, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý. Chính sự kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận nhân viên sẽ giúp đảm bảo quy trình làm việc liền mạch và nhất quán cho các trung tâm ngoại ngữ. 

Ngoài ra, Getfly CRM có khả năng truy cập linh hoạt từ nhiều thiết bị khác nhau và cung cấp các báo cáo về doanh số, tỷ lệ tương tác,...theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra các quyết định chính xác, nhanh chóng.

1.1. Ứng dụng cho bộ phận Admin

Getfly CRM cho phép bộ phận admin tại các trung tâm ngoại ngữ quản lý toàn diện thông tin học viên trên một nền tảng duy nhất, lưu trữ chi tiết và phân loại học viên theo từng tiêu chí như cấp độ, khóa học, lịch sử học tập,... Điều này giúp giảng viên theo dõi quá trình học tập của từng học viên, từ đó nâng cao chất lượng giảng dạy.

Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý khóa học và lịch học một cách linh hoạt, cập nhật nhanh chóng các thay đổi về lịch giảng dạy, điều chỉnh giáo viên hoặc bổ sung lớp học. Các thông báo về thay đổi lịch trình sẽ được gửi tự động đến học viên và giảng viên, đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng.

Ngoài ra, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Getfly CRM cũng giúp trung tâm tự động hóa quy trình nhắc nhở học viên về lịch học, hạn thanh toán học phí,... thông qua email hoặc tin nhắn SMS. Nhờ vậy, trung tâm có thể giảm tình trạng học viên quên lịch học hoặc trễ hạn thanh toán, góp phần tối ưu doanh thu cho trung tâm.

Đặc biệt, phần mềm có tích hợp công cụ quản lý tài chính và báo cáo, giúp admin theo dõi chi tiết doanh thu, công nợ và lập các báo cáo tài chính minh bạch, chính xác. Getfly CRM cũng hỗ trợ bộ phận admin quản lý dịch vụ khách hàng với hệ thống tiếp nhận và xử lý yêu cầu hỗ trợ từ học viên, thu thập phản hồi về chất lượng giảng dạy và khóa học. Tất cả phản hồi sẽ được hệ thống tổng hợp, giúp trung tâm cải thiện dịch vụ và nâng cao trải nghiệm học viên.

1.2. Ứng dụng cho bộ phận Marketing

Getfly CRM giúp bộ phận Marketing tại các trung tâm ngoại ngữ xây dựng chiến lược tiếp cận học viên hiệu quả, từ lập kế hoạch đến triển khai và tự động hóa các chiến dịch. Phần mềm có khả năng hỗ trợ các nhân viên marketing lập kế hoạch tiếp thị ngắn – dài hạn dựa trên dữ liệu tuyển sinh thực tế. Dựa trên báo cáo chi tiết về nguồn khách hàng, hiệu quả từng kênh quảng bá và tỷ lệ chuyển đổi, trung tâm có thể điều chỉnh chiến lược phù hợp, tối ưu ngân sách và gia tăng tỷ lệ ghi danh.

Với công cụ Optin Form, trung tâm có thể thu thập và lưu trữ thông tin học viên tiềm năng ngay trên hệ thống. Dữ liệu này được phân loại tự động theo trạng thái (quan tâm, đã tư vấn, ghi danh…), giúp marketing dễ dàng triển khai các hoạt động tiếp cận và chăm sóc khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh đó, trung tâm có thể tạo ra các Landing Page thu hút và chuyên nghiệp để quảng bá khóa học hoặc sự kiện tuyển sinh chỉ với vài thao tác kéo-thả đơn giản. Các mẫu template được phân theo ngành đảm bảo sự chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian thiết kế.

Ngoài ra, tính năng Marketing Automation sẽ hỗ trợ trung tâm thiết lập kịch bản chăm sóc học viên tự động qua email/SMS. Hệ thống có thể gửi thông tin khóa học, nhắc nhở lịch tư vấn, thông báo ưu đãi và duy trì tương tác cá nhân hóa theo từng giai đoạn. Qua đó, trung tâm có thể tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, giảm tải công việc thủ công và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Với những tính năng và công cụ hỗ trợ hoạt động marketing, trung tâm sẽ duy trì được sự tương tác, lòng trung thành của học viên cũ, thu hút các học viên mới tiềm năng và các chiến dịch marketing đem đến tỷ lệ chuyển đổi tốt.

1.3. Ứng dụng cho bộ phận Tuyển sinh

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Getfly CRM hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển sinh với khả năng nhập liệu, quản lý thông tin học viên một cách chi tiết (thông tin cá nhân, khóa học đăng ký, lịch sử giao dịch). Danh sách học viên sẽ được phân loại theo trạng thái (tiềm năng, đã ghi danh, hoàn thành khóa học), giúp chủ trung tâm dễ dàng theo dõi và chăm sóc.

Phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo tuyển sinh thông minh, giúp trung tâm theo dõi toàn bộ quá trình từ tiếp cận, tư vấn đến ghi danh. Hệ thống sẽ tự động thống kê số lượng học viên tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi theo từng giai đoạn, doanh thu từ khóa học và hiệu suất của nhân viên tuyển sinh. Nhờ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả từng chiến dịch, xác định điểm mạnh – yếu trong quy trình để tối ưu chiến lược tuyển sinh.

Đặc biệt, với tính năng quản lý bán hàng, các nhân viên tuyển sinh có thể chỉnh sửa thông tin đơn hàng (khóa học, học phí) ngay trên hệ thống khi có yêu cầu thay đổi từ học viên hoặc phụ huynh. Hệ thống sẽ  tự động nhắc nhở  lịch hẹn, lịch nộp học phí hoặc các buổi gặp mặt tư vấn đã lên lịch.

Việc quản lý đồng bộ thông tin giữa các bộ phận, có sự liên kết liền mạch từ các phòng ban đảm bảo quá trình tuyển sinh diễn ra xuyên suốt, hạn chế các sai sót trong quy trình ghi danh.

2. Phần mềm quản lý trung tâm CrmViet

CRMViet là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ quản lý toàn diện dành cho các trung tâm ngoại ngữ, đặc biệt nổi bật với hệ thống CRM mạnh mẽ. Phần mềm giúp các nhà quản lý dễ dàng giám sát và kiểm tra toàn bộ hoạt động của trung tâm. 

CRMViet có cấu trúc quản lý theo module, đem đến khả năng theo dõi và quản lý hiệu quả từ học viên, giáo viên đến tài chính và lịch học. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp điện toán đám mây, giúp giảm thiểu chi phí lắp đặt và bảo trì, đồng thời đảm bảo tính linh hoạt và tiết kiệm cho các trung tâm.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm CRMViet:

• Tự động nhắc nhở lịch học và giảng dạy.

• Theo dõi và quản lý thông tin học viên, giảng viên hiệu quả.

• Quản lý thu chi và tính lương chi tiết, chính xác.

• Tự động thống kê và nhắc sinh nhật học viên.

• Theo dõi tình trạng học tập của học viên qua báo cáo bảng điểm.

• Giám sát tình trạng chuyên cần của học viên.

• Giao việc, nhắc việc và đánh giá hiệu suất công việc thông qua hệ thống KPI.

3. Quản lý trung tâm ngoại ngữ với FaceWork

Phần mềm FaceWork phù hợp cho các trung tâm ngoại ngữ có một hoặc nhiều chi nhánh. Face Work có khả năng quản lý song song số lượng học viên, giáo viên, lịch giảng dạy, thời khóa biểu, khóa học và lớp học.

Phần mềm giúp các trung tâm tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao chất lượng phục vụ học viên và cải thiện hiệu quả hoạt động. Với khả năng năng quản lý linh hoạt, phần mềm không chỉ giúp trung tâm tổ chức công việc hiệu quả hơn mà còn hỗ trợ tối đa trong việc quản lý giảng viên, nhân viên và cơ sở vật chất.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Face Work:

• Điều phối nhân sự, heo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

• Cập nhật thông tin và gửi email, tin nhắn chúc mừng sinh nhật.

• Tự động cập nhật và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

• Phân loại và xếp lớp học viên theo trình độ thi đầu vào.

4. Phần mềm Easy Edu

Easy Edu là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được nhiều nhà quản trị lựa chọn và sử dụng. Phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản cần thiết để quản lý các trung tâm tiếng Anh, nổi bật với khả năng tự động hóa mạnh mẽ. 

Easy Edu giúp các trung tâm quản lý lịch học, sinh nhật học viên, theo dõi bảng điểm và tình trạng chuyên cần của học viên, qua đó hỗ trợ đánh giá quá trình phát triển của học viên một cách chi tiết. Phần mềm có gói dùng thử miễn phí trong 7 ngày, sau đó, trung tâm có thể tiếp tục sử dụng với các gói dịch vụ từ 550.000 VND - 1.125.000 VND/tháng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Easy Edu:

• Tự động thống kê lịch học, sinh nhật học viên, báo cáo bảng điểm và báo cáo chuyên cần để theo dõi tình hình học tập của học viên.

• Cung cấp báo cáo thu chi, báo cáo lương, quỹ, doanh thu và doanh số theo tuần, tháng, năm.

• Tự động cập nhật tình trạng nhân sự và điều phối nhân sự hợp lý.

• Tự động báo cáo và cập nhật thông tin khách hàng, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

• Tính năng nhắc lịch chăm sóc tự động, gửi email và tin nhắn chúc mừng sinh nhật.

• Cung cấp báo cáo công việc nhân sự hoàn thành trong tháng, đảm bảo việc thưởng phạt minh bạc, công bằng.

• Hệ thống email nội bộ tự động nhắc nhở lịch học, lịch dạy cho giáo viên, học sinh và các công việc quan trọng khác.

5. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Mona eLMS

Mona eLMS là phần mềm quản lý được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ công tác quản lý giáo dục, đặc biệt là các trung tâm ngoại ngữ và dạy học trực tuyến. Phần mềm có khả năng kết nối nền tảng Elearning với hơn 100 cá nhân và trung tâm, giúp bán khóa học, tổ chức dạy học trực tuyến.

Ngoài ra, Mona eLMS cũng có khả năng quản lý các hoạt động như lịch học, sinh nhật học viên, báo cáo bảng điểm, từ đó theo dõi sự tiến bộ của học viên một cách hiệu quả.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Mona eLMS:

• Cung cấp công cụ quản lý chi tiết và nhanh chóng, giúp theo dõi thông tin lớp học, giảng viên và học viên một cách rõ ràng.

• Hỗ trợ quy trình tuyển sinh, xếp lớp, xếp lịch học một cách khoa học và trực quan.

• Tính toán thu chi của trung tâm, tính lương cho giảng viên và học phí cho học viên.

• Hỗ trợ hệ thống thi thử, chấm điểm trực tuyến và lưu trữ tài liệu học tập cho học viên.

• Dữ liệu học viên được lưu trữ chi tiết, giúp việc tra cứu và tổng hợp thông tin khi cần thiết nhanh chóng, chính xác.

• Cung cấp báo cáo chi tiết về kết quả học tập, bảo lưu, chuyên cần và các hoạt động học tập khác của học viên.

6. Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm giáo dục Halozend EduCenter

Phần mềm Halozend EduCenter được thiết kế nhằm tối ưu hóa các quy trình quản lý giáo dục, từ việc tổ chức lớp học đến giảng dạy trực tuyến. Phần mềm giúp các trung tâm ngoại ngữ nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc quản lý học viên, giảng viên, tài chính và các hoạt động học tập một cách hiệu quả và chính xác.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm VnResource EBM:

• Theo dõi thông tin học viên, giảng viên và lớp học một cách chi tiết và hiệu quả.

• Tự động hỗ trợ quy trình tuyển sinh, xếp lớp và lập thời khóa biểu khoa học.

• Hỗ trợ tính toán thu chi, lương giảng viên và học phí học viên một cách chính xác.

• Tích hợp hệ thống học trực tuyến, chấm điểm và lưu trữ tài liệu học tập.

• Báo cáo chi tiết về kết quả học tập, chuyên cần và tình trạng bảo lưu của học viên.

7. Phần mềm quản lý trung tâm Ileader

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Ileader cung cấp giải pháp tối ưu cho việc quản lý và vận hành các trung tâm ngoại ngữ. Với  đội ngũ tư vấn viên và kỹ thuật viên chuyên nghiệp, Ileader cam kết đáp ứng 99% yêu cầu của khách hàng, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu chi phí vận hành. 

Đặc biệt, phần mềm được phân chia theo các module, giúp nhà quản trị dễ dàng sử dụng và thực hiện công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Ileader:

• Theo dõi và quản lý việc học bù của học viên, đảm bảo tiến độ học tập không bị gián đoạn.

• Tìm kiếm thông tin đăng ký học theo mã học viên, tên học viên, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

• Quản lý thông tin giảng dạy và lịch sử giảng dạy của giảng viên, giúp theo dõi quá trình giảng dạy một cách chi tiết.

• Đảm bảo việc điểm danh học viên và giảng viên đầy đủ, chính xác.

• Cung cấp báo cáo bảng điểm qua sổ liên lạc điện tử, giúp theo dõi và đánh giá tình trạng học tập của học viên.

8. Phần mềm quản lý ngoại khóa, trung tâm ngoại ngữ Center Online

Centre Online là phần mềm quản lý ngoại khóa và trung tâm ngoại ngữ, được thiết kế để cung cấp giải pháp toàn diện cho các trung tâm. Với tính năng đa dạng và tích hợp trong một hệ thống duy nhất, Centre Online giúp kết nối nhanh chóng và quản lý mọi hoạt động từ đội ngũ nhân viên, kế toán, tư vấn, tuyển sinh, marketing,.. 

Nhờ vậy, công việc của nhà quản lý sẽ được hỗ trợ tối đa, nâng cao hiệu quả vận hành trung tâm ngoại ngữ.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Center Online:

• Tự động gửi nhắc nhở lịch học và dạy, giúp giảng viên và học viên tuân thủ đúng thời gian, tránh bỏ sót buổi học.

• Thể theo dõi và quản lý thông tin học viên, giảng viên chi tiết, hiệu quả.

• Quản lý thu chi, tính lương giảng viên và nhân viên chính xác và minh bạch.

• Quản lý lớp học và đảm bảo chất lượng giảng dạy theo từng chương trình đào tạo cụ thể.

• Theo dõi và đánh giá quá trình học tập của học viên, đảm bảo việc học diễn ra liên tục và hiệu quả.

• Theo dõi thông tin học tập, lịch học, đánh giá học tập và các sự kiện quan trọng của trung tâm.

• Cho phép người dùng tạo, sửa, xóa, kích hoạt hoặc khóa tài khoản người dùng, đảm bảo quyền truy cập phù hợp.

• Cung cấp tính năng phân quyền cho học viên, phụ huynh, giáo viên và nhân viên, giúp phân bổ quyền hạn hợp lý trên toàn hệ thống.

• Lưu trữ và theo dõi hồ sơ học tập, giảng dạy của học viên, giáo viên và nhân viên, giúp đánh giá quá trình làm việc và học tập.

9.  Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Ayotree

Phần mềm Ayotree được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ các trung tâm tối ưu hóa quy trình quản lý học viên, giảng viên, thời gian biểu và tài chính. Với tính năng đa dạng, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý lịch học, điểm danh hàng ngày, thanh toán học phí, tổ chức các lớp học trực tuyến tất cả trên một hệ thống duy nhất, mang lại sự an toàn và hiệu quả cao.

Hiện phần mềm Ayotree có mức phí dịch vụ dao động từ 10 USD - 157 USD/tháng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Ayotree:

• Gửi hóa đơn, chấp nhận thanh toán và thực hiện hợp đồng ghi danh trực tuyến.

• Lập thời khóa biểu và tạo sự kiện/lịch họp nhanh chóng.

• Theo dõi lịch sử liên hệ với khách hàng.

• Thống kê lịch học và các hoạt động học tập.

• Quản lý sinh nhật học viên.

• Báo cáo tình trạng học tập của học viên.

10. LearnCube: Phần mềm giảng dạy online 

LearnCube là phần mềm hỗ trợ giảng dạy trực tuyến, kết nối các trung tâm ngoại ngữ và học viên một cách dễ dàng thông qua hình thức học online. Ngoài là công cụ dạy học, LearnCube còn tích hợp tính năng quản lý trung tâm ngoại ngữ miễn phí, giúp các trung tâm sắp xếp lịch học, báo cáo tiến độ học tập của học viên, đánh giá hiệu suất giảng dạy của giáo viên. 

Đặc biệt, phần mềm cho phép người dùng truy cập vào tài liệu học tập một cách thuận tiện mà không gặp phải bất kỳ rào cản mã khóa nào.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ không chỉ tối ưu quy trình vận hành mà còn hỗ trợ trung tâm phát triển bền vững. Lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp các trung tâm nâng cao chất lượng giảng dạy, quản lý hiệu quả và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Nếu quý doanh nghiệp đang quan tâm đến phần mềm quản lý toàn diện Getfly CRM, vui lòng để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để được tư vấn miễn phí và dùng thử trong 30 ngày.