Cách gửi Email Marketing hiệu quả [Hướng dẫn chi tiết]

Cách gửi email marketing hiệu quả luôn là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp hướng tới khi muốn tối ưu chiến lược tiếp cận khách hàng. Email Marketing có khả năng cá nhân hóa, tiết kiệm chi phí, đo lường chính xác, giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với khách hàng và gia tăng doanh số. Trong bài chia sẻ, Getfly CRM gửi đến quý doanh nghiệp hướng dẫn chi tiết về cách gửi và xây dựng chiến lược Email Marketing tối ưu.

1. Email Marketing là gì?

Email Marketing là phương thức tiếp thị trực tiếp sử dụng email để kết nối với khách hàng tiềm năng hoặc hiện tại. Doanh nghiệp có thể dùng Email Marketing để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, cung cấp thông tin hữu ích hoặc khuyến khích hành động để tăng khả năng  tương tác, xây dựng lòng tin, và thúc đẩy doanh số. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng công cụ Email Marketing để quản lý danh sách khách hàng, tạo mẫu email, lên lịch gửi email theo thời gian cụ thể. Nhờ vậy, nhà quản trị sẽ theo dõi hiệu quả của chiến dịch và phân tích dữ liệu để đo lường kết quả chính xác.

2. Những lưu ý để nâng cao hiệu quả chiến dịch Email Marketing

Để chiến dịch Email Marketing đạt hiệu quả cao, tăng tỷ lệ mở và tương tác, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy tắc tối ưu từ nội dung, cách gửi đến theo dõi kết quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng về cách gửi Email Marketing hiệu quả:

• Tôn trọng thuật toán email: Doanh nghiệp sử dụng địa chỉ gửi email tin đáng tin cậy, gửi email đúng tần suất và duy trì danh sách email chất lượng để tránh bị gắn cờ spam.

• Hạn chế từ ngữ bị cấm: Doanh nghiệp tránh sử dụng các từ nhạy cảm như "free", "win", không nên viết hoa toàn bộ tiêu đề hoặc đính kèm tệp lớn.

• Cá nhân hóa nội dung: Doanh nghiệp nên sử dụng tên khách hàng, điều chỉnh nội dung theo hành vi và trạng thái của họ trong hành trình mua hàng.

• Thiết kế hấp dẫn: Doanh nghiệp nên đặt tiêu đề thu hút, nội dung ngắn gọn, call-to-action rõ ràng, đảm bảo email hiển thị tốt trên mọi thiết bị.

• Kiểm tra trước khi gửi: Doanh nghiệp thử gửi email trên nhóm nhỏ, đảm bảo không bị sai/lỗi định dạng khi gửi đến khách hàng, .

• Đo lường và tối ưu hóa: Doanh nghiệp theo dõi các chỉ số mở, nhấp, chuyển đổi để điều chỉnh chiến dịch phù hợp nhằm đạt hiệu quả tối ưu.

3. Các loại Email Marketing phổ biến

Trước khi tìm hiểu về cách gửi Email Marketing, doanh nghiệp cần nắm rõ nội dung và mục đích sử dụng của từng loại email.

Email chào mừng

Email chào mừng là loại email chứa thông điệp gửi đến khách hàng ngay sau khi họ hoàn tất quá trình đăng ký, tạo tài khoản mới hoặc thực hiện giao dịch. Mục tiêu chính của email là tạo thiện cảm ban đầu, giới thiệu thương hiệu và dịch vụ của doanh nghiệp, thúc đẩy hành động của khách hàng thông qua các ưu đãi hoặc hướng dẫn.

Để triển khai email chào mừng hiệu quả, doanh nghiệp nên:

• Sử dụng tên khách hàng trong tiêu đề và nội dung email để tạo cảm giác gần gũi và cá nhân hóa thông điệp.

• Đảm bảo nội dung email cung cấp thông tin rõ ràng về những lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được và hướng dẫn cụ thể các bước tiếp theo.

• Đính kèm các ưu đãi đặc biệt hoặc liên kết đến Website, giúp khách hàng dễ dàng thực hiện hành động ngay lập tức.

Email bản tin

Email Newsletter (email bản tin) là bản tin điện tử được doanh nghiệp gửi định kỳ đến danh sách khách hàng đã đăng ký nhận tin. Nội dung thường xoay quanh các thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm, nội dung giá trị liên quan đến lĩnh vực hoạt động của thương hiệu.

Email bản tin giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc, xây dựng mối quan hệ bền vững cũng như sự quan tâm của khách hàng với thương hiệu. 

Để tối ưu hiệu quả của email bản tin, doanh nghiệp nên:

• Kết hợp thông tin hữu ích (tin tức, bài viết hướng dẫn, các chương trình khuyến mãi,..) trong nội dung email. 

• Nội dung và tiêu đề email thiết kế thu hút, hấp dẫn, tăng tỷ lệ mở và tương tác.

• Phân tích dữ liệu hành vi khách hàng để lựa chọn thời gian gửi email hợp lý, đảm bảo khả năng nhận và đọc cao nhất.

• Sử dụng địa chỉ email và tên người gửi có uy tín, giúp khách hàng an tâm khi nhận thư.

Ví dụ: 

Tiêu đề: 

[Tên thương hiệu] – Tin tức nổi bật và khuyến mãi tháng này 

Nội dung:
Xin chào [Tên khách hàng],
Chúng tôi đã chuẩn bị một số nội dung thú vị dành riêng cho bạn:

• Mẹo hữu ích: [Tiêu đề bài viết liên quan đến ngành/lĩnh vực của khách hàng].

• Khuyến mãi đặc biệt: Giảm 20% khi mua hàng trên [Ngày cụ thể].

• Sự kiện sắp tới: [Thông tin sự kiện hoặc hội thảo trực tuyến].
  Đừng bỏ lỡ các cơ hội tuyệt vời này!

Button CTA: 

[Đọc thêm/Tham gia ngay]

Email bán hàng

Email bán hàng được doanh nghiệp sử dụng nhiều trong chiến lược kinh doanh để quảng bá các chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc ưu đãi đặc biệt nhằm thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định mua sắm. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tăng doanh số bán hàng hiệu quả.

Để tối ưu hiệu quả của email bán hàng, doanh nghiệp nên:

• Sử dụng cụm từ như "giảm giá chỉ trong 24 giờ", "ưu đãi giới hạn",... để kích thích khách hàng hành động.

• Thiết kế email hấp dẫn, nội dung rõ ràng, sử dụng các nút kêu gọi hành động (CTA) nổi bật tại vị trí nổi bật.

• Thường xuyên đo lường hiệu quả của các email để điều chỉnh chiến lược phù hợp, tăng tỷ lệ chuyển đổi trong tương lai.

4. Triển khai chiến dịch Email Marketing chuyên nghiệp, hiệu quả với Getfly CRM

Cách gửi Email Marketing hiệu quả không đơn thuần là việc lựa chọn phương thức gửi thư mà còn liên quan đến nhiều yếu tố khác trong chiến dịch như mục tiêu, nội dung thư,... được thể hiện rõ qua các bước sau:

4.1. Xác định rõ mục tiêu

Trước khi xây dựng và triển khai chiến dịch Email Marketing, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, mục đích của chiến dịch. Đây là bước quan trọng, ảnh hưởng đến quy trình và kết quả đo lường cuối cùng. 

Khi xây dựng mục tiêu cho chiến dịch Email Marketing, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn). Thông thường, các mục tiêu của chiến dịch Email Marketing có thể bao gồm:

• Tăng nhận thức thương hiệu: Nâng cao mức độ nhận diện và ghi nhớ thương hiệu trong tâm trí khách hàng.

• Thu hút khách hàng tiềm năng: Tạo cơ hội kinh doanh từ những đối tượng quan tâm.

• Tăng doanh số: Khuyến khích hành động mua sắm thông qua ưu đãi hoặc thông điệp hấp dẫn.

• Giữ chân khách hàng hiện tại: Xây dựng lòng trung thành thông qua sự tương tác và chăm sóc liên tục.

• Cung cấp thông tin hữu ích: Chia sẻ kiến thức, thông báo hoặc cập nhật liên quan đến sản phẩm/dịch vụ.

• Thu thập ý kiến và phản hồi: Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ.

Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nội dung và triển khai chiến dịch một cách hiệu quả và phù hợp.

4.2. Thu thập và phân tích nguồn dữ liệu khách hàng

Để nâng cao hiệu quả gửi Email Marketing, doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm khách hàng tiềm năng và đối tượng mục tiêu. Tại bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập và phân tích nguồn dữ liệu thô. Toàn bộ quá trình này sẽ được phần mềm thực hiện tự động.

Getfly CRM sẽ thông qua Fanpage, Zalo OA, form đăng ký trên Landing Page, Website,... thu thập thông tin người dùng và phân nhóm dựa trên các tiêu chí như: Độ tuổi, ngành nghề, lịch sử giao dịch, tạo tiền đề cho việc thiết lập nội dung email cá nhân hóa. 

Các thông tin sau khi được lọc theo yêu cầu sẽ được sử dụng nhằm xác định và phân nhóm chính xác danh sách khách hàng được nhắm tới trong chiến dịch. Toàn bộ dữ liệu của khách hàng sẽ được lưu trữ trên hệ thống, được cập nhật liên tục, chính xác, và bảo mật cao.

4.3. Xây dựng nội dung Email Marketing phù hợp

Bên cạnh việc sử dụng cách gửi Email Marketing hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần chú trọng vào việc sáng tạo và xây dựng nội dung email phù hợp. Các Email Marketing có nội dung cá nhân hóa giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ mở và phản hồi, củng cố niềm tin, nâng cao sự gắn kết với khách hàng. 

Thông qua việc phân nhóm khách hàng theo hành vi, lịch sử mua sắm. Getfly CRM hỗ trợ doanh nghiệp tạo các email mang tính cá nhân, đảm bảo mỗi thông điệp đúng thời điểm, đúng nhu cầu của từng khách hàng.

Đặc biệt, khi xây dựng và thiết kế nội dung cho email, doanh nghiệp cần nhớ các thành phần cơ bản sau:

• Tiêu đề hấp dẫn: Ngắn gọn, thu hút, nêu bật giá trị hoặc lợi ích để khuyến khích khách hàng mở email.  

• Lời chào cá nhân hóa: Sử dụng tên khách hàng hoặc thông tin cá nhân để tạo sự gần gũi và chuyên nghiệp.  

• Nội dung chính rõ ràng: Trình bày thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc thông điệp chính, tập trung vào lợi ích, giá trị mang lại cho khách hàng.  

• Hình ảnh và bố cục trực quan: Sử dụng hình ảnh bắt mắt, bố cục hợp lý để email dễ đọc và thu hút.  

• Kêu gọi hành động (CTA): Đưa ra lời kêu gọi rõ ràng, như "Đăng ký ngay," "Tìm hiểu thêm" hoặc "Nhận ưu đãi."  

• Thông tin liên hệ: Bao gồm thông tin hỗ trợ như email, số điện thoại hoặc liên kết trang web để khách hàng dễ dàng kết nối.  

4.4. Triển khai chiến dịch Email Marketing

Sau khi đã xác định nhóm khách hàng mục tiêu, nội dung thư, doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai chiến dịch. Để đơn giản hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ Marketing Automation trong bộ tính năng Marketing của Getfly CRM. 

Tự động gửi email chào mừng
Sau khi khách hàng đăng ký, hệ thống của Getfly CRM tự động kích hoạt email chào mừng, giúp tạo thiện cảm ban đầu. Email này có thể được cá nhân hóa để chào đón từng khách hàng bằng tên, giới thiệu doanh nghiệp hoặc cung cấp thông tin hữu ích về sản phẩm và dịch vụ.

Nhắc nhở khách hàng với chương trình khuyến mãi
Hệ thống tự động gửi email hoặc thông báo nhắc nhở về các chương trình ưu đãi, giúp khách hàng luôn cập nhật thông tin và tăng khả năng quay lại mua sắm. Qua đó nâng cao hiệu quả trong việc thúc đẩy các chiến dịch bán hàng ngắn hạn hoặc dịp lễ hội của thương hiệu.

Kết hợp SMS và ZNS tự động

Bên cạnh email, Getfly CRM còn hỗ trợ gửi tin nhắn SMS hoặc ZNS tự động vào các dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày lễ hoặc các sự kiện quan trọng. Điều này không chỉ gia tăng mức độ tương tác mà còn tạo cảm giác được quan tâm từ phía khách hàng.

4.5. Đo lường tỷ lệ chuyển đổi

Sau khi gửi email, doanh nghiệp cần phân tích hiệu quả chiến dịch để hiểu rõ kỳ vọng của những người đăng ký cũng như xác định chính xác các cách gửi Email Marketing hiệu quả. Việc so sánh các số liệu thực với mục tiêu ban đầu giúp doanh nghiệp xác định mức độ đón nhận của khách hàng, đánh giá hoạt động của chiến dịch và kiểm tra chính xác kết quả đạt được.

Bên cạnh đó, khi nhìn vào các số liệu thực tế, doanh nghiệp sẽ nhận diện được những điểm chưa phù hợp trong thiết kế, nội dung và cách thức gửi email, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết để nâng cao hiệu quả.

Với tính năng KPI, doanh nghiệp có thể đo lường chính xác kết quả của chiến dịch Email Marketing, nổi bật như:

• Theo dõi tỷ lệ mở và đọc email: Cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ mở và đọc email (liên quan đến hiệu quả của tiêu đề email và thời gian gửi thư, giúp doanh nghiệp nắm bắt mức độ quan tâm của khách hàng. 

• Thống kê dữ liệu theo thời gian thực: Xây dựng biểu đồ, báo cáo theo thời gian thực hiệu suất của từng email trong chiến dịch giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái nghiệp (đã gửi, đã mở, thư rác) để điều chỉnh khi cần.

• Đo lường tỷ lệ chuyển đổi: Theo dõi số lượng khách hàng thực hiện các hành động mong muốn sau khi nhận email, như hoàn tất mua hàng, điền biểu mẫu hoặc liên hệ để được tư vấn.

4.6. Chăm sóc khách hàng sau bán

Sau khi triển khai chiến dịch, doanh nghiệp cần theo dõi và chăm sóc khách hàng để giải đáp thắc mắc trong quá trình người dùng sử dụng sản phẩm/dịch vụ để xây dựng trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp. 

Với công cụ Support Ticket, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình tiếp nhận và xử lý phản hồi khách hàng. Công cụ này sẽ tự động ghi nhận và phân loại các yêu cầu từ điện thoại, email, chat trực tuyến thành các ticket theo mức độ ưu tiên và phân bổ tự động đến đúng bộ phận hoặc nhân sự phù hợp, đảm bảo xử lý nhanh chóng và chính.

Bên cạnh Support Ticket, Getfly CRM cũng cung cấp công cụ “Tổng đài” giúp doanh nghiệp kết nối liền mạch với các kênh liên lạc (Zalo, Email, SMS,...) để quản lý thông tin khách hàng. Đặc biệt, công cụ này sẽ tự động ghi âm và lưu trữ cuộc gọi để theo dõi lại nội dung trao đổi, giải quyết khiếu nại, hoặc sử dụng cho việc đào tạo nhân sự. 

Getfly CRM không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng mà còn tối ưu hóa toàn bộ hành trình khách hàng, từ việc thu thập lead đến duy trì mối quan hệ bền vững, đem đến giá trị lâu dài cho thương hiệu.

Cách gửi Email Marketing hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào nội dung hấp dẫn hay kịch bản sáng tạo, mà còn cần một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để tối ưu hóa quy trình. Getfly CRM là giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa từ việc gửi email, đo lường hiệu quả đến chăm sóc khách hàng sau bán. Đăng ký trải nghiệm dùng thử Getfly CRM hoàn toàn miễn phí TẠI ĐÂY.