Quản trị dữ liệu là gì? Tìm hiểu từ A-Z về khái niệm này

Quản trị dữ liệu là gì và vì sao nó lại trở thành yếu tố cốt lõi trong việc phát triển doanh nghiệp bền vững? Quản trị dữ liệu bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để đảm bảo dữ liệu được thu thập, xử lý và bảo mật đúng cách, từ đó hỗ trợ ra quyết định chiến lược và cải thiện quy trình kinh doanh.

1. Quản trị dữ liệu là gì?

Quản trị dữ liệu (Data Governance) là một phương pháp toàn diện nhằm quản lý và bảo vệ tài sản dữ liệu của tổ chức trong suốt quá trình sử dụng. Nó kết hợp các nguyên tắc, quy trình và công cụ để đảm bảo dữ liệu luôn được quản lý tốt, có chất lượng, bảo mật, dễ dàng truy cập và tuân thủ các quy định. 

Bằng cách kết nối các nhu cầu về dữ liệu với chiến lược kinh doanh của tổ chức, quản trị dữ liệu giúp các công ty dễ dàng sử dụng dữ liệu để ra quyết định thông minh, đồng thời bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép và đảm bảo tuân thủ luật lệ.

Quản trị dữ liệu nhằm quản lý và bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp

2. Các loại quản trị dữ liệu phổ biến

Tùy thuộc vào mục tiêu hoặc mô hình hoạt động của doanh nghiệp, việc lựa chọn mô hình quản trị dữ liệu phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả trong việc khai thác và sử dụng dữ liệu. Các mô hình quản trị dữ liệu phổ biến hiện nay bao gồm: 

2.1. Quản trị dữ liệu tập trung

Quản trị dữ liệu tập trung (Centralized Data Governance) là mô hình trong đó một nhóm hoặc một tổ chức trung tâm (thường là bộ phận IT hoặc bộ phận quản lý dữ liệu) chịu trách nhiệm chính về các quyết định quan trọng liên quan đến dữ liệu trong toàn bộ tổ chức.

Đặc điểm:

• Tập trung quyền lực: Tổ chức sẽ có một nhóm chuyên trách chịu trách nhiệm về các quyết định chiến lược, chính sách, lựa chọn công cụ và tiêu chuẩn về dữ liệu.

• Kiểm soát cao: Các quyết định liên quan đến dữ liệu sẽ được đưa ra bởi một nhóm hoặc bộ phận trung tâm, giúp đảm bảo tính đồng bộ và tuân thủ các quy định chung.

• Lợi ích: Đảm bảo sự nhất quán trong việc quản lý dữ liệu, giảm thiểu rủi ro và sai sót. Các chính sách quản lý dữ liệu, bảo mật và chất lượng dữ liệu sẽ được áp dụng đồng nhất.

Dữ liệu có thể được thu thập ở khắp mọi nơi

2.2. Phối hợp quản trị dữ liệu

Mô hình phối hợp quản trị dữ liệu (Collaborative Data Governance) là sự kết hợp giữa các bộ phận kinh doanh (Line of Business - LOB) và một nhóm quản trị dữ liệu trung tâm để đảm bảo dữ liệu được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả.

Đặc điểm:

• Sự phân cấp nhưng vẫn có sự kết nối: Các đơn vị kinh doanh sẽ có quyền quản lý dữ liệu trong phạm vi của mình, nhưng vẫn phải tuân thủ các chính sách, tiêu chuẩn và quy trình quản trị được thiết lập bởi bộ phận trung tâm.

• Hợp tác giữa các bộ phận: Mô hình này khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau để chia sẻ thông tin và giải quyết các vấn đề về dữ liệu.

• Quản trị linh hoạt: Các nhóm quản trị dữ liệu trung tâm không can thiệp quá sâu vào các hoạt động hàng ngày của từng bộ phận, nhưng vẫn cung cấp các công cụ và quy trình chung để đảm bảo chất lượng dữ liệu.

Phân cấp dữ liệu nhưng vẫn đảm bảo tính kết nối

2.3. Quản trị dữ liệu tự phục vụ hoặc phi tập trung

Mô hình này cho phép các bộ phận kinh doanh thực hiện các hành động liên quan đến dữ liệu mà không cần sự can thiệp từ bộ phận quản trị dữ liệu trung tâm. Mỗi bộ phận sẽ có khả năng sử dụng các công cụ, quy trình và các tài nguyên đã được cung cấp để quản lý dữ liệu của riêng mình.

Đặc điểm:

• Tự phục vụ: Các bộ phận kinh doanh có thể chủ động thực hiện các hoạt động quản lý dữ liệu mà không cần phải thông qua các bộ phận trung tâm.

• Phi tập trung: Mỗi bộ phận hoặc dự án sẽ có khả năng lựa chọn các công cụ và quy trình riêng để xử lý dữ liệu, đồng thời vẫn tuân thủ các chính sách chung của tổ chức.

• Tăng cường tính linh hoạt: Các bộ phận có thể nhanh chóng ứng phó với các nhu cầu và thay đổi mà không phải đợi sự phê duyệt từ bộ phận trung tâm.

Dữ liệu tự phục vụ cho phép các bộ phận tự quản lý 

3. Lợi ích của quản trị dữ liệu

Tối ưu hiệu quả làm việc và tiết kiệm chi phí

Quản trị dữ liệu giúp doanh nghiệp  làm việc hiệu quả hơn bằng cách tổ chức và xử lý dữ liệu một cách có hệ thống. Việc này giảm thiểu thời gian tìm kiếm, truy xuất và xử lý thông tin, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức. 

Khi dữ liệu được quản lý tốt, các quy trình làm việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Chẳng hạn, không phải tái xử lý hay sửa chữa dữ liệu sai, giảm thiểu việc phải lưu trữ dữ liệu trùng lặp.

Đảm bảo chất lượng dữ liệu 

Chất lượng dữ liệu là yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định chính xác. Quản trị dữ liệu giúp loại bỏ dữ liệu không chính xác, thiếu sót hoặc không nhất quán, đảm bảo dữ liệu được làm sạch và chuẩn hóa trước khi sử dụng. Điều này giúp các bộ phận trong doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu đáng tin cậy để phân tích, ra quyết định đúng đắn, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong công việc.

Quản trị dữ liệu để đảm bảo chất lượng dữ liệu

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và tích hợp dữ liệu

Quản trị dữ liệu giúp tổ chức dữ liệu theo cách dễ dàng truy cập, chia sẻ và tích hợp giữa các hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp. Khi dữ liệu được phân loại, mô tả và tổ chức hợp lý, nhân viên và các hệ thống có thể tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn. Điều này hỗ trợ việc phối hợp giữa các bộ phận, giúp cải thiện công việc nhóm và tăng cường khả năng ra quyết định nhanh chóng.

Tăng cường bảo mật và đảm bảo quyền riêng tư

Quản trị dữ liệu giúp thiết lập các chính sách bảo mật chặt chẽ, đảm bảo dữ liệu chỉ được truy cập bởi những người có quyền hạn. Ngoài ra, việc quản lý dữ liệu hợp lý cũng giúp bảo vệ quyền riêng tư của người dùng, ngăn chặn nguy cơ rò rỉ thông tin và các cuộc tấn công từ bên ngoài. 

Các hệ thống bảo mật có thể được triển khai để mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập và theo dõi các hoạt động liên quan đến dữ liệu, đảm bảo an toàn cho tổ chức và người dùng.

Quản trị dữ liệu nhằm đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu

Thúc đẩy khả năng tăng trưởng cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp quản lý dữ liệu tốt, họ có thể tận dụng thông tin từ dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và quy trình. Dữ liệu chính xác và đáng tin cậy giúp doanh nghiệp phát hiện xu hướng thị trường, tối ưu hóa hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng, từ đó thúc đẩy khả năng tăng trưởng. 

Quản trị dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp phát triển các sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm cũ, nắm bắt cơ hội kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả.

4. Các phương pháp quản trị dữ liệu hiệu quả

Để quản trị dữ liệu hiệu quả trong doanh nghiệp, có một số phương pháp quan trọng mà bạn cần chú ý. 

Xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp

Trước khi thu thập và xử lý dữ liệu, doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu cụ thể mà dữ liệu phải phục vụ. Ví dụ, mục tiêu có thể là cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng trưởng doanh thu, hay tối ưu hóa quy trình hoạt động.

Ví dụ: Nếu mục tiêu là cải thiện dịch vụ khách hàng, dữ liệu về phản hồi của khách hàng sẽ rất quan trọng. Điều này giúp định hướng các quyết định dựa trên dữ liệu, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Đảm bảo chất lượng dữ liệu đạt chuẩn

Dữ liệu phải chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy để đảm bảo các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin đúng đắn. Điều này có nghĩa là cần kiểm tra, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trước khi sử dụng.

Ví dụ: Nếu bạn có dữ liệu về khách hàng nhưng một số thông tin bị sai (như địa chỉ không chính xác hoặc thiếu thông tin), điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc tiếp cận khách hàng hoặc đưa ra quyết định chiến lược.

Dữ liệu chính xác đảm bảo đưa ra các quyết định chính xác

Phân quyền truy cập dữ liệu cho nhân viên

Không phải tất cả nhân viên đều cần truy cập vào tất cả các loại dữ liệu. Việc phân quyền giúp đảm bảo rằng mỗi người chỉ có quyền truy cập vào những dữ liệu cần thiết cho công việc của họ, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và tránh rủi ro từ việc truy cập sai mục đích.

Ví dụ: Nhân viên phòng marketing có thể truy cập dữ liệu về chiến dịch quảng cáo và khách hàng, trong khi nhân viên kế toán sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu tài chính và hóa đơn.

Tăng cường bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp và khách hàng. Cần có các biện pháp bảo vệ dữ liệu khỏi bị rò rỉ, bị truy cập trái phép hoặc bị mất mát.

Ví dụ: Sử dụng mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải, thiết lập hệ thống xác thực mạnh mẽ (như xác thực hai yếu tố), và thường xuyên cập nhật các biện pháp bảo mật để đối phó với các mối đe dọa mới. 

Tăng cường bảo mật dữ liệu

5. Getfly - Hệ thống quản trị dữ liệu chất lượng cao

Getfly CRM là một hệ thống quản trị dữ liệu chất lượng cao, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý khách hàng, bảo mật dữ liệu và xây dựng chiến lược CRM hiệu quả. 

5.1. Getfly CRM - tích hợp các tính năng thu thập và quản lý dữ liệu

Getfly CRM cung cấp khả năng quản lý dữ liệu khách hàng một cách khoa học và chặt chẽ, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, phân tích và theo dõi hành vi khách hàng qua các kênh khác nhau. 

Quản lý dữ liệu khách hàng

Phần mềm sẽ thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng một cách chi tiết và có cấu trúc, bao gồm các dữ liệu cơ bản như tên, số điện thoại, email, cùng với các thông tin nâng cao như lịch sử giao dịch, sở thích cá nhân, và các tương tác đã thực hiện với doanh nghiệp. 

Điều này cho phép dễ dàng truy cập và phân tích dữ liệu khách hàng, giúp xác định nhu cầu và xu hướng tiêu dùng của từng cá nhân, từ đó hỗ trợ các quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Tích hợp dữ liệu đa kênh

Hệ thống tự động kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu từ các kênh khác nhau như website, email, mạng xã hội và các hệ thống bên ngoài, tạo ra một hồ sơ khách hàng thống nhất. 

Việc tích hợp này cho phép phân tích chi tiết hành vi và tương tác của khách hàng qua nhiều nền tảng, từ đó đưa ra các thông tin có giá trị về thói quen mua sắm, sự ưu thích và mức độ gắn kết của khách hàng với thương hiệu.

Getfly CRM - tích hợp dữ liệu đa kênh

5.2. Hệ thống bảo mật dữ liệu cao

Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu của Getfly CRM. Hệ thống sử dụng nhiều lớp bảo mật để đảm bảo an toàn cho dữ liệu khách hàng và thông tin doanh nghiệp:

Tiêu chuẩn ISO 27001:2013

Hệ thống bảo mật của Getfly CRM tuân thủ tiêu chuẩn ISO 27001:2013, cam kết bảo vệ thông tin khách hàng với các quy trình và biện pháp bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu doanh nghiệp.

Phân quyền chi tiết

Hệ thống cho phép quản lý quyền truy cập theo từng cá nhân hoặc phòng ban. Quyền truy cập được phân loại rõ ràng, chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa các thông tin nhạy cảm, giúp giảm thiểu rủi ro rò rỉ  thông tin.

Sao lưu dữ liệu tự động

Getfly CRM thiết lập lịch sao lưu dữ liệu tự động định kỳ. Khi có sự cố xảy ra, dữ liệu có thể được phục hồi nhanh chóng từ các bản sao lưu, giảm thiểu mất mát thông tin và gián đoạn công việc.

Tính năng CRM của Getfly đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và bảo mật

Quản trị dữ liệu là gì chính là câu hỏi cốt lõi mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần trả lời khi xây dựng chiến lược dữ liệu của mình. Việc hiểu và thực hiện quản trị dữ liệu hiệu quả sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài nguyên dữ liệu, mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.