6+ Excel quản lý khách hàng được sử dụng nhiều nhất 2025

Excel quản lý khách hàng đang là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin, tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trong bài viết này, Getfly CRM sẽ chia sẻ mẫu file Excel quản lý phổ biến hiện nay, phù hợp với các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả quản lý dữ liệu khách hàng.

1. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý khách hàng hiệu quả

Excel quản lý khách hàng là công cụ giúp doanh nghiệp lưu trữ, theo dõi và phân tích thông tin khách hàng. Các dữ liệu thường được sử dụng bao gồm: thông tin cá nhân, lịch sử giao dịch, sở thích và các tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng. Đây là cách làm phổ biến, tiết kiệm và dễ sử dụng cho mọi quy mô doanh nghiệp.

Lợi ích của việc sử dụng Excel để quản lý khách hàng:

• Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu khách hàng tập trung, dễ truy cập.

• Tạo nền tảng để phân tích và xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng.

• Theo dõi lịch sử giao dịch để cải thiện chất lượng dịch vụ.

• Tiết kiệm chi phí và phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa.

Cách tạo file Excel dùng để quản lý khách hàng:

Để tạo file quản lý khách hàng hiệu quả bằng Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Mở một bảng tính mới trong Excel: Khởi tạo một file mới để bắt đầu thiết lập dữ liệu.

• Đặt tên các cột: Bao gồm Họ tên, Số điện thoại, Email, Địa chỉ, Mã khách hàng, Lịch sử giao dịch, Ghi chú...

• Nhập dữ liệu khách hàng: Điền đầy đủ thông tin theo các cột đã đặt.

• Sử dụng tính năng lọc dữ liệu: Hỗ trợ tìm kiếm nhanh theo các tiêu chí cụ thể như tên, địa chỉ, mã khách hàng.

• Sắp xếp thông tin: Dùng tính năng Sort để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngày tháng.

• Lưu và đặt tên file: Lưu file với tên dễ nhận diện để sử dụng lâu dài.

Cách tạo file excel giúp quản lý khách hàng hiệu quả

2. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng Excel trong quản lý khách hàng

Excel là công cụ quen thuộc và phổ biến trong quản lý khách hàng nhờ khả năng lưu trữ và xử lý dữ liệu hiệu quả. Tuy nhiên, bên cạnh các ưu điểm nổi bật, việc sử dụng Excel cũng tồn tại những nhược điểm đáng cân nhắc. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:

3. Mẫu file excel quản lý khách hàng chuyên nghiệp

3.1. Mẫu file excel quản lý khách hàng đơn giản

Mẫu file Excel để quản lý khách hàng đơn giản giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thông tin và tương tác với khách hàng, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc ngành dịch vụ. Dưới đây là các thành phần cơ bản cần có:

Thông tin khách hàng:

• Tên khách hàng: Lưu trữ đầy đủ họ tên để tiện tra cứu.

• Số điện thoại, Email: Dùng cho liên lạc và gửi thông tin ưu đãi.

• Địa chỉ: Hỗ trợ xây dựng chương trình khách hàng thân thiết.

Quản lý dịch vụ:

• Mã dịch vụ: Phân biệt các giao dịch và dịch vụ cung cấp.

• Ngày sử dụng dịch vụ: Theo dõi lịch sử khách hàng.

• Tình trạng: Đang xử lý, hoàn thành hoặc hủy.

Quản lý thanh toán:

• Tổng chi phí: Ghi nhận số tiền phải thanh toán.

• Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản hoặc thẻ.

• Tình trạng thanh toán: Đã thanh toán hoặc chưa thanh toán.

Lịch sử tương tác:

• Phản hồi khách hàng: Nhận xét về dịch vụ.

• Ghi chú: Các yêu cầu hoặc sở thích đặc biệt.

Mẫu file excel giúp quản lý khách hàng đơn giản, dễ thực hiện

3.2. Mẫu file excel quản lý khách hàng Spa

File Excel quản lý khách hàng Spa hỗ trợ theo dõi thông tin và lịch sử sử dụng dịch vụ, giúp spa xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và tối ưu hóa doanh thu. Dưới đây là các thành phần quan trọng: 

Thông tin khách hàng:

• Họ tên, số điện thoại, email để xác nhận lịch hẹn và gửi thông báo ưu đãi.

• Địa chỉ và thói quen cá nhân để cá nhân hóa dịch vụ.

Thông tin dịch vụ:

• Loại dịch vụ đã sử dụng như chăm sóc da, trị nám, massage.

• Ngày thực hiện và nhân viên phụ trách để đánh giá hiệu quả.

• Ghi chú về tình trạng da hoặc sức khỏe của khách hàng.

Quản lý ưu đãi và khuyến mãi:

• Mức chi tiêu để xây dựng chính sách ưu đãi phù hợp.

• Thời hạn và nội dung các chương trình khuyến mãi.

Mẫu file quản lý khách hàng cho Spa

3.3. Quản lý khách hàng trong bất động sản bằng Excel

Quản lý khách hàng trong bất động sản bằng Excel giúp theo dõi thông tin, nhu cầu và lịch sử giao dịch của từng khách hàng một cách hệ thống. Đây là công cụ hữu hiệu để tối ưu hóa quy trình tiếp cận và tăng cơ hội thành công trong các giao dịch. Các thành phần bao gồm:

Thông tin khách hàng:

• Họ tên, số điện thoại, email để thuận tiện trong liên lạc và trao đổi tài liệu.

• Địa chỉ để hỗ trợ khi khách hàng cần tư vấn tại nhà hoặc tại khu vực cụ thể.

Nhu cầu và đặc điểm:

• Loại hình bất động sản quan tâm: Căn hộ, biệt thự, đất nền...

• Ngân sách dự kiến và khu vực mong muốn để chọn sản phẩm phù hợp.

• Mục đích sử dụng: Ở, đầu tư, nghỉ dưỡng, hoặc cho thuê.

Lịch sử liên hệ và giao dịch:

• Ngày và phương thức liên hệ để kiểm soát tiến độ công việc.

• Trạng thái giao dịch: Đàm phán, hoàn thành, hoặc từ chối.

• Ghi chú chi tiết về sở thích, phản hồi hoặc các thắc mắc đặc biệt.

Chương trình ưu đãi:

• Khuyến mãi và quà tặng tư vấn cho khách hàng quan tâm.

• Tình trạng tham gia các chương trình ưu đãi, giúp bạn quản lý và tiếp cận khách hàng hiệu quả.

Quản lý khách hàng bằng Excel với ngành bất động sản

3.4. File mẫu quản lý khách hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

File Excel quản lý khách hàng cho doanh nghiệp bán lẻ giúp theo dõi thông tin, lịch sử mua hàng và phản hồi của khách hàng một cách dễ dàng. Đây là giải pháp tiết kiệm, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ muốn tối ưu hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Các đầu mục cần tạo như sau:

Thông tin khách hàng:

• Họ tên, số điện thoại, email để liên hệ và cá nhân hóa dịch vụ.

• Địa chỉ phục vụ giao hàng hoặc triển khai chương trình khách hàng thân thiết.

Lịch sử mua hàng:

• Mã đơn hàng, sản phẩm đã mua, ngày giao dịch.

• Giá trị đơn hàng để phân tích hành vi tiêu dùng.

Chương trình ưu đãi:

• Điểm tích lũy và ưu đãi dành riêng cho từng khách hàng.

• Theo dõi tình trạng tham gia các chương trình khuyến mãi.

Phản hồi khách hàng:

• Nhận xét, đề xuất để cải thiện sản phẩm và dịch vụ.

• Điểm hài lòng và thời gian xử lý phản hồi để nâng cao trải nghiệm mua sắm.

File mẫu quản lý nhanh khách hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

3.5. File quản lý khách hàng ngành y tế trên Excel

File Excel quản lý khách hàng ngành y tế hỗ trợ các cơ sở y tế lưu trữ và theo dõi thông tin bệnh nhân một cách chi tiết, giúp việc quản lý thông tin bệnh nhân trở nên khoa học, thuận tiện và chính xác hơn. Các thành phần bao gồm:

Thông tin bệnh nhân:

• Mã bệnh nhân để định danh duy nhất.

• Họ tên, ngày sinh, giới tính để cung cấp thông tin nhân khẩu học.

• Số điện thoại và địa chỉ để dễ dàng liên hệ và nhắc lịch khám.

Lịch sử khám bệnh:

• Ngày khám, triệu chứng ban đầu, kết quả chẩn đoán.

• Phác đồ điều trị, thuốc đã kê và các hướng dẫn chi tiết.

Tiến độ điều trị:

• Ngày tái khám và kết quả điều trị sau mỗi lần kiểm tra.

• Chỉ số sức khỏe như huyết áp, cân nặng để đánh giá tiến triển.

Nhắc nhở và quản lý lịch khám:

• Ghi chú ngày tái khám và các thông báo lịch tiêm chủng.

• Theo dõi lịch trình chăm sóc định kỳ hoặc tiêm chủng cần thiết.

File quản lý khách hàng  trên Excel ngành y tế 

3.6. File Excel quản lý khách hàng đơn giản cho ngành tài chính

File Excel quản lý khách hàng ngành tài chính là công cụ hữu ích giúp theo dõi thông tin, giao dịch và nhu cầu tài chính của khách hàng một cách có hệ thống, hỗ trợ tối ưu hóa dịch vụ và nâng cao hiệu quả tư vấn.

Thông tin cơ bản:

• Họ tên, số điện thoại, email để liên lạc và gửi thông báo.

• Địa chỉ và mã khách hàng để dễ dàng định danh.

Sản phẩm tài chính:

• Loại sản phẩm khách hàng quan tâm: Vay vốn, bảo hiểm, đầu tư...

• Trạng thái giao dịch: Đang tư vấn, chờ xử lý, hoàn thành.

• Ngày giao dịch và giá trị sản phẩm để theo dõi tiến trình.

Yêu cầu và thông tin bổ sung:

• Các yêu cầu đặc biệt hoặc mục tiêu tài chính cá nhân.

• Ghi chú về sở thích hoặc phản hồi từ khách hàng. 

File Excel quản lý đơn giản cho ngành tài chính

4. Getfly CRM – Giải pháp thay thế Excel trong quản lý khách hàng

Getfly CRM là phần mềm quản lý khách hàng toàn diện, được thiết kế để thay thế các phương pháp quản lý thủ công và truyền thống như Excel. Với hơn 5.000 doanh nghiệp đang sử dụng, Getfly CRM không chỉ giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả mà còn nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa quy trình bán hàng. 

Khi sử dụng Excel, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc xử lý dữ liệu khách hàng lớn, dễ gây ra sai sót. Getfly CRM giải quyết vấn đề này bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình nhập liệu, theo dõi và phân loại khách hàng, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. 

4.1. Quản lý danh sách khách hàng

Quản lý danh sách khách hàng giúp bạn tổng hợp và lưu trữ toàn bộ thông tin quan trọng về khách hàng, từ lịch sử giao dịch đến giá trị hợp đồng và phản hồi, tất cả trên một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ tăng cường khả năng khai thác dữ liệu mà còn tối ưu hóa công việc bảo mật thông tin và phân loại khách hàng một cách chính xác. Vì vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ vững chắc, gắn kết lâu dài với khách hàng.

• Giao diện tương tự Excel giúp người dùng thao tác nhanh chóng và dễ dàng.

• Tích hợp thông tin khách hàng từ nhiều nguồn vào một hệ thống, hỗ trợ theo dõi lịch sử giao dịch, sở thích và thói quen.

• Hệ thống tự phân loại khách hàng theo tiêu chí giai đoạn chăm sóc và các thuộc tính, giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp thị.

• Doanh nghiệp có thể linh hoạt thay đổi thuộc tính hiển thị của hệ thống để phù hợp với đặc thù dữ liệu.

• Cung cấp phân quyền cụ thể cho nhân viên, bảo vệ thông tin khách hàng, không tiết lộ dữ liệu cho bên thứ ba.

Quản lý danh sách khách hàng giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng dữ liệu

4.2. Quản lý hành trình khách hàng

Quản lý hành trình khách hàng hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại khách hàng một cách khoa học, giúp hiểu rõ đặc điểm và tính cách của từng nhóm. Điều này tạo nền tảng cho việc xây dựng chiến lược tiếp thị cá nhân hóa và bán hàng hiệu quả, tối ưu hóa chi phí marketing và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. 

• Hệ thống tự động ghi nhận nguồn khách hàng từ các kênh như Facebook, Google, Zalo, sự kiện, hội thảo, giúp xác định chính xác nguồn doanh thu.

• Getfly CRM theo dõi quá trình chăm sóc khách hàng qua từng điểm chạm, giúp tăng khả năng chốt sales thành công.

• Hệ thống phân nhóm khách hàng theo nhu cầu, nhân khẩu học, sở thích, giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình chăm sóc phù hợp.

• Getfly CRM cho phép thiết lập quy trình mẫu như hành trình khách hàng, nhóm khách hàng từ quản lý cấp cao để đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống.

Phân loại khách hàng thông minh, tối ưu hóa hiệu quả khai thác dữ liệu doanh nghiệp

4.3. Doanh thu, báo cáo 

Getfly CRM cung cấp các tính năng báo cáo và theo dõi doanh thu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp giám sát hiệu quả công việc và đưa ra những quyết định chính xác hơn dựa trên dữ liệu thu thập. Các báo cáo tự động và chi tiết giúp tối ưu hóa quá trình bán hàng, phân tích hiệu quả của các chiến dịch, từ đó tối đa hóa lợi nhuận và phát triển bền vững.

• Getfly CRM tự động đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều kênh bán hàng, giúp theo dõi doanh thu theo thời gian thực mà không cần nhập dữ liệu thủ công.

• Hệ thống cho phép tạo báo cáo tùy chỉnh dựa trên các tiêu chí như thời gian, khu vực, nhóm khách hàng, sản phẩm và chiến dịch.

• Người dùng có thể phân tích doanh thu theo nhóm khách hàng hoặc sản phẩm để tối ưu hóa chiến lược bán hàng.

• Getfly CRM cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả chiến dịch tiếp thị, giúp đánh giá tỷ lệ chuyển đổi và ROI.

• Các báo cáo hỗ trợ phân tích tình hình doanh thu hiện tại và dự báo xu hướng doanh thu trong tương lai.

• Các báo cáo tự động và có thể xuất ra nhiều định dạng như PDF, Excel, giúp chia sẻ thông tin nhanh chóng.

• Getfly CRM theo dõi KPI của đội ngũ bán hàng, giúp đánh giá hiệu suất và tìm điểm cần cải thiện.

Getfly CRM giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, tối ưu bán hàng, tăng lợi nhuận

4.4. Đo lường tỷ lệ chuyển đổi

Đo lường tỷ lệ chuyển đổi là một chức năng quan trọng trong Getfly CRM, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả các chiến dịch truyền thông. Bằng cách thống kê nguồn khách hàng và hành trình của họ, hệ thống cung cấp cái nhìn toàn diện về chân dung khách hàng, hỗ trợ tối ưu hóa kịch bản chăm sóc và nâng cao hiệu suất kinh doanh. 

• Hệ thống hiển thị các trạng thái khách hàng như: Thông tin, Tiếp cận, Gặp mặt, Chốt sales, giúp doanh nghiệp nắm bắt vị trí khách hàng trong hành trình mua sắm.

• Người dùng có thể lọc cơ hội theo các tiêu chí như trạng thái, số điện thoại, email, người phụ trách, ngày tạo để quản lý hiệu quả.

• Hệ thống phân tích hiệu quả chuyển đổi từ các kênh tiếp thị, giúp tối ưu chiến lược marketing và tăng trưởng doanh thu.

• Getfly CRM theo dõi chi tiết nguồn gốc của các cơ hội từ các kênh marketing, giúp đánh giá hiệu quả marketing một cách khách quan.

Đo lường chính xác tỷ lệ chuyển đổi với phần mềm Getfly CRM

Excel quản lý khách hàng có thể là giải pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng khi quy mô và yêu cầu phát triển tăng dần , quản lý bằng Excel rất bất tiện và thiếu linh hoạt. Trải nghiệm Getfly CRM miễn phí 30 ngày để tự động hóa quy trình và tối ưu hóa báo cáo. Hệ thống giúp giảm sai sót và quản lý khách hàng hiệu quả hơn, phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.