Bảo mật thông tin khách hàng là gì? Nguy cơ và giải pháp

Bảo mật thông tin khách hàng là trách nhiệm của doanh nghiệp đối với khách hàng nhằm đảm bảo các thông tin cá nhân của họ không bị rò rỉ. Trong bài chia sẻ, Getfly gửi đến quý doanh nghiệp các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng.

1. Bảo mật thông tin khách hàng là gì?

Thông tin khách hàng là tập hợp những dữ liệu liên quan đến các cá nhân hoặc tổ chức mua hàng, được doanh nghiệp thu thập, lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích kinh doanh, chăm sóc và phát triển mối quan hệ lâu dài, bền vững trong tương lai. Dữ liệu này bao gồm thông tin liên lạc, nhân khẩu học, lịch sử giao dịch, tương tác của người tiêu dùng với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xác định khách hàng mục tiêu, phân tích và xây dựng các chiến lược tiếp cận hiệu quả.

Bảo mật thông tin khách hàng là việc doanh nghiệp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu thông qua việc áp dụng các biện pháp, quy trình phù hợp để quản lý và sử dụng các dữ liệu một cách an toà, hạn chế tối đa các tình trạng rò rỉ , mất, lạm dụng thông tin, các truy cập trái phép từ bên ngoài,...  Khi dữ liệu bị đánh cắp và sử dụng sai mục đích, doanh nghiệp có thể gặp các tổn hại nghiêm trọng đến uy tín, thương hiệu và chỗ đứng trên thị trường.

Quản lý các thông tin cá nhân của khách hàng

2. Vì sao bảo mật thông tin khách hàng quan trọng?

Dưới sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ cùng xu hướng mua sắm trực tuyến, những hành vi  xâm phạm, khai thác trái phép dữ liệu khách hàng xảy ra ngày càng nhiều. Bảo vệ thông tin khách hàng là yêu cầu thiết yếu để duy trì uy tín và sự an toàn cho doanh nghiệp và khách hàng.

Những lợi ích doanh nghiệp sẽ nhận được khi bảo mật dữ liệu khách hàng:

• Xây dựng lòng tin của khách hàng với doanh nghiệp, nâng cao độ uy tín.

• Đảm bảo sự an toàn cho nguồn dữ liệu kinh doanh và quyền riêng tư của khách hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp.

• Tuân thủ luật pháp, quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13.

• Tránh sự rò rỉ dữ liệu kinh doanh đến tay đối thủ cạnh tranh, giúp hạn chế tối đa các thiệt hại về tài chính và chất xám của doanh nghiệp.

3. Hậu quả nghiêm trọng từ việc rò rỉ thông tin khách hàng

3.1. Suy giảm lòng tin và ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp

Khi các thông tin cá nhân bị rò rỉ, khách hàng sẽ nhanh chóng mất niềm tin và cảm thấy không hài lòng với thái độ làm việc thiếu chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Lúc này, họ sẵn sàng “quay lưng” với thương hiệu và lựa chọn các công ty khác cung cấp các sản phẩm/dịch vụ tương tự.

Bên cạnh đó, khi dữ liệu cá nhân của khách hàng bị rò rỉ, các doanh nghiệp cạnh tranh có thể sử dụng các thông tin đó để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như kinh doanh,... Nếu không kịp thời xử lý, doanh nghiệp có thể làm sụt giảm danh tiếng và thương hiệu đã dày công xây dựng trên thị trường.

3.2. Thiệt hại nặng nề về mặt doanh thu

Khi gặp phải những vấn đề về bảo mật, xuất hiện các lỗ hổng từ lỗi kỹ thuật hay tấn công mạng, doanh nghiệp có thể mất dữ liệu, gây gián đoạn hoạt động. Quá trình khắc phục tốn khá nhiều thời gian và nguồn lực, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể thiệt hại về tài chính khi đánh mất dữ liệu

3.3. Đối mặt với các vấn đề pháp lý và tranh chấp

Ngay khi nguồn dữ liệu người dùng bị rò rỉ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các khoản phạt và kiện tụng khi vi phạm quy định về bảo mật thông tin khách hàng. Ví dụ, khi doanh nghiệp làm lộ thông tin khách hàng, doanh nghiệp đa vi phạm Nghị định 13 về bảo vệ dữ liệu cá nhân người dùng. Lúc này, bên cạnh các thiệt hại về kinh tế và uy tín, doanh nghiệp cần giải quyết và tiếp nhận các hình thức xử phạt theo quy định của pháp luật. 

Bên cạnh đó, với các khách hàng là doanh nghiệp đối tác, việc rò rỉ thông tin có thể gây nên hậu quả nghiêm trọng hơn, các vấn đề pháp lý, kiện tụng có thể diễn ra trong một khoảng thời gian dài,  gây tổn hại về tài chính, độ uy tín, hiệu suất làm việc của thương hiệu.

3.4. Đánh mất lợi thế cạnh tranh và cơ hội đầu tư

Bí mật kinh doanh và danh sách khách hàng tiềm năng là những tài liệu mật của doanh nghiệp. Khi các thông tin này rơi vào tay đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro như: Mất thế chủ động trên thị trường, bị lôi kéo khách hàng,... gây ra tổn thất lớn. 

Không chỉ vậy, đối thủ cũng có thể sử dụng các tài liệu trên để khai thác và triển khai  các chiến dịch cạnh tranh không lành mạnh, làm suy yếu vị thế và uy tín của thương hiệu.

Ví dụ: Doanh nghiệp rò rỉ dữ liệu khách hàng được sử dụng cho chiến dịch tiếp thị sắp tới vào tay đối thủ cạnh tranh. Doanh nghiệp đối thủ có thể sử dụng các thông tin cơ bản của khách hàng như: Email, SĐT,... bị rò rỉ để lôi kéo khách hàng và xây dựng chi tiết hơn chân dung khách hàng tiềm năng để phát triển các sản phẩm/dịch vụ mới.

4. Các giải pháp bảo mật thông tin hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả bảo mật dữ liệu và thông tin khách hàng, doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp dưới đây:

4.1. Công khai chính sách bảo mật thông tin khách hàng 

Việc công khai chính sách bảo mật sẽ thể hiện sự minh bạch, cam kết của doanh nghiệp đối với khách hàng. Một chính sách rõ ràng giúp khách hàng hiểu cách dữ liệu của họ được thu thập, lưu trữ và sử dụng, qua đó xây dựng lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Minh bạch cho khách hàng về chính sách bảo mật

4.2. Doanh nghiệp triển khai hệ thống mạng nội bộ bảo mật  

Để nâng cao hiệu quả bảo mật dữ liệu, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống mạng nội bộ an toàn thông qua việc thiết lập các chương trình, phần mềm hỗ trợ, mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập,... để giảm thiểu rủi ro. Việc này giúp doanh nghiệp ngăn các cuộc tấn công từ bên ngoài và bảo vệ dữ liệu quan trọng. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có một đội ngũ chuyên trách về bảo mật, có kiến thức về an ninh mạng, đảm bảo các vấn đề phát sinh được xử lý kịp thời.

4.3. Đào tạo nhân viên bảo mật 

Việc đào tạo kiến thức về an ninh cho nhân viên là điều cần thiết khi doanh nghiệp muốn bảo mật thông tin khách hàng. Doanh nghiệp nên có lộ trình đào tạo chi tiết, cung cấp khóa học về xử lý dữ liệu an toàn, quản lý thông tin,... cho nhân viên.

4.4. Xác thực hai lớp 

Xác thực hai lớp giúp tăng cường an ninh cho các tài khoản và hệ thống, giảm nguy cơ truy cập trái phép. Ví dụ, các phương thức xác thực như OTP, sinh trắc học kết hợp với mật khẩu truyền thống tạo nên lớp bảo vệ mạnh mẽ hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên sử dụng tường lửa trên website để ngàn chặn dữ liệu độc hại và hacker.

Nâng cao khả năng bảo mật bằng việc xác thực hai lớp

4.5. Thiết lập tiêu chuẩn an ninh 

Việc xây dựng các tiêu chuẩn an ninh riêng cho từng thiết bị, hệ thống giúp doanh nghiệp liên kết các bộ phận về hệ thống chung, có bộ quy chuẩn chính xác về đảm bảo an toàn thông tin nội bộ. Hoạt động này bao gồm cài đặt mật khẩu mạnh, mã hóa dữ liệu, và sử dụng phần mềm quản lý bảo mật. Các tiêu chuẩn này không chỉ bảo vệ hệ thống mà còn tạo sự đồng bộ xuyên suốt  doanh nghiệp, giảm thiểu lỗ hổng bảo mật.

Việc sử dụng các chương trình quản lý mật giúp tạo và ghi nhớ mật khẩu có nhiều ký tự đặc biệt, giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị hacker tấn công trực tuyến dựa trên mật khẩu. Khi xây dựng các quy chuẩn về an ninh, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về Luật An ninh mạng (2015), Nghị định của Nhà nước trong việc bảo mật thông tin… 

4.6. Giới hạn truy cập từ bên ngoài vào mạng nội bộ  

Xu hướng lưu trữ trên Cloud đã và đang được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, tình trạng thao túng, đánh cắp tài khoản cá nhân xảy ra thường xuyên bởi việc hack các dữ liệu trên Cloud khá đơn giản. Vì vậy, các doanh nghiệp viên sử dụng mạng riêng ảo VPN giúp mã hóa dữ liệu và bảo vệ danh tính người dùng. 

VPN tạo sự kết nối giữa các thiết bị thông qua Internet, cho phép người dùng truyền dữ liệu an toàn, ẩn danh khi sử dụng mạng công cộng. Địa chỉ IP của người dùng sẽ được ẩn, mã hóa dữ liệu, chỉ người được cấp quyền nhận dữ liệu mới có thể đọc được các thông tin đó. 

Sử dụng VPN để mã hóa dữ liệu

4.7. Thiết lập quy trình ứng phó sự cố bảo mật 

Để tránh các sự cố rò rỉ dữ liệu và các hình phạt liên quan theo quy định cùng những ảnh hưởng xấu đến thương hiệu và giảm sút doanh số, doanh nghiệp cần có các kịch bản, quy trình ứng phó với các sự cố bảo mật dữ liệu và thông tin khách hàng.

Những bước như phát hiện, đánh giá, xử lý, khôi trong thường xuyên được nhân viên an ninh mạng thực hành để kịp thời ứng phó khi xảy ra sự cố. Nhờ sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng phát hiện các mối đe dọa, xử lý theo phương án mô phỏng đã được tập dượt nhiều lần, hạn chế các thiệt hại về dữ liệu khách hàng, dữ liệu kinh doanh, duy trì sự ổn định của doanh nghiệp.

4.8. Phát triển và cải tiến phần mềm bảo mật

Các phần mềm bảo mật giúp doanh nghiệp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu. Thông qua việc cập nhật và cải tiến, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả bảo vệ dữ liệu, ngăn các dữ liệu độc hại, hacker và các mối đe dọa khác. Đầu tư vào các công cụ hiện đại như chống mã độc, mã hóa toàn diện và bảo vệ email là hoạt động cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo sự an toàn của thông tin khách hàng và các tài liệu mật. 

Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ và có các bản nâng cấp sửa đổi phù hợp với nhu cầu và thực trạng của hệ thống theo từng thời điểm.

5. Sử dụng phần mềm Getfly CRM quản lý và bảo mật thông tin khách hàng

Trong 12 năm phát triển, Getfly CRM không ngừng theo đuổi sứ mệnh chuyển đổi doanh nghiệp từ phương pháp quản trị truyền thống sang quản trị hiện đại dựa trên công nghệ.  Getfly CRM là giải pháp số giúp doanh nghiệp thích ứng với xu thế thời đại, quản lý khách hàng thông minh, bứt phá doanh số.

5.1. Tổng quan về Getfly CRM

Không đơn thuần là phần mềm quản lý khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh, Getfly đem tới giải pháp CRM với bộ công cụ có sẵn nhằm tối đa sức mạnh làm việc nhóm trên 01 nền tảng, thúc đẩy SMEs cải tiến hiệu suất làm việc.

Một vài phân hệ cơ bản của Getfly CRM:

• Công cụ marketing: Cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ Landing Page, Optin form,... tiến hành phân nhóm, lọc, tự động thực hiện các chiến dịch marketing, email marketing, đo lường và thống kê các cơ hội đổ về.

• Công cụ CRM: Doanh nghiệp và nhân viên có thể nắm bắt và quản lý thông tin khách hàng, đảm bảo bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế, xây dựng hành bình khách hàng khép kín trước - trong - sau bán.

• Công cụ quản lý bán hàng: Hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các chính sách bán hàng, hợp đồng bán theo quy trình bán hàng thông minh, logic, lưu trữ thông tin khách hàng và theo dõi tiến độ chi tiết của từng đơn trên hệ thống.

• Công cụ chăm sóc khách hàng: Từ những dữ liệu đã có, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp cá nhân hóa hoạt động CSKH và tạo sự tương tác 2 chiều giữa doanh nghiệp - khách hàng qua tổng đài và support ticket, SMS Marketing, Email Marketing, Marketing Automation,...

Thông qua các công cụ trên, nhà quản lý sẽ xác định chính xác “điểm chạm nhu cầu” của khách hàng, nâng cao doanh số, gia tăng tỷ lệ hài lòng, quản lý khép kín quy trình nội bộ.

Bên cạnh phiên bản PC, Getfly CRM App là ứng dụng CRM miễn phí được thiết kế thông minh, trọn tính năng đầu tiên trên thế giới. Doanh nghiệp và nhân viên dễ dàng thao tác - quản lý - ra các quyết định công việc & kinh doanh tức thời dựa theo thời gian thực. Một vài ưu điểm vượt trội của Getfly CRM Free Mobile App:

• Hệ thống CRM trắng cho phép doanh nghiệp có thể tùy biến các phân hệ theo nhu cầu.

• Không giới hạn số lượng data khách hàng, sử dụng lâu dài miễn phí, bảo mật 8 lớp tuyệt đối.

• Tối đa 15 nhân viên sử dụng miễn phí trên ứng dụng di động.

• Hơn 100 tính năng chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu quản lý từ cơ bản đến nâng cao.

• Tiếp nhận báo cáo theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Và nhiều các của điểm nổi trội khác.

Phiên bản Getfly CRM Mobile App đầy đủ tính năng tương tự phiên bản PC

5.2. Quản lý và bảo mật thông tin khách hàng

Bằng việc sử dụng trung tâm kết nối dữ liệu (Connecting Hub), Getfly cung cấp khả năng kết nối và thu thập dữ liệu đa kênh từ Online đến Offline. Qua đó doanh nghiệp sẽ thu thập đối đa dữ liệu khách hàng với các thông tin về hành vi mua, vị trí địa lý, số điện thoại,... Phần mềm sẽ tiến hành phân nhóm người dùng dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo sự đồng bộ, chính xác và xuyên suốt của dữ liệu. 

Dữ liệu được bảo mật 8 lớp, bảo mật trường dữ liệu nhạy cảm, mã hóa dữ liệu, chỉ các phòng ban, cá nhân được cấp quyền có thể xem chi tiết thông tin của khách hàng. Getfly cũng đáp ứng tiêu chuẩn ISO 27001:2013 về chính sách bảo mật thông tin khách hàng theo chuẩn quốc tế, đảm bảo sự an toàn trong quy trình quản lý dữ liệu của doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, Getfly CRM cũng hỗ trợ nhà quản trị kiểm soát và ngăn chặn hành vi trao đổi, rò rỉ thông tin khách hàng nhờ khả năng ghi nhận log, lưu trữ lịch sử truy cập vào hệ thống của nhân viên.

Giao diện tính năng quản lý thông tin khách hàng

Trên đây là những chia sẻ chi tiết giúp doanh nghiệp hiểu hơn về bảo mật thông tin khách hàng và các giải pháp nâng cao hiệu quả. Getfly hy vọng sẽ là người bạn đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong hành trình tìm kiếm và quản lý dữ liệu khách hàng trong kỷ nguyên số giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng khách hàng, mở ra các cơ hội phát triển bền vững.