preload

Nhập - xuất - tồn trên module quản lý kho Getfly CRM

22/04/2024

- Quản lý công việc
7,142 lượt xem

Vượt trội trong việc quản lý quy trình kinh doanh khép kín, Getfly CRM phát triển thêm chức năng nâng cao: “Module kho” với những tính năng độc đáo giúp nhà quản lý giám sát dễ dàng và chặt chẽ hơn. Tại bài viết dưới đây, hãy cùng Getfly tìm hiểu về các tính năng Nhập - Xuất - Tồn trên module quản lý kho của Getfly CRM nhé!

Quản lý kho luôn là bài toán hóc búa đối với nhà quản lý. Với cách quản lý kho thông thường bằng excel hay sổ sách, không những khiến bạn tốn kém thời gian và nhân lực mà còn gặp hàng loạt khó khăn trong: kiểm soát số lượng; sai sót, nhầm lẫn trong việc phân loại và kiểm kê hàng hóa, khó theo dõi các quy trình kiểm duyệt kho, không kiểm soát được số lượng hàng hóa tồn kho...Việc quản lý “rối loạn” như trên sẽ gây ra tình trạng THẤT THOÁT hàng hóa, là một tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp. 

Vượt trội trong việc quản lý quy trình kinh doanh khép kín, Getfly CRM phát triển thêm chức năng nâng cao: “Module kho” với những tính năng độc đáo giúp nhà quản lý giám sát dễ dàng và chặt chẽ hơn. Tại bài viết dưới đây, hãy cùng Getfly tìm hiểu về các tính năng Nhập - Xuất - Tồn trên module quản lý kho của Getfly CRM nhé!

1. Quản lý hàng hóa theo từng kho

Màn hình giao diện kho sẽ cho phép bạn kiểm soát các kho hàng theo các tên kho và mã kho tùy chỉnh và riêng biệt. 

Đồng thời, ghi nhận thêm các thông tin về:

- Địa chỉ kho

- Số điện thoại kho 

- Thủ kho (người kết thúc các quy trình nhập - xuất - kiểm kho)

- Người liên quan được tham gia vào kho

Theo đó, khi hình thành từng kho hàng khác nhau, nhân viên có thể chủ động upload thông tin đơn hàng mua và bán vào các kho tương ứng. 

2. Thiết lập quy trình duyệt nhập - xuất - kiểm kho

Thông thường, khi quản lý 1 kho, nếu bạn không thiết lập quy trình duyệt nhập - xuất - kiểm kho thì các hoạt động nhập hàng ra - vào trong kho sẽ được tự động duyệt luôn mà không cần thông qua quy trình kiểm duyệt.

Tuy nhiên, với việc thiết lập quy trình duyệt nhập - xuất - kiểm kho thì việc nhập - xuất - kiểm kho sẽ cần phải thông qua quy trình duyệt. Thủ kho sẽ là người kiểm duyệt cuối cùng tại các quy trình, bạn cũng có thể chỉ định các nhân viên khác có quyền duyệt thêm tại từng quy trình, trong khi đó thủ kho vẫn là người kiểm duyệt cuối cùng cho tất cả. Chức năng này sẽ giúp quy trình kiểm duyệt của bạn được chặt chẽ hơn. 

Trước tiên bạn cần thiết lập bật quy trình duyệt tại mục cấu hình CRM.

Sau đó chỉnh sửa tùy chọn tại từng kho. 

3. Kiểm soát quy trình nhập hàng hóa vào kho

Khi cần nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng tính năng nhập kho để lưu giữ thông tin của đơn hàng mua bao gồm: thời gian, mã đơn hàng, tên khách hàng/ nhà cung cấp, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, mã kho hàng nhập vào, đơn giá nhập…

Chú ý:

- Nếu không sử dụng quy trình duyệt thì hàng hóa sẽ được tự động cập nhật tăng theo số lượng nhập vào

- Đối với trường hợp áp dụng quy trình duyệt: 

+ Khi phiếu nhập kho chưa được duyệt thì hàng hóa chưa được tính trong kho nhập.

+ Khi phiếu nhập kho được duyệt thì số lượng hàng hóa trong kho được cập nhập tăng theo số lượng nhập vào

+ Phiếu nhập kho sau khi đã duyệt thì không thể chỉnh sửa

Tại Getfly CRM, bạn có 4 cách để hoàn thành khâu nhập hàng hóa vào kho: 

Cách 1: Nhập kho thông qua upload đơn hàng mua

Quy trình nhập kho theo đơn hàng mua như sau: đơn hàng mua => duyệt đơn hàng mua (nếu có quy trình duyệt đơn hàng ) => tạo phiếu nhập kho từ đơn hàng => duyệt phiếu nhập kho (nếu có áp dụng quy trình duyệt kho). Còn ko áp dụng quy trình thì bỏ qua bước duyệt, đơn hàng sẽ được cập nhật ngay. 

Với cách nhập kho thông qua upload đơn hàng mua thì giới hạn upload tối đa là 1000 dòng, tương đương 1000 đơn hàng mua. Bạn có thể tải xuống theo mẫu upload đơn hàng mua có sẵn của Getfly để nhập thông tin upload đơn hàng mua. Đối với sản phẩm mới lần đầu tiên nhập thì bạn cần tạo mã sản phẩm và tên sản phẩm mới còn đối với việc nhập thêm sản phẩm có sẵn trước đó thì bạn cần tạo đúng trùng với tên và mã sản phẩm đã có sẵn, nếu không trùng mã sẽ sinh ra sản phẩm mới.

Sau khi upload thành công thì hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu nhập kho và ở trạng thái chờ duyệt.

Cách 2: Nhập kho bằng cách thêm mới đơn hàng mua

Bạn có thể thực hiện trực tiếp nhập kho thông qua đơn hàng mua được sinh ra. Bạn có thể tạo mới sản phẩm nhanh chóng ở phần thêm mới sản phẩm.

Chú ý, khi tạo mới đơn hàng mua, bạn cần lựa chọn kho cần nhập để có thể thực hiện bước “Yêu cầu nhập kho”. 

Cách 3: Nhập kho trực tiếp tại module kho

Với việc nhập kho trực tiếp từ module và không thông qua đơn hàng sẽ không ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp. 

Cách 4: Nhập kho thông qua upload phiếu kiểm kho

Lựa chọn nhập theo file mẫu có sẵn trên Getfly và tải lên kiểm kho. Sau khi duyệt phiếu kiểm kho thì sẽ thực hiện luôn bước phiếu nhập kho. Chọn ngày nhập và nhập kho từ kiểm kho mặc định là nhập theo sản phẩm nên cũng không ghi nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Sau đó duyệt nhập kho để hàng được cập nhật vào kho đã chỉ định. 

4. Kiểm soát quy trình xuất hàng hóa khỏi kho

Khi cần xuất hàng hóa, bạn sử dụng phiếu xuất kho để lưu trữ thông tin: thời gian xuất, thông tin sản phẩm xuất, số lượng, người nhận hàng, xuất từ kho nào...

Chú ý:  

- Nếu không sử dụng quy trình duyệt thì hàng hóa sẽ được tự động cập nhập giảm theo số lượng xuất kho

- Đối với trường hợp áp dụng quy trình duyệt: 

+ Khi phiếu xuất kho chưa được duyệt thì hàng hóa chưa được trừ đi trong kho nhập.

+ Khi phiếu xuất kho được duyệt thì số lượng hàng hóa trong kho được cập nhập giảm theo số lượng xuất ra

+ Phiếu xuất kho sau khi đã duyệt thì không thể chỉnh sửa

Có 2 cách để tạo phiếu xuất kho, xuất kho từ đơn hàng bán và xuất kho trực tiếp trong module kho. 

Cách 1: Xuất kho từ đơn hàng bán

Bạn có thể thao tác tạo phiếu xuất kho ngay trực tiếp tại đơn hàng bán. 

Cách 2: Xuất kho theo sản phẩm

Cách này sẽ dùng khi xuất dùng nội bộ, xuất hàng trưng bày.

5. Quản lý tồn kho

Tồn kho là bản báo cáo thống kê số lượng hàng hóa tồn thực tế theo từng kho. Bạn có thể tìm kiếm các sản phẩm còn tồn kho hay không ở những kho mà bạn là thủ quỹ hoặc người liên quan. Tuy nhiên, bạn cần được phân quyền để xem được báo cáo tồn kho này. 

Bạn cũng có thể tải báo cáo tồn kho dưới dạng file excel.

Đặc biệt hơn, việc lên đơn hàng cũng thuận tiện hơn khi bạn có thể check được sản phẩm tồn kho hay không, tồn trong kho nào...để dễ dàng điều hướng vận chuyển.

Ngoài các tính năng quản lý xuất - nhập - tồn kho thì với module quản lý kho của Getfly CRM, bạn cũng có thể quản lý các hoạt động: 

- Chuyển kho: theo dõi quy trình chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác.

- Thẻ kho: chứng từ kế toán theo dõi số lượng hàng hóa xuất, nhập, tồn kho

- Bảng xuất nhập tồn: Bảng xuất nhập tồn là biến động xuất, nhập, tồn của từng loại sản phẩm và có thêm cột giá trị và tính được giá vốn xuất kho của từng sản phẩm

Hy vọng những thông tin trên hữu ích đối với bạn đọc!

Đọc thêm: Hướng dẫn kiểm kê hàng hóa lưu kho chi tiết nhất trên Getfly CRM

Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

  • Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

  • Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile

  • Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình

  • Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác

  • Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY

Trải nghiệm giải pháp

quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện cho SMEs Việt

Trải nghiệm thử

Hotline 24/7: (024) 6262 7662