Xuất hàng và kiểm tra sản phẩm từ module kho Getfly CRM

Module kho Getfly CRM là tính năng nâng cao giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt, kiểm soát và theo dõi các hoạt động nhập hàng, xuất hàng, thống kê tồn kho, kiểm kê hàng hóa... một cách rõ ràng và minh bạch. Điểm nổi bật của phần mềm Getfly CRM là giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, dễ sử dụng, giúp người dùng có thể sử dụng thành thạo nhanh chóng. Đồng thời, với khả năng đồng bộ và sử dụng linh hoạt thông qua PC và APP giúp người dùng cập nhật dữ liệu tức thời và hiệu quả.

Tại bài viết dưới đây, hãy cùng Getfly tìm hiểu chi tiết về hoạt động xuất hàng và kiểm tra sản phẩm khi sử dụng module kho Getfly CRM như thế nào nhé!

1. Quản lý hoạt động xuất hàng hiệu quả 

Việc quản lý hoạt động xuất hàng được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống thông qua các phiếu xuất hàng hóa. Theo đó ghi nhận các thông tin về: thời gian xuất, thông tin chi tiết lô sản phẩm xuất, số lượng, người nhận hàng, xuất từ kho hàng nào…

Không chỉ vậy, nhà quản lý có thể giám sát quy trình xuất kho một cách chặt chẽ hơn bằng cách thiết lập quy trình duyệt: nhập - xuất - kiểm kho, theo đó, giám sát trạng thái phiếu xuất kho: “chờ duyệt - đã xuất - đã hủy”.

Bạn sẽ hiểu rõ hơn chi tiết tại các thao tác dưới dây: 

- Thiết lập quy trình duyệt nhập - xuất - kiểm kho

Việc cài đặt bật quy trình duyệt nhập - xuất - kiểm kho tại từng kho sẽ cho phép người giám sát quy trình một cách chặt chẽ hơn. Thủ kho là người kiểm duyệt cuối cùng cho các quy trình và đảm bảo tính chính xác, tránh tình trạng thất thoát. Tại quy trình duyệt này, doanh nghiệp cũng có thể chỉ định thêm người khác duyệt thêm tại từng quy trình để nâng cao thêm tính chặt chẽ của quy trình duyệt. 

Nếu không bật quy trình duyệt thì các hoạt động nhập hàng ra - vào trong kho sẽ được tự động duyệt luôn mà không cần thông qua quy trình kiểm duyệt.

Trước tiên bạn cần thiết lập bật quy trình duyệt tại mục cấu hình CRM.

Sau đó chỉnh sửa tùy chọn tại từng kho.

-  Tạo mới phiếu xuất đơn hàng

Có 2 cách để tạo phiếu xuất kho trên hệ thống Getfly CRM:  xuất kho từ đơn hàng bán và xuất kho trực tiếp trong module kho

Cách 1: Xuất kho từ đơn hàng bán

Bạn có thể thao tác tạo phiếu xuất kho ngay trực tiếp tại đơn hàng bán.

Cách 2: Xuất kho theo sản phẩm

Cách này sẽ dùng khi xuất dùng nội bộ, xuất hàng trưng bày.

Phiếu xuất đơn hàng được tạo mới sẽ được thống kê tại màn hình chi tiết tổng hợp các phiếu xuất kho và ở trạng thái “chờ duyệt” nếu bạn đang bật quy trình duyệt hoặc duyệt luôn khi bạn tắt quy trình duyệt. 

Chú ý:  

- Nếu không sử dụng quy trình duyệt thì hàng hóa sẽ được tự động cập nhập giảm đúng theo số lượng xuất kho ghi trên phiếu xuất đơn hàng

- Đối với trường hợp áp dụng quy trình duyệt: 

+ Khi phiếu xuất kho chưa được duyệt thì hàng hóa chưa được trừ đi trong kho xuất đơn hàng 

+ Khi phiếu xuất kho được duyệt thì số lượng hàng hóa trong kho được cập nhập giảm theo số lượng xuất ra

+ Phiếu xuất kho sau khi đã duyệt thì không thể chỉnh sửa

- Tra cứu và tìm kiếm phiếu xuất đơn hàng

Dựa theo các thông tin đã tạo khi tạo phiếu xuất kho, bạn có thể dễ dàng tra cứu và tìm kiếm phiếu xuất đơn hàng: ID đơn hàng, tên khách hàng, tên sản phẩm, thời gian, kho, hạch toán. 

- Cho phép tải xuống excel và truy xuất bản in

2. Kiểm tra sản phẩm chỉ bằng 1 thao tác đơn giản

Với bước check kiểm tra sản phẩm đơn giản, bạn có thể nắm được sản phẩm còn tồn kho hay không. 

Ngoài ra, việc check sản phẩm tồn kho còn được thực hiện ngay khi bạn lên đơn hàng. 

Để số liệu tồn kho trên hệ thống luôn được cập nhật chính xác với số lượng thực tế trong kho.Nhân viên tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho định kỳ theo tuần/ tháng/ quý và đối chiếu với số liệu từ bộ phận kế toán để xử lý và điều chỉnh số liệu trùng khớp với số liệu tồn kho đầu kỳ. Thông qua Module kho thì nhà quản lý và nhân vân đều có thể theo dõi số liệu kiểm kê ngay trên hệ thống và thực hiện các hành động xuất, nhập kho dễ dàng. Nhà quản lý cũng từ tình hình tồn kho thực tế để lên phương án kinh doanh và dự tính số lượng sản phẩm tương lai. 

Chỉ với 3 bước đơn giản sau đây bạn có thể dễ dàng kiểm kê kho:

- Tạo phiếu kiểm kho: Tạo phiếu kiểm kho cho phép bạn khoanh vùng hoạt động kiểm kê sản phẩm sẽ diễn ra ở kho nào, sản phẩm nào và số liệu trên hệ thống. 

Sau khi tạo phiếu kiểm kho thì đơn kiểm kho sẽ được thống kê tại màn hình giao diện. Tại đây, bạn có thể biết được tình trạng phiếu kiểm kho: mới tạo => đang thực hiện => hoàn thành.

- Kiểm kho thực tế tại kho hàng

- Hành động sau khi kiểm kho

Sau khi các số liệu sẽ được ghi nhận và đưa ra những thống kê chi tiết về sự chênh lệch trên phần mềm và thực tế, hệ thống sẽ điều hướng bạn hành động cụ thể:

+ Nếu số liệu trên phần mềm nhiều hơn so với thực tế thì bạn cần thực hiện tạo phiếu xuất kho

+ Nếu số liệu trên phần mềm ít hơn so với thực tế thì bạn thực hiện phiếu nhập kho

+ Nếu số liệu trên phần mềm bằng với thực tế thì bạn hoàn thành quy trình kiểm kho

Nhìn chung, tại hệ thống CRM đảm bảo ghi nhận rõ ràng, chi tiết, minh bạch về các hoạt động diễn ra thực tế tại kho hàng của doanh nghiệp. 

Thông tin liên quan: 

•  Nhập - xuất - tồn trên module quản lý kho Getfly CRM

• Hướng dẫn kiểm kê hàng hóa lưu kho chi tiết nhất trên Getfly CRM

• Phân loại hàng hóa hiệu quả trên module kho của Getfly CRM

Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

• Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

• Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile

• Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình

• Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác

• Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY