Cách thức thiết lập và phân vai trò trên phần mềm CRM Getfly

02/05/2024

6,139 lượt xem

Hiểu được tầm quan trọng của việc đảm bảo bảo mật thông tin, hệ thống Getfly hỗ trợ doanh nghiệp quản lý người dùng theo vai trò một cách hệ thống và khoa học. Theo đó, người dùng chỉ được phép phép truy cập vào các dữ liệu thông tin, hồ sơ và các chức năng họ cần dựa theo tính chất công việc tương ứng. Hãy cùng Getfly tìm hiểu tại bài viết dưới đây nhé!

Chia sẻ thông tin là cốt lõi trong hệ thống CRM để đảm bảo được tính đồng nhất trong dịch vụ cung cấp cũng như tăng tốc độ tối đa trong việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên việc chia sẻ thông tin trên hệ thống CRM cần được phân cấp, phân quyền theo đúng chức năng nhiệm vụ để đảm bảo những thông tin cần thiết đến được đúng phòng ban, người dùng cũng như giảm thiểu các rủi ro thất thoát, mất hay lộ thông tin.

1. Quản lý tài khoản người dùng

Hệ thống Getfly CRM cho phép Admin/nhà quản lý kiểm soát truy cập nhân viên thông qua tài khoản cụ thể. Theo đó, bạn có thể dàng quản lý tất cả danh sách người dùng trên hệ thống: tạo tài khoản truy cập đối với nhân viên mới, xóa tài khoản khi nhân viên nghỉ việc.

Đồng thời, bạn cũng có thể chỉ định họ trực thuộc phòng ban cụ thể. Việc này giúp hình thành cơ cấu tổ chức một cách hệ thống (mô hình tổ chức), nâng cao khả năng phân phối thông tin tại các cấp bậc: admin - quản lý cấp trung - nhân viên.

Thêm nữa, khi tạo mới người dùng, bạn có thể dễ dàng phân quyền sử dụng cho nhân viên mới nhanh chóng theo các nhóm quyền đã thiết lập sẵn cho các vị trí tương đương.

2. Thiết lập sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp theo phòng ban

Vai trò của người dùng được định hình dựa trên sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp trên CRM. Tại từng phòng ban, nhà quản lý dễ dàng tạo mới, sắp xếp, chỉnh sửa từng cấp bậc vị trí của nhà quản lý, nhân viên.

3. Thiết lập phân quyền

Việc thiết lập phân quyền trên Getfly CRM sẽ được tiến hành theo thứ tự 3 bước như sau:

(1) Thiết lập các quyền tương ứng theo mô hình cơ cấu tổ chức: Nhóm admin, nhóm kinh doanh, nhóm kinh doanh, nhóm nhân sự…

Với việc tạo quyền thiết lập tập trung và hệ thống theo mô hình cơ cấu tổ chức này, nhà quản lý dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa các nhóm quyền, tránh việc nhầm lẫn trong việc phân chia các tính năng.

(2) Tạo các phân cấp quyền tại từng nhóm quyền chính: phân cấp theo cấp quản lý và cấp nhân viên: trưởng phòng, phó phòng, trưởng nhóm, phó nhóm, nhân viên

Theo đó, tiết kiệm thời gian trong việc cài đặt quyền truy cập đối với người dùng có cùng cấp bậc tương đương.

(3) Thiết lập quyền chi tiết tại từng nhóm nhóm quyền cha-con và từng người dùng cụ thể

- Phân quyền truy cập các tính năng cho người dùng theo chức năng phòng ban: được xem các tính năng nào, module nào...

- Phân quyền các mức độ thao tác khác nhau tại các tính năng được truy cập: truy cập, thêm mới, sửa, xóa, duyệt, thanh toán, xem tất cả

Truy cập: Cho phép người dùng có vai trò xem tính năng này
Thêm mới: Cho phép người dùng được quyền tạo mới
Sửa: Cho phép người dùng có vai trò chỉnh sửa
Xóa: cho phép người dùng có vai trò này xóa
Duyệt: cho phép người dùng có vai trò duyệt
Thanh toán: cho phép người dùng có vai trò thanh toán
Xem tất cả: cho phép người dùng tất cả các quyền trên tính năng thêm mới/ sửa/ xóa/ duyệt/ thanh toán

Cụ thể: Nếu muốn người dùng được truy cập và thực hiện thao tác tại tính năng nào thì lựa chọn tích, ngược lại chọn bỏ tích.

Bạn có thể tham khảo thêm HƯỚNG DẪN PHÂN QUYỀN tại video dưới đây:

Như vậy, bằng việc thiết lập và phân vai trò cụ thể cho nhân viên, nhà quản lý có thể kiểm soát các thông tin chia sẻ trong doanh nghiệp, giảm thiểu tối đa rủi ro rò rỉ thông tin doanh nghiệp.

Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp: