Phần mềm quản lý công nợ khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Bạn đang đau đầu vì không thể tìm ra được giải pháp quản lý công nợ khách hàng hiệu quả? Bạn luôn bị thất lạc, quên, nhầm lẫn số liệu? Với Getfly CRM phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng sẽ hỗ trợ bạn trong mọi hoạt động trước - trong - sau bán. Đặc biệt giúp bạn dễ dàng quản lý được công nợ khách hàng của doanh nghiệp. Gửi sms/email nhắc nhở công nợ, bảng kê công nợ, công nợ chi tiết sẽ đơn giản hơn ban giờ hết với Getfly. Đọc ngay bài viết dưới đây để tìm giải pháp cho doanh nghiệp của mình!

Quản lý công nợ khách hàng là gì?

Quản lý công nợ khách hàng là quá trình quản lý và theo dõi các khoản nợ mà khách hàng đang có đối với doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh để đảm bảo việc thu tiền một cách hiệu quả và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.

Phân loại công nợ khách hàng

Công nợ khách hàng có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục đích và quy mô của doanh nghiệp. Dưới đây là một số phân loại công nợ khách hàng phổ biến:

• Theo thời gian nợ:

- Công nợ hiện tại: Là khoản nợ mà khách hàng cần thanh toán trong thời gian ngắn, thường là trong vòng 30 ngày.

- Công nợ quá hạn: Là khoản nợ mà khách hàng đã vượt quá thời hạn thanh toán được quy định trong hợp đồng hoặc chính sách của doanh nghiệp.

• Theo loại hợp đồng hoặc giao dịch:

- Công nợ bán hàng: Là khoản nợ phát sinh từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.

- Công nợ vay mượn: Là khoản nợ mà khách hàng đã vay mượn từ doanh nghiệp.

- Công nợ nợ xấu: Là khoản nợ mà khách hàng không có khả năng hoặc không muốn thanh toán.

• Theo đặc điểm khách hàng:

- Công nợ khách hàng cá nhân: Là khoản nợ mà khách hàng là cá nhân.

- Công nợ khách hàng doanh nghiệp: Là khoản nợ mà khách hàng là một doanh nghiệp hoặc tổ chức.

• Theo mức độ rủi ro:

- Công nợ rủi ro thấp: Là khoản nợ mà khách hàng có khả năng thanh toán đầy đủ và đúng hạn.

- Công nợ rủi ro cao: Là khoản nợ mà khách hàng có khả năng thanh toán không đảm bảo hoặc không chắc chắn.

• Theo hình thức thanh toán:

- Công nợ tiền mặt: Là khoản nợ mà khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.

- Công nợ chuyển khoản: Là khoản nợ mà khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng.

Các phân loại công nợ khách hàng này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng công nợ và quản lý chúng một cách hiệu quả. Tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và phân loại công nợ khách hàng theo cách riêng của mình.

Tầm quan trọng của việc quản lý công nợ khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng được hiểu là quá trình ghi nhận và theo dõi các khoản phải thu khách hàng hay phải trả nhà cung cấp khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch bán hàng - mua hàng. Theo đó, việc quản lý công nợ khách hàng có thể tác động rút ngắn hoặc kéo dài vòng quay vốn lưu động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý lên kế hoạch kinh doanh rõ ràng và kiểm soát tình hình tài chính tốt hơn. 

Quy trình quản lý công nợ khách hàng

Quy trình quản lý công nợ khách hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và phương pháp làm việc của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là một quy trình cơ bản để quản lý công nợ khách hàng:

• Xác định và ghi nhận công nợ: Bắt đầu bằng việc xác định và ghi nhận đầy đủ thông tin về các khoản nợ mà khách hàng đang có đối với doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định số tiền nợ, thời gian nợ, điều khoản thanh toán và các thông tin liên quan khác.

• Theo dõi và kiểm soát công nợ: Theo dõi và kiểm soát các khoản nợ của khách hàng theo thời gian. Điều này bao gồm việc kiểm tra các khoản nợ chưa thanh toán, xác định các khoản nợ quá hạn và theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng. Đảm bảo rằng các khoản nợ được quản lý một cách đúng hạn và đảm bảo dòng tiền cho doanh nghiệp.

• Gửi thông báo và nhắc nợ: Liên hệ với khách hàng thông qua thông báo và nhắc nợ để nhắc nhở về các khoản nợ chưa thanh toán. Quá trình này có thể bao gồm việc gửi hóa đơn, thông báo trên điện thoại, email hoặc thậm chí thư từ để nhắc nhở khách hàng về trách nhiệm thanh toán nợ.

• Xử lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ: Đối phó với các vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ khách hàng như trễ hạn thanh toán, tranh chấp về số tiền nợ, hoặc khách hàng không có khả năng thanh toán. Quá trình này có thể bao gồm đàm phán, thương lượng hoặc xem xét các biện pháp pháp lý nếu cần thiết.

• Thiết lập chính sách công nợ: Xây dựng và thiết lập chính sách công nợ khách hàng để đảm bảo quá trình quản lý công nợ diễn ra một cách hiệu quả và nhất quán. Điều này bao gồm việc xác định các điều khoản thanh toán, chính sách phạt, và các quy tắc và quy định liên quan khác.

• Đánh giá và cải thiện quy trình: Định kỳ đánh giá quy trình quản lý công nợ khách hàng và tìm cách cải thiện nó. Điều này bao gồm việc phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu quả của các biện pháp quản lý công nợ hiện tại và áp dụng các cải tiến để tối ưu hóa quy trình.

Quy trình quản lý công nợ khách hàng là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự công phu và cẩn thận. Nó giúp đảm bảo việc thu tiền hiệu quả, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đảm bảo tài chính ổn định cho doanh nghiệp.

Giải pháp hỗ trợ quản lý công nợ khách hàng với Getfly CRM

Khắc phục được hầu hết các nhược điểm khi quản lý công nợ bằng excel hay sổ sách như: khó khăn trong quản lý với số lượng lớn, thông tin không đồng bộ, dễ sai sót, khó tra cứu và rà soát, tính bảo mật thấp...Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng Getfly CRM tích hợp module nâng cao tài chính - kế toán cung cấp cho người dùng một nền tảng quản lý doanh nghiệp toàn diện. Không chỉ hỗ trợ giám sát và theo dõi các nghiệp vụ tài chính một cách hiệu quả, mà còn giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao việc quản lý công nợ khách hàng một cách thông minh và khoa học!

Nguyên tắc tính công nợ trên Getfly CRM: Công nợ trên Getfly CRM sẽ tăng khi đơn hàng được duyệt thành công và giảm khi phiếu thu được duyệt thành công. Việc theo dõi công nợ khách hàng trên Getfly CRM có thể giúp sales và kế toán nắm bắt và cập nhật thông tin tức thời, thúc đẩy nâng cao quy trình giao tiếp và trao đổi giữa hai bộ phận. Đồng thời đem lại những lợi ích bạn không thể bỏ qua như: 

• Kiểm soát công nợ khách hàng nhanh chóng và đầy đủ

• Tiết kiệm thời gian cho việc cập nhật công nợ cũ của khách hàng

• Tiết kiệm thời gian đối soát công nợ với từng khách hàng, nhà cung cấp

• Hỗ trợ làm báo cáo bản cứng để lưu trữ

• Giúp dự đoán được công nợ có khả năng phát sinh trong kỳ

2.1. Màn hình giao diện tổng quan theo dõi công nợ khách hàng nhanh chóng và đầy đủ

Theo dõi tổng quan công nợ của khách hàng ngay màn hình tổng quan: công nợ phải thu, công nợ phải trả, công nợ hiện tại.

Với màn hình tổng quan công nợ, nhân viên sales dễ dàng nhìn thấy công nợ của những khách hàng mình phụ trách. Đối với nhà quản lý thì có thể nhìn thấy công nợ của nhân viên cấp dưới. 

Tại đây: 

- Getfly cung cấp bộ lọc giúp bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin công nợ theo thông tin khách hàng/ nhóm khách hàng hay của người phụ trách khách hàng. 

- Dễ dàng tải xuống và upload/ ghi đè công nợ tính đến thời điểm chốt sổ công nợ với khách hàng

- Sắp xếp theo công nợ giảm dần và tăng dần

- Xem được chi tiết công nợ của từng khách hàng. Bạn có thể theo dõi chi tiết công nợ, đơn hàng, log lịch sử thay đổi thông tin công nợ.

Ngoài ra bạn có thể truy cập chi tiết công nợ khách hàng tại chi tiết khách hàng tại màn hình khách hàng (F2).

- Dễ dàng tính lại công nợ ngay lập tức:

2.2. Theo dõi công nợ phải thu/ phải trả

Phân biệt với 2 tab riêng biệt, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi những công nợ phải thu phải trả một cách chi tiết. Bạn cũng có thể dễ dàng tìm kiếm, upload/ ghi đè công nợ tương tự, tính lại công nợ như tại màn hình giao diện tổng quan và cho phép truy cập chi tiết công nợ phải thu/ phải trả của từng khách hàng. 

2.3. Thống kê công nợ 

Màn hình truy xuất các bản thống kê công nợ đầu kỳ, cuối kỳ hay phát sinh trong kỳ. Bạn có thể dễ dàng lọc theo: mã khách hàng, người phụ trách, nhóm khách hàng, loại công nợ, ngày bắt đầu - kết thúc. 

2.4. Dự đoán công nợ

Hệ thống CRM sẽ cập nhập công nợ của khách hàng dựa theo thời hạn gia hạn hợp đồng, từ đó hỗ trợ nhà quản lý dự đoán công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả mà khách hàng có thể phát sinh. 

2.5. Công nợ chi tiết

Là bản báo cáo chứng từ liên quan tới khách hàng về phát sinh nợ và phát sinh có.

Mong rằng sau khi đọc xong bài viết trên bạn sẽ đưa ra được lựa chọn phần mềm quản lý tài chính công nợ phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn có bất kì thắc mắc về tính năng của chúng tôi, đừng ngần ngại. Hãy gọi ngay đến hotline: 0965 593 953 để được hỗ trợ chi tiết nhất!

Là một sản phẩm thuần Việt, được 4500+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

• Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

• Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile

• Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình

• Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác

• Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY

Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời!

>>> Bài viết liên quan:

Kiểm soát dòng tiền hiệu quả với kỹ năng quản lý tài chính cá nhân

Thiết lập Email Marketing nhắc nhở gia hạn hợp đồng trên Getfly CRM